Ассистент для маркетолога: как мы нашли кандидата, который смог восстановить работу отдела после смены руководства

К нам с запросом на поиск персонального ассистента обратился директор маркетинга крупной компании. Ассистент должен был не только выполнять свои обычные обязанности, но и помочь в восстановлении продуктивности команды после недавней смены руководства. О том, как мы справились с поставленной задачей — читайте в этом кейсе. Приятного чтения!

Мы начали с разработки подробного профиля кандидата. Нам нужен был человек, обладающий не только стандартными навыками организации работы отдела, но и с глубоким пониманием процессов маркетинга.

К нам обратился руководитель отдела маркетинга крупной компании. Важно: с клиентом подписан договор о неразглашении (NDA), поэтому мы не будем называть имя и сферу деятельности спортсмена. После получения заявки и сбора первоначальной информации, мы поговорили с клиентом и уточнили все необходимые детали. На основе информации, полученной в ходе беседы, мы составили детальное описание требований к кандидату, включая должностные обязанности и личностные качества ассистента.

Затем мы перешли к составлению профиля должности кандидата. Профиль должности — этот документ, который содержит подробную информацию о необходимой квалификации, образовании, опыте работы, достижениях и личных качествах кандидата, которые делают его идеальным для данной позиции. Такой документ помогает нам сузить область поиска и сосредоточиться на наиболее подходящих соискателей. Для составления профиля должности мы используем нашего бесплатного ТГ-бота, он работает на основе искусственного интеллекта и предоставляет готовый результат всего за пару минут, что очень ускоряет нашу работу. С помощью профиля должности мы сформулировали и согласовали цель поиска: персональный ассистент со знанием маркетинга для помощи в бизнесе.

Персональные навыки идеального кандидата:

• Глубокие знания в сфере маркетинга и опыт работы в этой нише
• Умение и желание работать в команде, ведь ассистенту в первое время работы необходимо будет помочь руководителю с восстановлением рабочей продуктивности отдела
• Конечно, очень важен был релевантный опыт ассистентской работы

Скиллы и обязанности ассистента собрали в эксель-таблицу:

Определившись с идеальным кандидатом, идём искать того самого/ту самую.

Мы обратились к нашей базе кандидатов и воспользовались сайтами по поиску персонала.

Процесс поиска сотрудника начался с составления списка потенциальных кандидатов. После этого мы провели серию собеседований с каждым из них, чтобы лучше узнать их профессиональные навыки, опыт работы и личные качества. Также мы провели дополнительные проверки, чтобы удостовериться в правдивости предоставленной кандидатами информации.

В результате проведённых собеседований мы отобрали 15 кандидатов, которые были приглашены на следующий этап – выполнение тестового задания

В тестовом мы предложили кандидатам выполнить следующие задания:

• Подготовка презентации о проекте отдела;

Мы предоставили кандидатам общий отчёт по реализации проекта и попросили их составить презентацию по итогам работы. Этот пункт позволил нам проверить умение кандидатов собирать и анализировать информацию, умение структурировать материал и представлять его в наглядном виде. Дополнительно мы оценивали умение кандидатов работать с графическими материалами и создавать привлекательные презентации.

• Анализ конкурентов;

С помощью этого пункта мы проверили навыки конкурентного анализа и стратегического мышления кандидатов, оценили умение кандидатов собирать информацию о конкурентах, умение анализировать данные и выявлять слабые и сильные стороны конкурентов.

• Планирование рабочего дня руководителя;

Этот пункт позволил нам оценить навыки планирования и организации работы у кандидатов. Так мы проверили умение кандидатов составлять расписание на день, учитывая все необходимые задачи и встречи, а также умение расставлять приоритеты и следить за выполнением задач.

• Мониторинг отзывов о компании и подготовка отчетов;

Этот пункт позволил нам оценить умение кандидатов работать с обратной связью от клиентов, а также навыки мониторинга и анализа информации. Мы проверели способность кандидата отслеживать отзывы о компании, умение обрабатывать большие объемы информации, а также способность делать выводы и предоставлять отчеты на основе полученной информации.

В результате проведения тестового задания мы выявили три кандидата, успешно справившихся со всеми задачами. Их навыки и знания в области маркетинга оказались на высоком уровне, что позволило нам быть уверенными в их профессионализме. Мы составили подробные анкеты для каждого из них, в которых отразили всю информацию о кандидатах, полученную в ходе собеседований и выполнения тестового задания. Эти анкеты были переданы заказчику для принятия окончательного решения о выборе подходящего кандидата.

После получения анкет от всех кандидатов, заказчик остановил свой выбор на одном из них. Мы помогли новому сотруднику адаптироваться на рабочем месте, предоставляя консультации и поддержку по всем возникающим вопросам.

В связи со сменой руководства и необходимостью реорганизации процессов в компании, наша команда предложила свою помощь новому ассистенту и его руководителю. Мы стремились обеспечить максимально плавный переход от старого порядка работы к новому, минимизируя возможные проблемы и сложности для обеих сторон.

Мы начали с того, что провели ряд консультаций и тренингов для нового ассистента, помогая ему разобраться в своих обязанностях, освоить новые инструменты и технологии, а также научили взаимодействовать с коллегами. Кроме того, мы регулярно проводили встречи с руководителем ассистента, обсуждая текущие рабочие вопросы и предлагая решения для возникающих проблем.

Весь процесс поиска и адаптации нового ассистента занял примерно месяц, начиная от момента начала поиска подходящего кандидата и заканчивая полной интеграцией сотрудника в команду. К концу этого периода новый ассистент полностью освоился со своими обязанностями, наладил эффективное взаимодействие с коллегами и стал важным и ценным членом команды.

Спустя 2 месяца мы связались с клиентом, чтобы уточнить, как у него и у ассистента продвигаются дела.

– Повышение эффективности работы: ассистент помогает руководителю сосредоточиться на стратегических задачах, освобождая его от рутинных дел и позволяя уделять больше времени анализу и планированию.

– Улучшение качества работы отдела: благодаря ассистенту руководитель может контролировать выполнение задач сотрудниками, своевременно выявлять и устранять проблемы.

– Оптимизация рабочего времени: ассистент помогает рационально использовать рабочее время, планируя рабочий день руководителя и выполняя часть задач самостоятельно.

– Снижение стресса: ассистент берет на себя часть обязанностей руководителя, снижая его рабочую нагрузку и уровень стресса.

– Расширение возможностей руководителя: ассистент предоставляет руководителю дополнительные ресурсы и информацию, позволяя ему принимать более обоснованные решения.

– Укрепление корпоративной культуры: ассистент помог руководителю наладить рабочие процессы, а также предпринял несколько результативных решений для укрепления командного духа отдела.

Мы гордимся тем, что смогли помочь найти такого классного ассистента и рады, что наш вклад в успех клиента был столь значимым. Желаем процветания и успешных бизнес-проектов!

Остались вопросы? Пишите, звоните и записывайтесь на онлайн-консультации. Вместе мы точно найдём человека, которому вы без страха сможете делегировать любые задачи