Подготовка деловой конференции. Что важно

Когда речь заходит о деловой конференции, многие видят в таком мероприятии возможности для расширения собственных знаний, нетворкинга, хорошего времяпрепровождения. Однако организаторы знают, что за качественно проведенной конференцией стоит огромный труд.

Давайте рассмотрим основные этапы планирования и подготовки событий без привязки к конкретной концепции,а поможет нам в этом Сабина Алекперова, product owner платформы для организации мероприятий и сообществ Make.Events:

• Планирование. Планирование подразумевает не только выбор темы, даты и времени проведения, но также и четкое понимание, кто является целевой аудиторией данной конференции и на какую аудиторию следует направить коммуникацию. Во многом дата и день недели будет зависеть именно от аудитории мероприятия. Например, если предполагается участие большого числа иногородних посетителей, то лучше провести конференцию в выходные после 11:00, чтобы слушатели успели добраться.
• План мероприятия. При составлении программы важно не только правильно рассчитать число посадочных мест, но и отразить в плане все значительные моменты, без которых конференция не сможет состояться. Упростить задачу поможет группировка тем по блокам. Вы можете разбить основные моменты на такие подзадачи, как «Смета», «Помещение», «Аппаратура» и другие, после чего под каждым пунктом составить подробный перечень того, что нужно подготовить.
• Смета на расходы. Еще один важный шаг при подготовке мероприятия — составление и описание предстоящих расходов. Во многом от правильности составления сметы будет зависеть, насколько грамотно будет распределен полученный бюджет. Поэтому при составлении сметы не бывает мелочей и даже те статьи расходов, которые на первый взгляд кажутся незначительными, должны быть отражены в ней.
• Обеспеченность человеческими ресурсами. Подготовка к проведению деловой конференции требует большого количества помощников: ответственные за встречу гостей, техническое оснащение, кофе-паузу, перевозку и установку техники. Позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника были четкие и понятные для него обязанности, с которыми он сможет справиться. Установите сроки подведения промежуточных итогов и финальные дедлайны.
• Помещение. Выбор места для проведения будет зависеть от планируемого количества посетителей, удобной геолокации, наличия парковки или близости к метро. Важными факторами также являются наличие дополнительных помещений для проведения кофе-брейка и присутствие необходимого технического оснащения или возможность его удобной доставки.

• Техническое обеспечение. Оснащение выбранного для конференции помещения всей необходимой аппаратурой или возможность транспортировки и подключения собственной техники — важный пункт в подготовке. Кроме того, рекомендуется проверять работоспособность и правильность настройки аппаратуры не только в день её установки, но также и за день до планируемого мероприятия, и утром в день конференции.
• Коммуникации с внешней средой. Оповещение общественности о проведении мероприятия, подготовка билетов и приглашений, размещение информации в СМИ и коммуникация с журналистами. В зависимости от масштабов мероприятия дополнительно стоит продумать оформление помещения, дизайн раздаточных материалов.
• Проведение конференции. Организация мероприятия не заканчивается на том, чтобы всё тщательно подготовить и спланировать. Контроль за реализацией намеченного плана тоже является важной составляющей проведения деловых мероприятий на высоком уровне. Поэтому в день проведения конференции желательно быть на месте за 2-3 часа и ещё раз всё проверить. Зона для встречи гостей должна быть готова к приему посетителей за 1 час до начала мероприятия.
• Подведение итогов. После того, как ваше мероприятие прошло, следует написать отчет о проделанной работе, подбить смету, провести публикацию пост-релизов на официальных площадках и в СМИ, ознакомиться с отзывами гостей о конференции, разослать благодарности партнерам, спонсорам и выступающим, собрать фидбек от участников.