«Дорогие коллеги, сделайте всю работу за меня!». 5 рабочих правил деловой переписки
5 базовых правил деловой переписки, которые помогут вам увереннее коммуницировать с коллегами, всегда добиваться цели общения и никого не раздражать.
Правило 1: позаботьтесь о собеседнике
Если бы можно было выделить одно самое главное правило, это было бы оно: «заботьтесь о собеседнике и уважайте его». Можно не думать над тональностью, не подбирать время — просто уважать, а остальное получится само.
Понятие «уважение к собеседнику» включает в себя много подправил деловой переписки. Вот самые главные.
Расставляйте ссылки
Представьте: Василий Петрович едет в поезде метро на деловую встречу. Ему на почту приходит письмо от Анны из агентства-подрядчика, которое настраивает контент-маркетинг для бизнеса Василия Петровича.
«Боже мой! — думает Василий Петрович. — Это мне сейчас надо будет отыскать где-то в переписке ссылки на рубрикатор, долистать до 5-го слайда, найти там эту строчку и что-то подумать». Естественно, Василий Петрович ничего подобного, особенно в метро, делать не будет, его эта задача раздражает. Он отложит её на вечер, вечером про неё забудет, и коммуникация застопорится.
Но это ещё ладно, не проблема — с мискоммуникацией можно разобраться. Настоящая проблема вот в чём: теперь Василия Петровича раздражает Анна — она отвлекает его от рабочих задач и своими письмами скорее создаёт трудности, чем их разрешает.
Нельзя заставлять собеседника что-то искать. Если у вас нет ссылок на нужные документы, запросите их, как сделал бы собеседник — решите за него проблему так, чтобы он смог максимально легко и комфортно ответить.
Иногда даже никакие ссылки не нужны: если хотите, чтобы собеседник посмотрел «какую-то пятую строчку рубрикатора» — кидайте сразу строчку, не создавайте сложностей.
Структурируйте письмо
Предположим, всё та же Анна пишет Василию Петровичу со своими проблемами. Письмо выглядит так:
И как на это отвечать? От письма веет потоком сознания — не ясно, за что уцепиться, что разрешать первым. Чтобы ответить, нужно приложить мыслительные усилия: расчленить абзацы, подумать, что именно требуется сделать, самостоятельно структурировать свой ответ.
Это сложно, это раздражает, этого делать не хочется. В следующий раз, когда Анна напишет Павлу Петровичу, он заранее подумает: «это опять та самая Аня из маркетингового отдела, сейчас мне надо будет 40 минут кумекать над ответом для неё — меня это бесит». Наверное, Анна такого эффекта не ожидает.
Чтобы не оказаться на месте Анны, достаточно структурировать письмо за собеседника — подумать, как и в каком порядке он будет отвечать, прийти к нему с оформленными требованиями, на которые можно быстро и лаконично ответить:
Иногда имеет смысл написать не одно письмо, а несколько — чтобы у вас было несколько веток переписки по каждой проблеме. Тогда можно легко отследить, что и где происходит.
Отдельно проследите за заголовком — он должен отражать суть происходящего в статье. Так адресат сможет быстро его найти, если потребуется, и правильно маркировать, если пользуется ярлыками.
Не заставляйте скачивать
Снова Василий Петрович. Снова Анна. Снова письмо из агентства:
Это точно перебор. Чтобы открыть видео, которое скинула Анна, нужно скачать архив, потратить интернет-трафик, подождать минут пять, забить память устройства, посмотреть, что же там такое (если есть архиватор на устройстве), и в итоге ответить что-то типа: «да, всё ок, запускайте».
Анна могла сжать видеофайл и залить его на Google-диск, чтобы открывался по ссылке. Анна могла загрузить его на свой Youtube. Она в конце концов могла вырезать оттуда спорный момент и кинуть сразу его, не заставляя Василия Петровича совершать лишние телодвижения. Но для этого Анне надо было поработать самой. Она поленилась — и теперь заказчик её ненавидит.
Правило 2: обсуждайте условия коммуникации
Мы в агентстве генерально списываемся с большинством заказчиков раз в неделю. Если вносим какие-то правки — тоже пишем. Если есть замечания и вопросы — отвечаем максимально быстро. И всегда об этом говорим на берегу: «коммуникация устроена вот так-то, если вам не нравится, давайте обсудим».
Если этого не сделать, если заранее не очертить рамки и не обсудить коммуникацию с заказчиком, начинаются проблемы: «а вот мне уже два дня не пишут, это они за мои деньги ленятся?» Или наоборот: «Чего они мне так часто пишут? Я им плачу, чтобы они решали проблемы, а не создавали их!».
Ещё один важный момент — ограничения, которые есть у сторон. Можно ли писать на выходных? Во сколько это лучше делать? Кому писать по этим вопросам, а кому — по тем?
Каждый сотрудник компании заказчика живёт в своём мире, где что-то можно, а что-то нельзя — и если в эти рамки не попасть, собеседник будет разражаться. Мы-то даже не знали, что писать в 12 утра в понедельник неприемлемо — а клиент на той стороне бесится, ему без разницы.
Правило 3: пишите понятно и уважительно
Никакая забота о собеседнике не поможет, если написано непонятно. Возможно, некоторым людям из государственных корпораций приятно читать страшную канцелярщину — пожалуйста. Но большинство коллег это будет только раздражать.
Снова нужно разбираться, вникать в суть слов. Если клиент не разбирается в маркетинге, ему даже придётся что-то гуглить и изучать: CPM и CPC, какие значения считаются нормальными, а какие — ненормальными, чего вообще от него хотят.
Гораздо удобнее — ответить на что-то простое:
Просто так взять и написать понятно — это сложно, особенно если вы по профессии с текстами не работаете. Попробуйте пропустить свой текст через сервис «Главред». Если удастся разогнать своё письмо до 7–8 баллов — уже хорошо.
Ещё один важный пункт — писать уважительно и тактично. Многие люди, попадая на высокую корпоративную или партнёрскую позицию, начинают выдавать что-то подобное:
На такое не хочется отвечать — всё написано приказным тоном, грубо и агрессивно. Почему ASAP? Откуда такие смелость и наглость?
Даже если человек по другую сторону экрана обязан ответить, он запомнит этот случай. И подставит в будущем. Или намеренно завалит проект. Да мало ли, что он сделает — если сильно захочет, точно найдёт, чем ответить.
Правило 4: звоните, когда пахнет жареным
Письмо — это не только про слова, но и про то, каким голосом собеседник эти слова прочитает у себя в голове. Давайте посмотрим на пример:
Кому-то может показаться, что всё нормально: Никита сорвал сроки, и заказчик пишет, чтобы выяснить суть проблемы. Другие могут подумать, что как-то грубовато написано. Например, формулировка «В чём проблема?» очень даже претенциозная. Может быть, хамская — зависит от точки зрения. Никита — среди тех, кого такое оскорбляет
Теперь оскорблены уже все: и Никита, который обиделся от первого письма, и Антон, которому так агрессивно ответили. Если сейчас срочно не созвониться, может случиться серьёзный конфликт: стороны начнут перекидываться оскорблениями и обязательствами. Работа встанет.
Поэтому, как только вы чувствуете, что собеседник на том конце провода накаляется, нужно выруливать на разговор. Там уже нет неопределённости — не нужно додумывать за собеседника тон, которым он что-то написал. Достаточно просто его послушать. Тогда бы и Никита понял — никто его оскорбить не хотел, и Антон догадался — написано как-то грубовато.
Правило 5: не пишите, когда можно не писать
Рабочая коммуникация должна быть лаконичной и сдержанной. Коллеги — это коллеги: не друзья, не родственники, не приятели. Они не получают удовольствие от общения друг с другом — они в первую очередь выполняют трудовую задачу. А потом уже всё остальное.
Поэтому что-то подобное писать не стоит:
У Артёма и так вся почта забита рабочими сообщениями, а тут ещё кошка. Ладно бы по делу, но это ведь просто инфомусор. Такие сообщения лучше кидать где-то в приватных социальных сетях и в нерабочее время, чтобы шутка не смешалась с рабочей информацией.
Бесконечные согласования — тоже один из жанров писем ни о чём:
Если «больше инфы — вечером», то зачем это сообщение сейчас? У Артёма таких писем на почте, быть может, штук 20 — ему моментально плохеет от одного только звука уведомления. А тут ещё одно сообщение — совсем бесполезное.
Если вы не договаривались с коллегой списываться по каждому поводу, не надоедайте. Пишите только по делу.
Есть что посмотреть? — Написали.
Думаете, скоро будет, что посмотреть? — Писать пока рано.
Резюме
Правил переписки много — все из них даже в виде конкретных действий оформить сложно. Сколько в жизни коммуникационных ситуаций — столько же разных способов написать плохо.
Чтобы не носиться с каждым письмом собеседника и не ломать голову, следуйте пяти базовым принципам, которые мы обсудили — и тогда никаких проблем не будет.
- Заранее договаривайтесь о правилах коммуникации.
- Заботьтесь о собеседнике.
- Уважайте собеседника.
- Выходите на созвон, когда текстовая коммуникация «буксует».
- Не пишите, когда можно не писать.
Вы пишите об этом, а я постоянно сталкиваюсь с чем-то вроде этого:
Клиент: Выставьте счет на "товар" в кол-ве "штук"..
Я: Хорошо, уточните нужно ли включать доставку? До адреса? До терминала?
Также напишите ФИО контактного лица и телефон получателя для транспортной компании.
Клиент: Да.
Это же классика :)
— Привет! [...ждёт ответа]
— Привет. ["сука пакетируй сообщения свои; восстанавливай контекст для собеседника в первом предложении и спрашивай чё надо во втором кратко; расписывай подробно с третьего, если совсем прижало; и на созвон зови только если чат затягивается"]
Поубивал бы.
Ну вот в переписке это убивает. Можно поздороваться и сразу суть выложить.
Как только вижу подобный стиль, сразу же стараюсь свести общение с таким собеседником до минимума. Я не стажер юротдела. Отсмотрите сами
Равно как "Выкупить нужно сегодня, а забрать можете до понедельника". Спасибо, выкуплю где нибудь еще
В общем, не стоит использовать профессиональный сленг продажников в коммуникации с клиентом.
Комментарий недоступен
Ну бухгалтерия хотя бы не просит об этом внешних контрагентов.
Было бы интересно получить письмо "Во вложении акт сверки, открыжьте до понедельника"
А как нужно написать было?
"Подготовила для Вас договор", "Во вложении договор", "Посмотрите пожалуйста договор". Но никак не "отсмотреть" и без такой грубой формулировки "нужно до понедельника".
Ответ будет - "Вам нужно, вы и отсмотрите".
Непонятен контекст. Вы не сторона договора, вам все равно, что там написано? Кто кому пишет?
А обязательно писать все эти безумные "Спасибо !" и "Хорошего дня !" ?
Дно всегда должно быть хорошим, иногда двойным. )
Иногда нужно, когда вам помогли. Это элемент "поглаживания" и развития отношений. Правило хорошего тона. Адекватному человеку приятно будет.
Как вы считаете, здороваться в письме обязательно? Если это не сделать, это признак дурного тона?
Речь не о том, здороваться или нет. А бесят коллеги, которые вместо того, чтобы написать
"Привет, у нас с клиентом XXX будет звонок на тему YYY, ты нужен на звонке, тебе удобного сегодня или завтра"
пишут что-то
Привет
... (ждут от тебя ответа)
Ты помнишь такого клиента как ....
... (ждут от тебя ответа)
Нам с ним нужно поговорить
... (ждут от тебя ответа)
Тебе удобного сегодня или завтра"
А равно также бесят еще кто пишет
Привет (первое сообщение в чат)
Ты помнишь такого клиента как .... ( второе сообщение через секунду)
Нам с ним нужно поговорить ( еще одно)
Тебе удобного сегодня или завтра (и четвертое письмо за 2 секунды)
Опять опускаемся в детали.
Главное в письме — забота о собеседнике. А поздороваетесь вы или нет — это уже не так важно:
а) Если я вижу, что письмо написано хорошо, и мне легко на него ответить — мне не важно, поздоровались там или нет.
б) Если я вижу, что письмо написано плохо и на отвали — обо мне не позаботились, просто вывалили кучу инфы на голову — никакие приветствия не помогут.
В общем, не важно. Я иногда здороваюсь, иногда забываю — по настроению
В мессанджере, если давно не общались, то желательно. Если идёт переписка каждый день, то смысла нет. В почте также обычно в первом письме можно поздороваться.
Про последний пункт весьма спорно. Синхронизация ожиданий по срокам это правда важно, особенно если заказчик ждет свою задачу.
Соглашусь, момент шероховатый. Мне кажется, синхронизировать ожидания нужно:
а) Если вы договорились их синхронизировать.
б) Если вы вообще не договорились о сроках, когда ставили задачу.
В остальных случаях — под вопросом, может раздражать. А вообще — это ведь все очень индивидуально, универсальных правил нет.
Хз, мне удобнее, чтобы заказчик предупредил заранее, что они планируют новый проект или задачу, а не сразу сваливался со всеми вводными и ТЗ, ещё и с криками: "Это срочно, мы и так это долго согласовывали, теперь надо быстро сделать!!!". Лучше я заранее буду знать, что возможно на следующей неделе возникнет задача и смогу более гибко планировать время.
Комментарий недоступен
Перед словом «если» запятая должна стоять =)
Комментарий недоступен
Бесит еще, когда тебя используют как свою записную книжку. Обычно в рабочих месседжерах пишут в нерабочее время: "Пишу сейчас, чтобы не забыть" и дальше что-то абсолютно не срочное. И если вдруг прочитаешь это в нерабочее время, то уже тебе надо позаботиться о том, чтобы не забыть ответить.
Уходя с работы - уходите!
Добрый день.
Спасибо за ценный совет!
Хорошего дня!
Рад был пообщаться! Хорошего дня! :)
Комментарий удален модератором
В письме всегда пишите суть того, что вы хотите получить от человека. Если это первое письмо, то давайте ссылки на то, что вам нужно.
Комментарий недоступен
Комментарий недоступен
Да, это тоже в тему.
Спасибо за содержательное дополнение!
Когда нет времени, действительно, о какой переписке идёт речь? набрал и поговорил
На счёт сокращений согласен на сто процентов. Когда ты профи в своей отрасли нужно понимать что собеседник профи в своей но нуб в твоей отрасли, и в ответ на его сокращения которые понятны его отделу хочется в ответ накидать свои сокращения чтобы также ломал голову.
По делу.
Читаю «Пиши сокращай» и «Ясно, понятно» Ильяхова. Истины везде одни.
Эка ж секрет Полишинеля. )