Солдаут или как продать все билеты на конференцию

Давайте разберемся, что происходит на конференции? Люди собираются в одно место/пространство, чтобы обсудить определенные темы, подискутировать на них, а также найти новые полезные знакомства. Однако в первую очередь, конференция — это мероприятие.

Как и любое мероприятие, конференцию нужно спланировать. Выбрать дату и время проведения (опытные event-менеджеры советуют выбирать выходные), место и условия. При выборе места обратите внимание на площадь (она должна вместить планируемое число участников), а также надежность технического оснащения и просторную парковку.

Всю информацию желательно прописать в отдельном документе, где вы разобьете на блоки организацию мероприятия: спикеры, оборудование, гости, обслуживание, финансовые задачи и так далее. Заранее определитесь с бюджетом и составьте смету мероприятия. При этом вы должны быть дотошны и внимательны к каждой детали и к каждому пункту в организации: все ваши шаги должны быть учтены в денежном эквиваленте. После обдумайте, что вы будете закрывать самостоятельно, а что покроют ваши партнеры и спонсоры.

Кстати, привлекая партнеров и спонсоров, вы открываете больше возможностей для продвижения. Можно договориться о рекламе мероприятия в их социальных сетях или по клиентской базе, а взамен вы поставите логотип партнера на лендинг или прорекламируете во время приветственной речи и рекламных пауз.

Не забудьте про ответственных и дедлайны! Установите промежуточные сроки подзадач, а также финальные дедлайны уже больших поручений.

Вы составили смету, определили сколько расходов вы покроете с помощью партнеров и спонсоров. Теперь рассчитайте цену билета, чтобы покрыть оставшиеся расходы и при этом не отпугнуть потенциальных участников. Учитывайте конкурентность среды и ваши прогнозы выручки от проданных билетов.

Важно не занижать стоимость конференции. Ведь качество гостей влияет на репутацию мероприятия и вашу лично. Цена должна отражать ценность события, а не привлекать любителей халявы.

При этом, когда вы обдумываете скидки и промокоды, персонализируйте их. Либо просите выполнить какое-либо действие для снижения стоимости билета.

Если ваши продажи встали, не нужно менять правила. Вы установили ценность мероприятия, поэтому дальше используйте промокоды в рекламе или определенные игровые механики.

Вам обязательно нужен лендинг события. Он позволит разместить всю необходимую информацию, указать партнеров и спикеров, выложить программу мероприятия, а также оставить контактные данные и расписать маршрут. В целом, лендинг — довольно универсальная вещь, и вы сможете сотворить в конструкторе стильную и уникальную страницу события.

Если вы хотите увеличить количество каналов продвижения, используйте сервисы для продажи билетов. Главное, что они позволяют делать — это выносить их форму регистрации/продажи билетов на сторонние ресурсы. То есть, используя один сервис, вы сможете:

• полностью отследить продажи билетов;
• контролировать движение денежных средств — все продажи и возвраты фиксируются в единой базе;
• получить закрывающие документы.

Это лишь малая часть функционала, который предоставляют сервисы для организаторов событий.

Получается, у вас будет одна форма, которую можно разместить и в социальных сетях, и на лендинге. Теперь вы можете спокойно использовать таргетированную и контекстную рекламу, и к тому же не перебрасывать аудиторию с одного канала на другой для прогрева и покупки билета.

Есть основные данные участников, которые организаторы просят указать при покупке билета: email, ФИО и номер телефона. Но порой этого бывает недостаточно. Поэтому, перед тем как настраивать форму регистрации, подумайте, какие данные вам еще необходимы. Возможно, участнику стоит составить чек-лист предпочтений, оставить дополнительные сведения о городе проживания/прибытия, ответить на контрольные вопросы или указать секретное слово.

Форма продажи билетов также может служить средством продвижения. Например, вы можете указать всем известный и действенный триггер — повышение цены с определенного числа. На самой форме будут отображаться надписи в формате: "С 17 сентября — 17900". При этом цена будет повышаться автоматически.

Еще одна полезная функция подобных форм продаж: опции на билеты. Не все сервисы реализовали эту возможность, однако такие есть. Вы создаете основной билет на мероприятие, выставляете его стоимость, а затем к этому билету добавляете услуги. Например: трансфер — 500 руб., отель — 2000 руб., питание — 1500 руб. и так далее. Ваша форма будет выглядеть стильно и удобно, не будет громоздких простыней с различными вариациями билета и входящими в его стоимость услугами.

Учитывая нынешние тенденции, проводить оффлайн-конференции только в оффлайн недальновидно. Начинайте совмещать онлайн и оффлайн. Тем более, что формы для продажи билетов сейчас позволяют создавать разные типы билета, а мероприятия делать формата Онлайн+Оффлайн. Как это происходит? Вы создаете оффлайн-билет, его покупатели получат на почту сам билет, а также напоминание о мероприятии за день до его начала. Если же выбрать тип "онлайн-билет", участник получит ссылку на видеотрансляцию вашей конференции. Проводя мероприятие в подобном формате, можно привлечь большую аудиторию и обеспечить ее лояльность.

Позже вы можете продавать запись видеотрансляции отдельным билетом. В некоторых сервисах функционал реализован так, что после покупки билета типа "Видеозапись" ссылка на материалы уйдет автоматически. Главное, не забудьте ее вставить в специальное окно.

Паблики в социальных сетях. Если у вас еще нет страницы мероприятия во ВКонтакте или Facebook, это большое упущение. Это бесплатный способ продвижения. Опишите подробно мероприятие и оформите сообщество, чтобы начать активно приглашать пользователей. Кроме того, через социальные сети можно разыгрывать билеты или другие интересные "плюшки" за репост. Это повысит активность и вовлеченность пользователей.

Публикации. Активно ведите свои социальные сети. Публикуйте истории из закулисья, рассказывайте о процессе организации, смешные и поучительные ситуации. Не постите одну только рекламу события, это повышает процент отказов. Заинтересуйте аудиторию историями. При этом вы можете также вести и развивать канал в Яндекс.Дзен или на vc.ru.

Рассылки. Используйте свою базу для рассылки уведомлений о мероприятии. Однако таких писем должно быть немного — 3-4 штуки. Например, анонс, подтверждение регистрации, напоминание о проведении события за сутки до его начала, а затем, после того, как мероприятие состоится, письмо с благодарностью и просьбой оставить отзыв. Также письма-анонсы могут отправлять ваши партнеры, но уже по своей базе. Это привлечет новую заинтересованную аудиторию.

Таргетированная реклама. Тот самый инструмент продвижения, про который обычно никто не забывает. Именно он позволит вам привлечь целевую аудиторию мероприятия, учитывая их интересы, пол, место жительства и возраст. Если у вас есть специалист по таргетированной рекламе, хорошо. А если нет — обратитесь к профессионалам, чтобы не слить рекламный бюджет в никуда.

Контекстная реклама. Что это такое? Это когда вы читаете о том, как организовать вебинар, а рядом высвечиваются рекламные блоки с вебинарными площадками. То есть, это вид рекламы, когда ее содержимое подстраивается под контекст страницы и предпочтения пользователя. Для работы с этим инструментом мы также советуем нанять профессионала.

Оффлайн-реклама. Если вы планируете масштабное мероприятие, не стоит отказываться и от такого вида рекламы. Баннеры на улице, интересные зарисовки на асфальте, реклама в метро и на радио — все это поможет привлечь новых участников и продать больше билетов.

Планирование, детализация организации, эффективно выстроенная рекламная кампания, а также обратная связь ваших участников и команды поможет провести отличную конференцию и продать множество билетов. Главное, не забудьте: медиаматериалы с прошедших мероприятий отлично помогают в продвижении последующих событий.

Если вы уже регулярно проводите или планируете проводить конференции, вам будет полезен наш сервис Nethouse.События. Здесь вы сможете быстро создать красивый лендинг, подключить продажу билетов или настроить форму бесплатной регистрации. Мы работаем с юридическими и физическими лицами, отправляем чеки (вам не нужна онлайн-касса), электронные билеты и напоминания, готовим закрывающие документы (с ЭЦП), делаем за вас возвраты, помогаем с продвижением и быстро выводим заработанные деньги. Комиссия от продажи билетов составляет всего 4.9% (включает эквайринг).