Как зайти на руководящую должность и не свихнуться? А самое главное — как не шокировать и не свихнуть команду?

Темпы в сфере digital невероятно высокие, и нужно понимать, что команда несется на этих сверхзвуковых скоростях. Да, управление этим кораблем нужно перехватывать на ходу, потому что скорости и обороты сбавлять ну никак нельзя, а наоборот, нужно еще прибавить, чтобы смочь оторваться от всех горящих дедлайнов, которые сидят на хвосте.

Мне уже третий раз в профессиональной деятельности выпадает такая интересная миссия — настройка внутренних процессов внутри креативных компаний / отделов.
Первый раз — школа искусств, где я на должности заместителя директора выстраивала творческую деятельность. 5 отделений, 40 преподавателей и 600 учащихся.
Второй раз — креативный отдел Золотого Яблока: настраивала бизнес-процессы, внутренние взаимосвязи, наводила порядки в творческом беспорядке, менеджерила работу отдела— команда из 20+ талантливых человек — дизайнеров, креативщиков, копирайтеров, видео и контент-мейкеров.
И вот третий (на счастье?) — коммуникационное агенство, где почти 25 человек запускают и развивают проекты в digital.

Какого это — чувствовать ответственность за механизм работы агентства? Драйвит. Сейчас расскажу подробнее.

Я для себя определила 3 кита, на которых базируюсь как руководитель.

1. Первое — ответственность. И тут хочу дать особое пояснение. Ответственность — это не только про то, что ты делаешь все в срок и выполняешь все намеченное. Это когда ты принимаешь решения, помогаешь принимать решения другим и готов отвечать за последствия.

Ответственность — это уверенность в своих компетенциях, на основе которых ты действуешь. Это адекватное понимание, где у тебя не хватает влияния / знаний, кто может с этим помочь, чтобы результат был по итогу желаемым, и довести до этого.

А еще это проактивность, когда ты не ждешь, а ищешь — что еще можно сделать, улучшить, усилить, развить.

2. Следующее, что изучаю уже давно — эмоциональный интеллект. От эмпатии и умении чувствовать состояние людей до управления своими эмоциональными реакциями и выстраивания долгосрочных качественных взаимоотношений.

Это отдельный навык, требующий прокачки, и я рада что четыре года назад активно вовлеклась в эту темы и по сей день практикую.

3. Подкрепляется это третьим ключом — коммуникация. Тут тоже необходимо пояснение.

Для кого-то коммуникация – это просто: написал, позвонил, спросил, ответил, передал.
Для меня качественная коммуникация — это про глубинное понимание, крепкую связь, единый вектор, умение строить и развивать общение, договоренности, связи.
И что еще важно — это уметь коммуницировать с абсолютно разными людьми в разных форматах. Разными по статусу, по профессии, гендеру, возрасту и по характерам. Письменно, устно, лично, со знакомыми и незнакомыми, с теми кто старше и младше, влиятельнее и сильнее, ждущими помощи и поддержки.

С каждым находить язык, подход и при этом оставаться собой.
В своем стиле — это для меня важно.

Вот. Фундамент заложили. Теперь поделюсь конкретными шагами, с которых начинала я сама.

За 2 недели до вступления в должность я начала мягкое погружение.

Знакомилась с текущими проектами.
Оценивала их с двух точек зрения:
я — ЦА бренда: купила / заказала / подписалась ли бы я будучи потенциальным клиентом?
я — руководитель: гордилась бы каждым кейсом и показывала бы его как лучшее из лучших, что мы делали? в чем его уникальность и запоминаемость среди всего многообразия на рынке?

Проводила общий анализ по процессам работы.
Сначала прошлась по внутренней кухне.

-- Какие процессы не стандартизированы? Например, каждая рабочая группа проекта что-то делает по-своему, будь то согласование с клиентом или отчет.

-- На какие ненужные процессы тратится время? Как пример, поиск какой-то важной информации по принципу «где-то в чатике выше скидывали».

-- Какой общий пульс агентства? Чувствуется ли общность, миссия и влияние личного результата на общий успех?

-- Как выстроено общее рабочее поле? Коммуникация, ТЗ, чаты, контроль задач и т. д.

-- Как зарегламентированы процессы и как им следуют? Без общих правил, информированности и дисциплины — результат не будет "вау".

-- Потом смотрела, как агентство позиционируется во внешнем мире. Почему сотрудники и клиенты выбирают нас? Как мы ежедневно в мелочах и во внешних коммуникациях поддерживаем это? Есть ли разрывы и несоответствия? Как улучшить?

-- Наблюдала за командой: какие они, что им важно, какое настроение, какая скорость работы, в чем сила каждого, к кому идут за советом и идут ли, а раскрыты ли их потенциалы, а чему хотят научиться, а помогаем ли мы им развиваться?

После наблюдения на основе результатов своего анализа я зафиксировала для себя, как я хочу все это усилить и что я могу сделать для этого.
Планы получились грандиозные. Но для меня это был и личный профессиональный вызов.
Просто поддерживать работу и текущие процессы — мне не интересно, хотя можно было выбрать и такой путь.

В первый день я провела общую планерку. Собрала команду и попросила полного внимания. Это значит нужно было отложить все рабочие задачи, не слушать меня фоном, попутно пиля контент, а направить полностью все свое вовлечение.

На встрече рассказала, какие цели определила и какой вектор вижу. Смотрела на реакцию. Было волнительно.
Я не распылялась пафосными словечками. Не загрузила сразу всеми своими мыслями и предстоящими изменениями, а постаралась донести, что, зачем и почему буду делать.

И (вот сейчас та самая мысль, в которой я вижу огромную силу) — обратилась к команде с посылом — нам надо это делать вместе, только так мы сможем, только так у нас получится.

С чего начать? Как определить правильные приоритеты? Тут я опиралась на свой опыт работы в разных командах, на то, чего мне не хватало и чего бы очень хотелось.

1. Синхронизация. Налаживание пульса команды.
Ввела регулярные летучки, планерки, отчеты.
Провела one-to-one встречи, и да — они тоже будут регулярными.
Брейнштормы и разборы — каждую неделю теперь собираемся, чтобы обсуждать, разбирать сделанное и генерировать новые идеи для разных проектов. (!) После первых двух раз был замечен кайф команды от этого процесса.

2. Организация и оптимизация рабочего пространства. Наводим порядки в творческом беспорядке.
Полный перенос процессов в Битрикс (было фифти-фифти) , причесала внутренние чаты и рабочие чаты по проектам. Теперь собираю обратную связь и ухожу думать над тем, как сделать еще комфортнее.

3. Не менее важное — отслеживание коммуникаций с клиентами.
Следить за качеством и помогать улучшать ее — считаю важным пазлом в этом механизме.
Про это у нас коллегой вышла статья — можно прочитать тут.
Собирать обратную связь от клиентов, вовремя реагировать, спасать от негатива, тушить пожары, чувствовать глубинные желания — важно и интересно.

4. Да здравствуют новые клиенты!
Знакомство, брифинг, ответы на вопросы и предоставление информации так, чтобы действительно заинтересовать и влюбить — еще один личный вызов.
Надеюсь, что вскоре я напишу статью, как ловко и умело довести клиента до подписания договора о сотрудничестве.

И любимое.

5. Работа с бюджетом. Деньги нужны?

Составлять сметы, считать доходы и расходы по проектам, зарплату... теперь это не предел)) Сейчас вопросы, что за сколько мы продаем, какие ресурсы при этом тратим и адекватность всего этого всплывают в моей голове каждый день.
Это моя точка роста однозначно. Тут надо будет потрудиться изрядно так.

6. Получать обратную связь по всему, что делаю и внедряю, и хотеть делать еще лучше!
Я открыта к любому мнению. Готова к тому, что будут приходить и говорить — так не нравится, так не удобно, а зачем, а можно мне без этого, слишком сложно и так далее.

Вопросы — это неравнодушие. А тут уже либо смыслы и польза не донесены с моей стороны, либо показать как можно сделать это быстро и классно, либо найти еще варианты.

В общем, старт случился.
Первая моя статья на vc — тоже случилась.
Теперь нужно набрать скорость в процессах и быть осторожнее на поворотах.
Очень хочется изучать разный практический опыт, поэтому делитесь своими историями успеха, а лучше — факапами в управлении креативными командами, буду рада почитать-образумиться.
Вы пишите, а я пошла продумывать схему реализации очередной своей идеи))