Как пройти все уровни организации, победить противников и стать мастером пресс-ивентов, рассказываем на примере PR-сопровождения мастер-класса на выставке Batimat Russia для производителя напольных покрытий. Подсказки дает организатор множества мероприятий PR-агентства Идеи&Решения – специалист по связям с общественностью Гумбатова Лилия.
Первый уровень: концептуальный.
Цель: разработать идею мероприятия и интегрировать СМИ.
Противник: лень. Будет уговаривать пойти коротким путем и организовать просто брифинг.
Подсказка Лилии: «Не поддавайся, иначе прибавишь себе трудностей на этапе приглашения журналистов. Выбирай более сложные сценарии: например, если у клиента есть интересные решения для интерьера, почему бы не организовать мастер-класс с участием известного дизайнера?»
Второй уровень: подготовительный. Состоит из двух этапов.
1. Пригласи спикера.
Цель: увеличить силы миссии, заманив в свою команду топ-спикера.
Противник: сам спикер.
Подсказка Лилии: «Личность спикера поможет на уровнях приглашения журналистов и получения публикаций. Тебе придется использовать целый арсенал, чтобы убедить его. Но сначала оцени тех, из кого выбрать. Обращай внимание на:
· известность спикера,
· опыт выступлений,
· лояльность к бренду.
Внимание! Проверь: не видели ли его под личиной амбассадора конкурирующего бренда или выставки?»
2. Подбери тему выступления спикера, обсуди тезисы.
Цель: максимально быстро попасть в пункт «СОГЛАСОВАНИЕ».
Противник: мелкие сущности – правки. Передвигаются переписками, засоряют WhatsApp, почту, скайп, «Телеграм» и т. д. «Сжирают» кучу времени.
Подсказка Лилии: «Если сразу пообщаться с дизайнером и узнать его интересы, можно избежать появления большого количества правок. Критерии для выбора темы: погруженность спикера и возможность органично интегрировать бренд».
Третий уровень: организационный.
Цель: отбить поток свалившихся на тебя задач.
Противник: бардак. Заставляет переключаться с задачи на задачу, отвлекает, смешивает процессы.
Подсказка Лилии: «Сложный уровень состоит из нескольких параллельных этапов. Чтобы справиться, приходится подключать еще несколько персонажей: копирайтера, фотографа, дизайнера. Каждый пытается забрать у тебя силы и время. Важно запустить все процессы и отслеживать их выполнение. Не забывайте о проработанном техническом задании – оно решает множество проблем».
Этапы:
· организация фотосъемки;
· подготовка пресс-папки;
· подготовка подарков для журналистов.
Четвертый уровень: групповой.
Цель: набрать себе команду, получив максимум аккредитаций от журналистов.
Противник: сами журналисты. Изворотливы: находят множество причин не приходить. Задают каверзные вопросы: о спикере, организации, меню и т. д.
Подсказка Лилии: «Если вы справились с ленью на первом этапе, то классная идея добавит вам сил в заманивании журналистов в свою команду. Ну а лучшим инструментом на этом уровне будет лояльная база».
Пятый уровень: исполнение.
Цель: ублажать всех членов команды, чтобы получить от каждого «пять звезд».
Важно: уровень выполнен не полностью, если в команде меньше 15 журналистов.
Противники: сама команда (журналисты, спикер, организаторы, гости). Все пытаются сбить с пути, затянуть время, хаотично устраивают диверсии и истерики.
Подсказка Лилии: «Один из сложных этапов – это «ловля» журналистов, которые теряются, проходят мимо, опаздывают и т.д. Обзвоните всех. Изучите карту, давайте точные координаты. И найдите себе яркий элемент, благодаря которому вас легко будет увидеть из любой точки. Например, красный воздушный шарик. Вообще, этот этап в одиночку пройти практически невозможно. Поэтому лучше заручитесь поддержкой игроков-коллег».
Шестой уровень: финальный.
Цель: заработать как можно больше публикаций в самых качественных СМИ.
Противники: журналисты и рекламная служба, которые забыли, тянут время, ленятся писать, хотят превратить PR в рекламу и т. д.
Подсказка Лилии: «Конечно, проще, если на предыдущем уровне каждый журналист получил свои “пять звезд удовлетворения”. Но можно повысить их уровень, в частности с помощью качественного пост-релиза. Например, в этот раз звали журналистов глянцевых интерьерных СМИ “Идеи вашего дома”, “ДОМ&ИНТЕРЬЕР”. При подготовке анонса и пост-релиза мы доказали функциональность продукта и представили звезду-спикера. Журналистам осталось только добавить впечатлений».
Подводим итоги.
Если в конце финального этапа у тебя 30 и более публикаций, треть из которых в топовых СМИ, то ты ПОБЕДИЛ!