Из офлайн-форума на 400 человек — в онлайн на всю Россию. Кейс «Мечтатели Онлайн Форум 2020»

«Мечтатели Онлайн Форум» прошел 1 августа и собрал почти 200 тысяч просмотров по России и странах СНГ.

Организаторы:

WebFacultet. За 15 лет мы провели более 270 диджитал-событий онлайн и офлайн — свои и в качестве организационного партнера.

Егор Золотухин — создатель и идеолог проекта. Подробно рассказал о том, как возникли Мечтатели в статье.

В этой статье расскажем:

• Что за проект Мечтатели
• Цифры 2020
• Техническая реализация
• Реализация идеи
• Выводы

Миссия проекта Мечтатели — собрать на одной площадке молодых предпринимателей с креативными и интересными проектами для вдохновения, поиска единомышленников, партнеров, инвесторов, общения и пополнения базы знаний. Герои форума — такие же молодые бизнесмены, создатели успешных проектов, которые начинали без связей и капитала, уже набили шишки и готовы делиться опытом.

Впервые бизнес-форум прошел в 2018 году в Санкт-Петербурге и собрал 400 участников.

В 2020 году мы планировали провести Мечтателей в более масштабном формате фестиваля с большим количеством активностей, экспонентов, общения. Но наши красочные планы были разрушены — вы сами знаете чем.

Тогда на смену фестивально-развлекательной концепции пришла новая:

Для молодых и смелых кризис — это не повод отказаться от мечты, а лучшее время, чтобы действовать.

Так в конце апреля в календарях событий появился Мечтатели Онлайн Форум 1 августа с двумя потоками программы: Вдохновение и Практика. Участие бесплатное.

42 героя — спикеры и эксперты из России, США, Германии и других стран.
Трансляция на 4 площадках — собственная платформа Beams (о ней подробнее позже), ВКонтакте, Facebook, медиасервис MEGOGO.

3459 зарегистрированных участников и 187 тысяч просмотров.
13 партнеров (коммерческих и бартерных) и 54 инфопартнера.
137 заявок на конкурс стартапов, 10 финалистов и 2 победителя.
17 часов уникального видеоконтента.

Хотя мы хорошо поработали над программой, для нас все же важно было сохранить за Мечтателями репутацию не очередного скучного бизнес-форума для серьезных дядь в костюмах, а реально вдохновляющего и атмосферного пространства, где все горят идеями и энергией. Поэтому много внимания мы уделили внепрограммным активностям. Об этом расскажем дальше.

Для реализации проекта мы изучили все платформы на рынке на момент планирования форума и в итоге решили делать свой продукт — нам не хватало технических решений для реализации задуманного.

Так появилась платформа Beams. Мы будем использовать ее на собственных проектах и готовы предоставлять другим организаторам для их онлайн- и гибридных мероприятий.

Вот что мы реализовали на платформе:

• Главная страница с основными быстрыми ссылками, блок меню слева, ссылки на соцсети и контакты на всех страницах в футере.
• Переключение между потоками
• Виртуальная выставка — карточки партнеров разных размеров в зависимости от партнерского пакета.
• Страница конкурса стартапов. Здесь разместили все интересные проекты, которые были присланы на конкурс стартапов, но не прошли в финал и питч-сессию. Сейчас через нее мы продолжаем принимать анкеты с бизнес-идеями и передаем в Russian Startup Community, чтобы начинающие предприниматели смогли получить совет и поддержку.
• Страница нетворкинга с ссылками на комнаты в Spatial Chat + инструкции, т.к. инструмент немногим знаком.
• Страница квеста с подробной инструкцией и перечислением призов.
• Быстрые ссылки в блоке меню: чат, бот, основной сайт форума.
  

Мы выбрали гибридный формат мероприятия, когда часть спикеров и ведущие присутствуют в студии, а участники смотрят форум онлайн. Этот формат мы уже успешно протестировали на конференции MCOM Foodtech в апреле, когда нам пришлось за короткий срок трансформировать привычное офлайн-мероприятие в онлайн-конференцию.

С видеотрансляцией нам помогли наши партнеры, команда Nevastream. У нас уже был успешный опыт работы с ними и уверенность в качестве и оперативности.

Что для нас было важно при выборе площадки:

• Расположение в Санкт-Петербурге (вся команда организаторов из Петербурга)
• Хорошая звукоизоляция помещения
• Наличие или возможность провести интернет с нужной скоростью
• Визуально приятное оформление интерьера

Когда 35 спикеров находятся в разных уголках мира (Москва, Санкт-Петербург, Сан-Франциско, Ашкелон, Берлин) и разных часовых поясах, даже неоднократное тестирование каждого не гарантирует отсутствие сбоев в день мероприятия.Поэтому крайне важно обеспечить устойчивое интернет-соединение у ведущих на случай форс-мажора со стороны спикера, чтобы они смогли оперативно подключиться и заполнить паузу запасным сценарием.

Под наши задачи идеально подошел коворкинг ClockWork Time. Посмотрев фото пространства на сайте и прочитав его миссию (желание объединить предпринимателей, фрилансеров, представителей технических и креативных индустрий), мы уже влюбились в это место и решили, что Мечтатели нужно проводить именно здесь.

Для спикеров был создан специальный лендинг, через который они могли подключиться удаленно. Презентации загружаются непосредственно подрядчиком, а не со стороны спикера через расшаривание экрана, что обеспечивает хорошее качество изображения.

Самое большое единовременное подключение было во время питч-батла стартапов: 6 членов жюри, 2 модератора и 7 подключенных питчеров одновременно, чтобы они могли по очереди сменять друг друга — итого 15 удаленных подключений в одном потоке.

Переключение между говорящими происходили потоком, бесшовно: один питчер проводил презентацию, отключался, подключался следующий. При этом во втором потоке продолжались выступления с докладами.

Со спикерами заранее проводились тестирования удаленного подключения. Мы проверяли качество интернет-соединения, знакомили с функционалом, чтобы в день форума выступающим было легко подключиться без стресса.

Коммуникация со спикерами велась в чатах, там же контролировалась очередность подключения — расписание спикеры знали заранее, но в чате дополнительно контролировалось подключение к эфиру.

Расскажем, какие дополнительные активности, кроме насыщенной программы, стали важной частью Мечтатели Онлайн Форум 2020.

• Выставка и партнерские активности. Выставка начала работать за неделю до форума, чтобы зарегистрированные участники могли познакомиться с партнерами форума и меньше отвлекаться от программы в день мероприятия. А представители компаний-экспонентов получили возможность пообщаться с участниками в разных каналах, онлайн-комнатах, в рамках мастер-классов, розыгрышей и активностей.

• Конкурс стартапов

За два месяца до форума мы открыли сбор заявок от ребят, у которых есть начинающий стартап или просто классная идея. Специально подобранное жюри выбрало самые интересные проекты из присланных 137 и в день форума авторы представили их перед зрителями в питч-сессии. По итогу было два победителя: по мнению жюри и по мнению зрителей. Победители получили подарки от членов комиссии и партнеров, рекомендации и практичные советы по развитию проекта. А все интересные проекты мы разместили в специальном разделе сайта, чтобы поддержать всех участников.

• Telegram-бот на базе платформы Random Coffee
  Бот получился многофункциональным, в него уместилось:
  - Организационная информация для участников — полезные ссылки, инструкции.
  - Прием заданий на квест с возможностью проверки и выгрузки финалистов для розыгрыша.
  - Нетворкинг по технологии Random Coffee: раз в неделю все, кто зарегистрировались в нетворкинге (заполнили 3 графы о себе) получают карточку другого участника и могут пообщаться онлайн или назначить личную встречу. Это дает возможность оставаться причастным к проекту и сообществу даже после форума.

• Квест для участников

Перед нами задача — максимально мотивировать участников проявить активность:
- Посетить карточки партнеров
- Вступить в чат и начать общаться
- Слушать программу и выступления партнеров в перерывах

Решением стал квест с заданиями и призами. Подобное мы уже реализовывали на наших офлайн-мероприятиях, а теперь перенесли в онлайн.

Чтобы стать финалистом квеста, нужно было выполнить 3 задания:
- Собрать предложение из слов, разбросанных по виртуальным стендам
- Вступить в чат и написать приветственное слово
- Отгадать сложную загадку от Мозгобойни с помощью подсказок, которые озвучивали партнеры в перерывах

Среди тех, кто выполнил все 3 задания было разыграно 5 пакетов призов от партнеров.

• Чат в Телеграме был создан специально под форум и в день мероприятия зрители активно общались и обсуждали услышанные выступления. Участники чата разделились по городам (мск и спб), создали отдельные чаты и уже провели офлайн-встречи, что очень круто!
• SpatialChat

Еще один формат нетворкинга. 5 комнат в виртуальном баре. Можно было пообщаться со спикерами и другими участниками, обсудить услышанное, обменяться впечатлениями.

Трансляцию в день форума посмотрело 187 тысяч человек, что в 470 раз больше числа зрителей офлайн-форума.

Поучаствовать смогли жители многих городов России (не только Москва и Питер, но и Екатеринбург, Краснодар, Омск, Уфа, Челябинск, Пермь и другие) и других стран (Казахстан, Туркмения, Беларусь).

Таким образом мы существенно расширили аудиторию проекта: и количественно и территориально.

Мы получили множество положительных отзывов от участников:

Судя по отзывам, у нас получилось главное — создать онлайн-площадку, которая если не заменит офлайн, то хотя бы сможет вывести привычные онлайн-форматы на новый уровень.

Спикеры похвалили нас за качественную организацию и удобную коммуникацию, а некоторые даже получили лиды сразу после форума, что стало для них приятным бонусом к участию в форуме.

• Люди устали от "антикризисов". Множество Мечтателей продолжают и сейчас запускать проекты без команд и больших бюджетов. Им нужна поддержка и вдохновение.

• Организаторы должны думать о комфорте всех участников мероприятия — подрядчиков, партнеров, спикеров, команды и, конечно, зрителей.

В чем мы ошиблись:

Для вещания из коворкинга мы выбрали не совсем подходящие комнаты. Изначально мы гнались за хорошей звукоизоляцией и камерностью помещений, но не учли, что в небольших комнатах с большим количеством оборудования очень скоро будет нечем дышать. Вывод: даже если в студии только ведущие, а техническая команда находится в другом помещении, лучше подбирать более просторные и хорошо вентилируемые помещения.

• Не бойтесь находить и тестировать новые решения. Если что-то не зашло, станет по крайней мере понятно, куда двигаться дальше.

Например: Формат нетворкинга в комнатах SpatialChat оказался не очень популярен среди участников из-за недоступности мобильной версии. Мы предполагали, что в основном аудитория будет смотреть форум и участвовать в активностях с десктопа. Однако более 60% участников подключались со смартфона и не могли зайти в комнаты для нетворкинга. Вывод: искать новые решения для общения или дорабатывать и развивать имеющиеся.

• Онлайн-события могут решать задачи участников, просто здесь другие инструменты и механики. Важно все время искать новые возможности и форматы и меняться к лучшему.

Привлекать партнеров и работать с ними в рамках онлайн-ивентов пока что не просто. Многие пока не готовы воспринимать онлайн как инструмент реализации своих задач, не всегда готовы прислушаться к советам и предложениям организаторов. Нам всем — и организаторам мероприятий, и тем, кто хочет в них интегрироваться, еще предстоит проводить совместную работу в этом направлении и находить новые подходы и решения.

• Менеджмент проекта со стороны организаторов должен быть на высшем уровне, даже если вы работаете с очень надежным подрядчиком.

• Обязательно нужно иметь максимально четкий сценарий с описанием всех активностей и инструкциями — своеобразный гайд по мероприятию для всех членов команды.
  

Мы будем рады, если поделитесь своими мыслями! Какие наши идеи вам зашли, а какие не очень?

И конечно присоединяйтесь к проекту Мечтатели, он будет развиваться и дальше, не ограничиваясь офлайн- и онлайн-ивентами!