Как запустить агентство и за 2 месяца переделать дел на 4 года: подробный список задач и советов

Если думаете о собственном агентстве или только запустили его, вот вам список, что надо для старта. Если уже управляете агентством или редакцией, приходите в комменты давать советы, о чем я забыл.

Меня зовут Леша Рожков.

В конце прошлого года мне надо было очень быстро запустить проект — за 2 месяца я поставил на рельсы Креативную редакцию Рыба. Для этого пришлось переделать задач и наладить процессов за 4 года. Столько накапливался опыт предыдущего моего агентства.

До конца 2022 года я управлял агентством Сделаем вместе с партнером. Но в октябре планы поменялись и я решил дальше топать в одиночку. Был вариант забрать Сделаем себе, и было бы меньше проблем, но, оценив активы, я выбрал делать новый бренд.

Представился хороший момент — конец года и почти 2 недели перерыва в работе. Самое время, чтобы засечь затраты и будущие доходы по проектам, учесть налоги, выплатить зарплаты, прикинуть обязательства перед клиентами и подрядчиками, все это поделить пополам и разойтись.

В общем, у меня оставался ноябрь и декабрь, чтобы все успеть. Для этого многие задачи пришлось запускать параллельно, но если не горит, можно работать в более лайтовых сроках.

Первое, что надо знать — считать и прогнозировать денежки. Для этого необязательно получать степень MBA — хватит пары самых простых курсов, чтобы научиться для начала отличать доход от прибыли, учитывать затраты и правильно их разносить по проектам и периодам.

А еще обязательно надо приучить себя вести учет.

Скачайте книгу от Нескучных или подпишитесь на рассылку Финолога. Дальше — в зависимости от задач и проектов пополняйте знания.

После этого вы сможете составить простейший бизнес-план, чтобы дальше его корректировать по реальным данным вашего агентства.

Сразу выбираем сервис учета денег и CRM. Есть и у Нескучных, и у Финолога. Но я пользуюсь Адеском. Как по мне, он самый удобный и интуитивно понятный.

В качестве CRM перепробовали кучу всего, включая таблицы Гугл и Трелло, но в итоге остановились на Amo. Но Amo помогает, только если с ним активно работать: настроить все интеграции, не лениться заполнять данные, добавить нужные вам колонки. Иначе можно и не начинать. Ну и если нужна будет сквозная аналитика (а она нужна), лучше сразу сделать все по красоте.

Состав команды будет зависеть от задач. Например, Рыба — это редакция, и основные наши задачи связаны с текстами, поэтому у нас много редакторов, главредов и авторов. Если будете чаще делать сайты — будет больше дизайнеров и разработчиков. Если продвигать продукты, будет больше таргетологов и smm-щиков.

Что важно учесть в подборе команды. Постарайтесь минимально раздувать штат на старте. Скорее всего обороты будут не слишком большими, поэтому некоторые должности вполне можно объединить. Нанимайте дополнительных людей по мере роста. Так, например, в Рыбе секретарь и бухгалтер — одно лицо. А еще биздев и сейлз — тоже.

Учтите, что у небольшой редакции или агентства не так много бухгалтерии. Почти все затянет обычная банковская бухгалтерия. Например, в Точке я плачу 3500 в год. И вполне доволен — подсказывают неочевидные штуки. Например, не забыть заплатить налог на комиссию, которую забирают себе сервисы эквайринга.

Поэтому подбирайте себе в первую очередь секретаря — работы с бумагами, договорами, приложениями, переписок с клиентами, курьерских и почтовых отправлений, всего этого на старте намного больше, чем бухгалтерии.

Сервисы аутсорсинга бухгалтерии не пробовал, но есть опыт сравнения по ценам — получается явно дороже, чем найти человека. Обычно там считают за каждый чих. Т.е. на старте вроде бы и проще, но по факту — кажется, что лишний гемор. Го в комменты обсудить этот вариант.

Обязательно нужен юрист. Как минимум, чтобы собрать и грамотно оформить минимальный пакет документов и необходимых текстов:

• Типовый договор с клиентом. К нему приложение и акт на основные работы, чтобы можно было свою версию отправлять клиентам. Свой договор мы доделывали 3 года на своих же косяках и ошибках. Лучше, если вам сразу составят толковый
• Договор с подрядчиком
• Договор с подрядчиком-самозанятым
• Политика конфиденциальности для сайта
• Оферта для разных услуг и предложений

Юриста можно не брать в штат, его услуги будут разовыми. Мы за 4 года так и не доросли до юриста в штате — не было необходимости и даже срочные договоры всегда получалось вычитать самостоятельно или подождать юриста.

Обязательно нужен кто-то на обработку лидов. Это сильно упрощает работу по развитию агентства. Хорошо, если это будет кто-то крутой с мозгами и пониманием рынка, чтобы сразу повесить на него и развитие, и продвижение услуг агентства, формирование вокруг себя команды продавцов.

Т.е. сначала биздев делает все сам, потому что задач мало, вырабатывает инструкции и руководства, а потом берет себе помощника и растит из него, например, главного сейлза. Как у нас.

Аккаунта можно заменить или объединить. Например, в нашем случае все контролирующие функции заключает в себе Главред редакции. Их два, у каждого 5-6 проектов. Он отвечает за понимание задачи, за общение с клиентом, и он же контролирует качество работы.

Заведите инструкции и вводные. Заведите себе по каждой должности документ с функциональными обязанностями и основными вводными: что-то типа чеклиста по онбордингу. Четко пропишите в нем, чем будет заниматься человек на позиции, за что отвечать, куда идти за деньгами, когда эти деньги платят, кому жаловаться и на кого, в какое время, где брать отчетные таблички, кому их относить и все остальное, с чем человек может столкнуться.

Не старайтесь описать все сразу. Лучше дополняйте по мере возникновения вопросов у ваших сотрудников.

Быстрее и проще всего сделать сайт на Тильде. Если не планируете огромный сайт и медиа на тысячи страниц.

Стандартных блоков в целом хватит, если надо очень быстро запуститься. Вложитесь в сумму от 30 до 70 тысяч. Если есть время, лучше заказать уникальный дизайн. Тогда рассчитывайте на 70-200 тысяч за небольшой сайт. Сайт Рыбы мы сделали с нашим дизом за полтора месяца. Это очень-очень быстро, потому что все прототипы и чистовой текст я написал за два дня. Лучше рассчитывайте месяца на 2-3 работы минимум.

Начать можно вообще с одного ленда, чтобы было куда отправлять клиентов. Что хорошо бы сразу сделать на сайте — главная, услуги, отзывы, кейсы, контакты.

Обязательно делайте блог — из органики мы получаем значительную долю лидов. Сразу обращайте внимание на SEO для статей в блоге. Используйте для этого рекомендации IT-Agency, самое простое и понятное руководство.

Агентству нужна презентация. Лучше одна огромная заготовка, чтобы ее корректировать под задачи и клиентов. В презе должны быть ключевые проекты, ключевые услуги и команда. А там уже смотрите, какие слайды оставлять.

Сделайте лид-магнит. В нашем случае он нужен для b2c-продуктов (мы обучаем авторов). Поэтому я за месяц успел переписать и дополнить книгу на 150+ страниц для начинающих авторов. Но можно придумать магнит и для b2b-клиентов, пока у меня в этом нет необходимости и времени. Подумайте, скорее всего вам есть, о чем написать. Меняйте лид-магнит на email-адреса.

К сайту нужен домен. Я купил на reg.ru, можете получить бесплатный в Тильде или купить в любом другом удобном месте. Они плюс минус похожие по условиям. Подключить домен к Тильде — по инструкции в два клика.

К сайту надо подключить сервисы статистики — Яндекс Метрику, Гугл Аналитику. Настроить в них цели. Добавить сайт в Вебмастер Яндекса. Можно подключить и другие счетчики, например, Майтаргета.

Подключить пиксели соцсетей, чтобы запускать ретаргетинг на посетителей сайта. Допустим, кто-то читал страницу с услугой — его можно будет найти в соцсетях и еще раз показать рекламу, например, уже со скидкой на эту услугу.

Заведите аккаунты во всех соцсетях. Агентские и личные, если вы еще не ведете свои соцсети. Фиговая новость (кому как, конечно) — придется развивать личный бренд руководителя агентства. Люди любят читать про людей больше, чем про компании.

Считать надо не только деньги от клиентов, но и учитывать выполненные работы. Для этого мы используем обычные гугл-таблички, куда вносим работы по проектам — затраты и наш будущий гонорар. Их ведут Главреды.

Чаще всего работа проектная, почасовая для нас — редкость, поэтому получается вполне удобно. Дальше эти данные улетают в Адеск.

Если вам надо будет платить за часы, то нужен будет еще какой-то трекер времени, которое тратите на работу. Тут не подскажу, и будет круто, если вы придете в комменты и расскажете о своих методах и сервисах учета выполненных работ.

Обязательно подключаете себе ЭДО. Обязательно. Без электронного документооборота нормальные компании уже не работают. Даже некоторые наши авторы используют электронные подписи для подписания доков. Сильно экономит время, силы и бумагу.

У нас Диадок от Контура — один из самых популярных. Можете выбрать любой другой, оплата будет зависеть от количества документов, которые вы пересылаете в месяц. Но не подключайте ноунейм-сервисы, если приглянется тариф. Для обмена документами между разными операторами нужно настраивать интеграцию, это занимает какое-то время, а иногда документы подписать надо очень быстро.

Трекинг задач — Трелло, как у нас, или Notion.

Чтобы делать рассылку и нормально общаться с клиентами, нужна почта на домене вашего сайта. Проще всего подключить или Яндекс 360 (платно), или VK Workspace (бесплатно). Выбрал VK, потому что бесплатный, плюс в планах дальше перейти в общении команды на Teams, поэтому и почты рабочие сразу завел в VK.

Можно бесплатно завести почту на каком-нибудь хостинге, но тогда проблема с почтовыми клиентами. Например, у нас раньше была почта на Бегете, и почти все сотрудники тупили с настройкой. Дошло до того, что мы покупали кучу курсов на одну корпоративную почту, а все забили на это, потому что сложно заходить.

В почты на Яндексе или VK заходить можно спокойно даже из браузера, и все почтовые клиенты их без проблем съедают.

Для рассылки — Unisender. Когда сервисы поуходили из РФ, выбор стал не такой большой. Подключается и настраивается очень просто, интуитивно. Большой минус — проблемы со статистикой. В частности со статистикой автоматизированных цепочек.

Очень важно — не забудьте настроить аутентификацию почты, с которой будете рассылать рассылку. Для этого надо добавить DNS-записи не только самого почтового сервиса, которым будете пользоваться, но и самого Юнисендера. Иначе письма полетят в спам, как от ненадежного или непроверенного источника.

Если вам надо много постить контента — подключаете SMM Planer или аналог. Подключается практически ко всем соцсетям. Удобный, недорогой.

Для рассылок в ВК — Senler. Как рассылка в почте, только в ВК. Рекомендую — открываемость сообщений очень высокая.

Чтобы созваниваться с клиентами, нужен хороший сервис с записью. У нас был Гугл мит, он нормальный, разве что неудобная демонстрация как по мне. Оплатить просто с карты сейчас нельзя, но можно через какого-нибудь реселлера. Альтернатив полно — тот же Зум (тоже не оплатить), Телемост от Яндекса, хоть на него и ругается наш Саша. Он норм.

Мы в последнее время используем Сбер Джаз. Бесплатный, без ограничений, есть запись, в общем пока что кайф.

Для командного общения — Дискорд. Удобные каналы, вот как выглядит пространство.

Раньше был Слак. Он почти такой же. В целом, можно и в Телеграме наладить работу. Тем более, что там сейчас можно делать форумы. Но лучше разделить и оставить в Телеге клиентов.

Где хранить всякое. Гугл диск сейчас пополняется без особых проблем через реселлеров или вот через этого бота. Если не хотите париться — купите Яндекс Диск: много места за сравнительно очень дешево. Но есть косяк — ограничение на скачивание файла, поэтому лид-магнит там не сохранишь. А еще кривая система расшаривания. У VK тоже есть хранилище.

Работать проще в гугл доках, поэтому или пополняем гугл диск, или оставляем его для небольших рабочих файлов, а всякие крупные видео и мультимедиа храним на Яндексе, например.

Для рекламы вам будут нужны сокращалки размеченных ссылок.

Чтобы принимать деньги, нужен расчетный счет в банке. Тарифов миллиард, выбирайте удобный. Если у вас агентство и в планах много работы с самозанятыми, посмотрите тарифы, где есть льготы на выплату СЗ. Например, у меня в Точке можно до миллиона платить самозанятым без комиссии.

Почти в любом банке есть сервисы для удобного учета выплат самозанятым, контроля чеков и возможных превышений по лимитам для СЗ. Присмотритесь, особенно если у вас нет на старте своего бухгалтера.

Чтобы заказывать справки в налоговой, пользоваться личным кабинетом, подписывать документы по ЭДО, пользоваться Госуслугами, нужна нормальная квалифицированная подпись. Получаем ее в налоговой на специальный сертифицированный носитель.

Если принимаете оплату от физлиц, подключаем на сайт эквайринг.

Эквайеры — сервисы, который помогают принять деньги на сайте, а потом перечисляют их на ваш расчетный счет. Скорее всего можно подключить в том банке, где откроете счет. Например, в Сбере, Тиньке и Точке точно есть. Смотрите на условия и возможности интеграции, потому что к эквайрингу нужна будет касса (физическая или онлайн) плюс оператор фискальных данных.

Кроме банков есть специальные сервисы, например, Продамус, еще можно принимать деньги через Геткурс. Обычная комиссия — 3-3,5% при оплате картами.

По эквайрингу есть лайфхак.

Когда общался с Точкой, мне спалили, что интеграцию кассы они делают через Пейкипер. Написал в Пейкипер и они дали мне эквайринг у 2 банков под 1,4% вместо 2,6% у Точки. Но это выгодно если у вас много оплат от физлиц: от миллиона в месяц, потому что за подключение и интеграцию с кассой Пейкипер разово возьмет около 20 тысяч. В итоге для меня уже сейчас экономия около 200 тысяч в год, если увеличить оборот по обучениям, будет еще круче.

Но смотрите по возможностям интеграции с вашей CMS на сайте. Возможно лучше заплатить больше у какой-нибудь Юкассы, но не иметь геморроя с подключением.

Не забудьте зарегистрировать кассу в налоговой. Сейчас это сравнительно просто, есть куча инструкций и сравнительно рабочий ЛК на сайте налоговой.

Конечно, дел больше — надо создавать контент, общаться с клиентами, вести учет договоров, решать какие-то текущие задачи, которые сразу появляются. Но в этой статье если не полный, то достаточный список сервисов, которые нужно подключить, и дел, которые надо сделать.

Давайте добавим в комментах, о чем я забыл. А я тогда дополню статью, и соберем самое большое руководство по старту!