Всем привет! Я Никита Веселов, работаю в репутационном менеджменте и рассказываю, что из этого выходит. Сегодня обсудим, как правильно выстроить общение в команде и почему это важно. В статье сформулировал принципы общения с коллегами, в котором есть место вопросам, доверию и делегированию.
Корректно и подробно ставьте задачи
Если вам кажется, что коллеги все и так знают, – боюсь вас огорчить. Особенно на старте проекта четко расписывайте, какой результат вы хотите получить и в какие сроки. Любая задача, даже от старого клиента, где хоть немного меняется ТЗ, требует пояснений.
Рассмотрим на нашем примере. Заказчик просит сделать мониторинг упоминаний в социальных медиа и собрать по ним аналитику. Первое, что мы спрашиваем, — на что именно нужна аналитика. Это может быть реакция на определенный инфоповод, сводка по продукту, по компании или персоне. Грубо говоря, четко формулируем, какой у нас объект исследования.
Далее мы выясняем сроки: за какой период нужна информация и когда клиент ждет ее от нас. Третий важный момент — в каком формате мы эту информацию должны предоставить? Текстом в сообщении, электронным письмом, презентацией, вордовским документом или таблицей в Экселе.
Совет: всю собранную и важную для команды информации – сразу передавайте коллегам. Убедитесь, что вас поняли. Если проект масштабный или задача непривычная – организуйте созвон, в конце выдайте краткое резюме с распределением текущих задач. Покажите, что для вас нет глупых вопросов, и вы здесь для того, чтобы объяснять непонятные моменты.
Ставьте дедлайны с запасом
Рекомендую ставить более плотные дедлайны, чем вы обсудили с заказчиком. Например, если клиент ждет отчет к пятнице, запрашивайте его у исполнителей к четвергу в обед. Этот временной запас нужен, если что-то пойдет не по плану или появятся неожиданные срочные задачи с дедлайном вчера – кто в диджатале, тот поймет.
Кроме того, не факт, что вам сдадут идеальный отчет сразу же. В начале проекта часто команде требуется время, чтобы погрузиться в детали. Например, копирайтер не сразу почувствует нужный ToV, и потребуется доработка контента. Время на корректировку – то, что поможет вам избежать просроченных задач.
Больше делегируйте и контролируйте результаты
Став руководителем даже небольшого подразделения, вы можете думать, что все делаете лучше и быстрее, чем люди с меньшим опытом, — скорее всего, так и есть. Но вы не можете взять на себя все обязанности и задачи компании.
Например, тимлид следит за направлением в целом: общается с клиентом, отвечает на вопросы и координирует работу подрядчиков. Если он параллельно будет писать статьи или настраивать таргет, каковы шансы, что он всё это сделает качественно?
Мелкие задачи, не требующие экспертного опыта, следует передавать. Если тот, кому вы дадите задачу, ошибется — ничего страшного. Вы дадите обратную связь, сотрудник учтет пожелания и станет лучше или вы поменяете подход к ТЗ. Если сотрудник систематически делает одни и те же ошибки, нужно искать другие методы воздействия: предупреждения или штрафы.
Может быть, стоит сесть и поговорить — вдруг сотруднику в принципе не очень нравится то, что он делает? В этом случае можно попробовать найти компромисс и предложить другой пул задач или другую должность. Такая ротация между отделами — нормальная история, если кадр сам по себе ценный. Важно обнаружить сильные и слабые места человека и от этого отталкиваться.
Совет: просматривайте работу за сотрудником, как минимум, откройте файл, который вам прислали, и просмотрите его, перед тем, как отправить его клиенту. Если вы считаете, что задача выполнена неправильно, поговорите с исполнителем, чтобы исправить ситуацию. Здесь также работает правило про дедлайн с запасом.
Мотивируйте сотрудников
Как бы уважительно вы ни общались со своей командой, если люди вокруг вас не замотивированы, старания бессмысленны. Если вы видите, что кто-то из исполнителей старается больше, чем другие, хвалите и поощряйте его в рамках возможностей компании. Как руководитель может мотивировать сотрудников:
давать премии за перевыполнение KPI (если это достижение на пользу, а не просто ради количества);
писать благодарственные письма с упоминанием коллег;
побуждать сотрудников обучаться и повышать компетенции;
- подсказывать, куда и как можно вырасти (выстроить градацию должностей с критериями).
Словом, делайте известными достижения сотрудников и поощряйте их рост. Так вы дадите им дополнительную энергию на то, чтобы двигаться дальше и проявлять себя еще эффективнее. Этот метод повлияет не только на отдельного человека, но и на команду в целом.
Еще компания должна быть готова принимать новичков, чтобы они оставались с ней как можно дольше и в идеале стали адвокатами HR-бренда. Кадры, которые довольны условиями труда, готовы развиваться, а компания должна способствовать их росту.
Выстраивайте общение внутри команды
Объединяйте коллег в чатах, если у них есть определенные точки касания — моменты в работе, где они будут друг другу полезны. Например, согласованный контент редактор может скинуть в чат, где специалист размещения сразу возьмет его в работу и отправит в нужное СМИ.
Это не значит, что аккаунт-менеджер должен отстраниться от этого процесса. Его задача в том, чтобы объединить людей, которые трудятся над одним проектом, точнее над его конкретным «участком», но все равно контролировать ход выполнения работ. Именно руководитель несет ответственность перед клиентом за финальный результат.
Совет: не бойтесь добавлять клиента в рабочий чат, так задача будет передана исполнителю без эффекта испорченного телефона, плюс коллеги смогут получать фидбэк напрямую. Важный нюанс: я рекомендую ориентироваться на адекватность клиента, потому что люди не всегда могут быть объективными в своей обратной связи. Лайфхаки о том, как справляться с такими ситуациями — здесь.
Бонусы отлаженной коммуникации в команде
- Меньше стресса. Руководитель может спокойно дать задание сотруднику и сфокусироваться на своих обязанностях;
- Повышение эффективности. Чем больше уточняющих вопросов вы закрыли, тем больше шансов, что вам не придется ничего переделывать;
- Ускоренное выполнение задач. Проще тегнуть коллегу в общем чате, чем просить кого-то передать ему информацию;
- Комфортный эмоциональный климат. Приятнее работать в окружении понимающих свои задачи коллег, которые открыто говорят, что им нужно;
- Почва для роста. Если умело мотивировать своих подчиненных, они захотят роста и развития, а это полезно для компании.
Кроме того, общение — это часть этики компании, которая объединяет близких по духу людей. В итоге вы получаете коллектив, с которым проще достигать цели.
А с какими трудностями в общении вы сталкиваетесь? Есть ли для них решение? Делитесь мнениями в комментариях.