Agile – палочка-выручалочка отдела рекламы в DIGIMATIX

Можно ли систематизировать и автоматизировать работу отдела интернет-рекламы? Что делать если та методология, которая работала раньше теперь сдает позиции?

В этой статье мы расскажем об инструментах, которые мы ежедневно используем в нашем отделе рекламы. Они помогают автоматизировать наши процессы каждый день и сделать работу эффективнее и удобнее.

Ранее наша команда интернет-маркетологов работала с пулом объемных задач. Как строился процесс:

• Было четкое деление на менеджера проекта и специалиста.
  Менеджер ставил задачу исполнителю, он далее выполнял ее и более не участвовал в процессе. Проблемой стало отсутствие сплоченности между менеджером и специалистом.
  

• Не было учета клиентов в отделе рекламы. У нашей команды не было понимания сколько лидов обрабатывается, какое количество новых договоров заключается и какое количество находится в работе на данный момент.
• Цикличность задач. Специфика задач в отделе рекламы заключается в том, что большая часть из них цикличны, то есть повторяются каждый период. Ранее мы решали эту проблему формированием задач с чек-листами на месяц. Это было плохо тем, что они выполнялись по факту раз в месяц, ближе к концу месяца.

На одном из мозговых штурмов мы с командой обсуждали внутренние процессы и “боли” коллег и клиентов. На нем мы выявили наши проблемные места и решили прийти к введению agile-методов в наш отдел рекламы.

Наша компания работает с корпоративным порталом BITRIX24, поэтому больших сложностей нам это не составило.

Agile (agile software development, от англ. agile – проворный) – это семейство «гибких» подходов к разработке программного обеспечения. Основная цель - это построение эффективного процесса работы. Agile возник в IT-среде, но затем распространился и в другие, в том числе в маркетинг. Подробнее описано здесь.

В обновленном отделе рекламы мы построили работу на двух принципах Agile-методологии, которые показались нам наиболее эффективными: Kanban и Scrum.

Scrum – принцип “структуры”. В нем есть место:

• Четким ролям в команде – владелец продукта и scrum мастер.
• Четкому делению рабочего процесса на спринты – промежутки рабочего времени равные неделе или месяцу в зависимости от проекта.
• Четкому процессу работы – формируется структура и этапы работы над проектом “от а до я”.

Kanban – это принцип, в основе которого лежит “баланс”. Его задача – сбалансировать разных специалистов внутри команды и избежать ситуации, когда дизайнеры работают сутками, а разработчики жалуются на отсутствие новых задач. Бизнес-процесс делится не на универсальные спринты, а на стадии выполнения конкретных задач: «Планируется», «Разрабатывается», «Тестируется», «Завершено».

Главный показатель эффективности в kanban – это среднее время прохождения задачи по доске. Задача прошла быстро – команда работала продуктивно и слаженно.А для визуализации помогают всем известные доски kanban.

Углубившись и детально разобравшись с каждым из этих принципов, мы пришли к выводу, что только соединив их вместе, мы добьемся отличного результата.

На первом этапе мы приняли решение разделить отчетный месяц на короткие промежутки времени. В нашем случае мы выбрали одну неделю. Это значит, что за проектом теперь еженедельно следит как менеджер, так и специалист. Данное нововведение позволило равномерно распределить задачи по проекту в течение месяца.

На втором этапе мы отказались от громоздких задач на месяц, в которых использовались чек-листы. Как мы писали ранее задача с 30 пунктами и 10 часами работы на месяц пугала специалистов, из-за чего сроки по проведению данных работ часто срывались. Вместо этого наша команда сформировала пул коротких цикличных задач по мониторингу и оптимизации. Мы получили 27 задач общая продолжительность которых те же 10 часов. Для визуального понимания прикладываем вам картинку.

После внедрения первых двух этапов мы добились систематизации процесса ведения проекта, а главное работа над проектом ведется постоянно под контролем команды.

На третьем этапе на базе BITRIX24 мы внедрили CRM систему, которая позволила нам закрыть ряд задач по ведению рекламной кампании и по коммуникации с клиентом. Итогами ее внедрения стали:

• Четкое понимание сколько проектов и на каких стадиях работы мы имеем на данный момент;
• Сформированная база хранения основной информации по клиенту;
• Автоматизация процессов:
  → клиент заполняет бриф
  → информация поступает в CRM систему в виде лида
  → автоматически создается задача на подготовку коммерческого предложения
  → запуск рекламной кампании клиента
  → понедельная генерация пула задач по рекламной кампании

Мы систематизировали и автоматизировали рутинную работу. Это помогло нам исключить ошибки, вызванные человеческим фактором, а также улучшить качество наших работ.

Что мы хотим внедрить и протестировать на следующих этапах:

• Формирование бэклога по проекту. При мониторинге у специалиста возникают идеи, которые в дальнейшей работе можно выделить в гипотезы. На этапе работы с рекламными кампаниями их необходимо проверять и тестировать. Именно поэтому нужен быстрый и эффективный способ добавлять гипотезы в бэклог проекта, чтобы на основе их формировать дальнейший план работ.
• Проведение ежедневных пятиминуток по проектам, что позволит обсудить текущие дела и план на день. Необходимо чтобы команда проекта продолжила работать слажено и оставалась в курсе всех изменений.