Почему мы потратили 8000 евро на WebSummit и сделаем это еще раз

Как часто вы ездите на конференции? Считаете это важным для вашего бизнеса или пустой тратой времени/денег/ресурсов (нужное подчеркнуть)?

Мы в SE Ranking хотим поделиться своим опытом, связанным с участием в ИТ-мероприятиях, рассказать, почему в конференции стоит вкладываться и как они работают на примере одного из самых крутых технологических мероприятий Европы.

Пару слов о самой конференции – WebSummit это крупнейшая технологическая конференция в Лиссабоне (Португалия), которая ежегодно собирает около 80 000 человек из 150 стран. В чем ее основное отличие от мероприятий на территории СНГ? Самое очевидное и самое существенное – люди и масштаб. Именно на такой конференции вы можете найти потенциальных клиентов из Европы и Америки, пообщаться с коллегами из других стран, вдохновиться диджитал-трендами и получить колоссальный опыт в плане общения на английском языке. Да, если у вас плохой английский, даже самый классный продукт окажется в невыгодном свете, поэтому готовясь к подобным мероприятиям, начинайте с fluent English.

В 2018-м году мы отправились на WebSummit уже во второй раз. В прошлом году у нас был стенд в секции Beta, а в этом году мы взяли стенд на порядок выше – Growth. Цена вопроса – 4800 евро. В стоимость входит один выставочный день со стендом и 3 билета для участников команды.

Стартапы и небольшие компании могут воспользоваться тремя видами стендов на WebSummit – Alpha, Beta и Growth. Основная разница между ними – стоимость, размеры стенда и доступные опции. Ориентировочные цены: Alpha – 800 евро, Beta – 1250 евро, Growth – 4800 евро. Цены регулируют организаторы, учитывая особенности каждой компании, поэтому окончательные суммы могут варьироваться. Также сам факт вашего участия зависит от того, утвердят ли вашу заявку в той категории, в которой вы ее подаете. Кстати, будьте готовы к небольшому телефонному интервью – как правило, организаторы обзванивают всех заявителей, чтобы убедиться в том, что категория выбрана правильно и вы четко понимаете, зачем хотите участвовать.

Участие в секции Growth имеет свои плюсы и минусы. Размер стенда не сильно отличался от Beta, а все посещающие секцию не могли сходу сориентироваться, к кому подходить, так как разделения по тематикам (например, Enterprise software, Artificial Intelligence и т. д,) не было, в отличие от той же самой Beta. Единственным преимуществом было получение Executive pass – так называемой “проходки”, которая позволяла посетить топовые мероприятия в рамках конференции – например, закрытый обед со спикерами и мастодонтами IT-индустрии. В течение нашего выставочного дня мы провели 107 демо для посетителей из более чем 30 стран. Если сравнивать количественные показатели, в этом году было на 30 лидов меньше, но уровень лидов в секции Growth был значительно выше, чем в прошлогодней Beta.

Но самый главный инсайт, который мы получили, был совсем не об этом. Мы ехали на конференцию за новыми клиентами и сотрудничеством, а получили просто колоссальный опыт общения с нашими текущими клиентами. Ребята просто подходили к нам на стенд с восклицаниями “you guys are great!", и создавалось впечатление, что мы встречаем старых друзей или как минимум бывших одноклассников. Еще мы были единственными в секции Growth из отрасли SEO, поэтому все сеошники, подходившие к нам на стенд, просто светились от счастья. И надо отдать должное тому, что именно в выставочный день мы познакомились с реально крутыми экспертами в нашей отрасли – сложно представить, где бы еще мы могли с ними пообщаться.

Мы получили много комментов о нашем продукте, советов по доработкам, благодарностей от клиентов и заряда энергии. Такой драйв стимулирует улучшать свой продукт, становиться лучше и оправдывать ожидания своих клиентов, дает ощущение полного присутствия и понимания нужд пользователя. Это однозначно крутой опыт!

Если у вас новый продукт и вы только набираете обороты, секции Beta и Alfa вам отлично подойдут. Именно там вы можете получить инвестиции, возможности по развитию и обратную связь. Если же вы уже являетесь слаженной командой со стабильно работающим продуктом, ваш путь – в Growth.

Ну а теперь перейдем к самой практической части – ошибки и инсайты, основанные на нашем 2-годовом опыте участия в WebSummit.

• Подготовьте список коротких вопросов для пре-скоринга посетителя, который подошел к вам на стенд. Это сэкономит время и поможет вам предложить клиенту именно то, что нужно, а не пытаться угадать, чем его заинтересовать. Отработайте этот процесс в деталях – день не резиновый, а вашей целью будет не упустить ни одного заинтересованного посетителя. Будьте лаконичными. Говорите по делу и улыбайтесь!
• Используйте чат приложения WebSummit по максимуму – это ваш доступ к каждому участнику конференции. Но не стоит автоматом рассылать всем одинаковые сообщения – лучше подойти к процессу индивидуально и заранее отобрать тех, с кем вам действительно будет интересно и взаимовыгодно встретиться. Мы успели провести встречи с 20 участниками, в каждом из которых были заинтересованы. Почему нам отвечали и соглашались поговорить? Мы изучили инфо о каждой компании и написали личные сообщения, основанные на полученных данных. Конверсия с сообщения в личную встречу составила 85%.
• Проявляйте инициативу первыми – подходите и знакомьтесь с участниками. Здесь нет места стеснению – достаточно улыбнуться, спросить как дела и разговор пойдет своим чередом. Людей будет много, лица и имена (компании) вы вряд ли запомните, поэтому делайте пометки на визитках или в любом другом месте, что это за человек и кратко суть общения. В идеале сканировать их бейджи с помощью приложения (но оно не всегда работало в нашем случае) или пользоваться CRM-кой.
• Собирайте контактные данные у всех, кто интересуется вашим продуктом. В этом плане также очень удобно работать с визитками (особенно когда есть проблемы с работой приложения). Попробуйте обменивать визитки на значки, магниты, сувениры с лого вашей компании и все, что может прижиться на офисном столе/рюкзаке/холодильнике и т.д. После конференции обязательно сделайте рассылку на эту аудиторию и напомните о себе.
• Изучите информацию о том, какие мероприятия будут проходить во время WebSummit. Многие из них организовывают разные фонды – обычно там собирается до 200 человек. Выберите те из них, которые подходят под вашу ЦА, и смело “идите в бой” – по нашему опыту, там намного проще завести полезные контакты, чем на самой выставке.

• Встречайтесь с потенциальными партнерами и инвесторами вживую. Если вы хотите обсудить в деталях возможное сотрудничество, договоритесь об отдельной встрече – желательно не в выставочный день, чтоб вы могли уделить внимание деталям. Не стоит переносить всю коммуникацию в онлайн, иначе есть большая вероятность, что после конференцие общение сойдет на нет.
• Поделитесь опытом поездки на конференцию после возвращения домой – это наверняка будет интересно и полезно вашим коллегам, а еще поможет структурировать всю полученную информацию и подвести итоги участия в мероприятии. И не бойтесь говорить о своих ошибках, ведь если не знать их в лицо, вы будете снова и снова наступать на те же грабли.

• Не надейтесь на новые технологии. Да, звучит противоречиво, но даже самые классные продукты имеют свойство “тормозить” особенно при нагрузке 80 000 юзеров. Именно так и случилось с мобильным приложением WebSummit, которое позволяло сканировать бейджи участников и сохранять о них информацию. Распечатайте визитки! Этот старый добрый метод еще ни разу не подводил, тем более цена печати визиток сейчас просто смешная.
• Не экономьте на команде. Если вы уже не стартап, возьмите больше трех участников на стенд. Да, стенд включает только три билета, но докупить еще парочку имеет смысл. Во-первых, вы сможете быстрее реагировать на потенциальных клиентов у вашего стенда, не заставляя людей стоять в очереди. Чем больше рук, а в нашем случае – ноутбуков с демо, тем лучше.
• Не рассчитывайте, что вы сможете нормально пообедать и поужинать. Оффтоп? Нисколько, ведь если вам предстоит провести 14 часов на ногах, общаясь нон-стоп, ваше физическое состояние на первом месте. Запаситесь полезными снеками и фруктами… Выбежать и купить что-то на ходу просто не получится. Ведь каждая потраченная минута времени может стоить вам клиента.
• Не ходите толпой. Чем больше людей узнает о вашей компании, тем лучше. Разделитесь в толпе, знакомьтесь и общайтесь с другими участниками конференции, ходите на разные выступления, чтобы поговорить со спикерами и потом поделиться опытом с вашей командой. Круто, если вы будете выделяться в толпе – например, наденете яркие футболки с вашим логотипом. Нам запомнились участники в шотландских юбках, один стартапер в ретро-костюме и парике, в общем, все, кто как-нибудь выделялся из толпы, поэтому включайте фантазию!
• Не экономьте на стенде. Судя по опыту наших друзей, продавать без стенда практически невозможно. Намного выгоднее подать заявку на Alpha стоимостью 800 евро, куда входят три билета на саммит и один выставочный день (если планируете ехать в одиночку, продать оставшиеся два билета тоже всегда можно). Пакет Alpha в любом случае обойдется вам дешевле, чем покупать те же три билета на выставку по отдельности.

Ну и кому интересно – наш бюджет на поездку на 3 человека:

Поедем ли мы на WebSummit в следующем году? Однозначно! Как минимум встретиться со своими клиентами, узнать что нового в мире диджитал-технологий, а как максимум – привлечь новых пользователей и попытаться рассказать о своем продукте хотя бы десятой части 80 000 участников конференции ;-)