Управленческий учет — все, что вы хотели знать, но боялись спросить

Один начинающий предприниматель пытался посчитать прибыль своего бизнеса, но каждый раз что-то шло не так. То он забыл учесть некоторые расходы, то путал маржу и чистую прибыль, то учитывал погашенную задолженность в доходах. Ничего не сходилось, ему это надоело и он нанял финансиста. Но был и другой вариант — прочитать эту статью и начать заново, с чистого листа и правильно! :)

Привет, друзья! Меня зовут Татьяна Никанорова — предприниматель, экономист, юрист, руководитель Профдело. С 2006 года помогаем малому и среднему бизнесу решать бухгалтерские и юридические вопросы, а также настраиваем управленку и строим эффективные финансовые стратегии для бизнеса.

В статье:

Что такое управленческий учет
Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского
Кому нужен управленческий учет
Цели и задачи, которые выполняет управленка
Объекты управленческого учета
Методы управленческого учета
Как настроить управленческий учет и кто его ведет
Постановка и внедрение управленческого учета
Выбор программы для ведения управленческого учета
Внедрение управленческого учета
Ведение управленческого учета
Основные отчеты управленческого учета
Управленческий баланс
Отчет о прибылях и убытках
Отчет о движении денежных средств
Требования к информации для управленческого учета
Планирование и бюджетирование
Бюджет движения денежных средств
Бюджет доходов и расходов
Платежный календарь
Готовые решения
Коротко о главном

И сразу скажу, что статья длинная и временами может показаться трудной. Просто добавляйте в закладки, и когда возникнет вопрос — возвращайтесь к ней! Именно так лучше всего работают такие материалы.

Пойдем от дальнего родственника, бухгалтерского учета, о котором все всё знают (на самом деле нет). Задача бухгалтерского учета — отражать факты хозяйственной жизни учреждения на регистрах бухучета для дальнейшего расчета налогов и составления отчетов.

Роль управленческого учета (УУ) схожая — формирование базы данных о свершившихся и будущих (это важно) фактах жизни предприятия с целью сборки управленческих отчетов, их дальнейшего анализа и принятия обоснованных управленческих решений.

Коренное отличие — управленческий учет содержит в своей базе записи не только о свершившихся фактах, но и о намерениях. Например, договор отгрузки бухгалтерия не отражает никак, а УУ учитывает сумму как сделку/заказ покупателя, потенциальный к получению доход. Да, доходы пока не получены. Но они должны быть учтены, иначе не получится построить даже простейший платежный календарь, не говоря уже о бюджетах подразделений и бюджете компании в целом.

В базу данных УУ вносятся записи даже тогда, когда еще нет официальных документов, на основании биллингов, поступивших счетов и по факту поступления имущества. Принцип бухгалтерии «сначала документ — потом операция», в управленческом учете может не соблюдаться. Чтобы управлять предприятием с открытыми глазами, необходимо иметь в поле зрения в том числе планы и намерения.

На небольших предприятиях УУ часто получается из БУ. Да и на больших, чтобы избежать двойной работы и несоответствия в базах, эти две системы интегрируются.За УУ не может отвечать главный бухгалтер, у него нет ни компетенций, ни полномочий. Управленка — вотчина финансового директора, контролируемая высшим органом управления компанией — генеральным директором, советом директоров и т.д.

Директорам крупных предприятий. Владельцам-управленцам малых и средних компаний. ИП. В общем, УУ нужен всем предпринимателям независимо от масштаба, даже самозанятым. Вопрос только в глубине этого учета и получаемых отчетах.

Многим мелким предприятиям хватает простейших инструментов УУ — того же платежного календаря, который директор и главбух или ИП в одно лицо составляют в конце месяца на следующий. И это — тоже управленческий учет!

Управленка хороша тем, что в ней отсутствует какая-то обязаловка. Поэтому глубина и комплектность регистров и отчетов определяется задачами бизнеса и желанием топ-менеджмента этим бизнесом управлять.

Одна из главных задач — своевременная индикация отклонений фактических показателей бизнеса — выручки, доходов, рентабельности и т.д. — от запланированных. Это дает возможность потушить пожар в зачатке или вовсе не допустить возгорания.

Цель управленческого учета — сделать бизнес более управляемым. Та самая своевременная индикация позволяет вернуть показатели в «зеленый коридор» без авралов.УУ позволяет эффективно планировать финансы.

Руководитель понимает, сколько денег можно потратить и на что, сколько остается нераспределенной прибыли для выплаты дивидендов. УУ делает из хаотичного управления осознанное и планомерное.

Управленческий отчет оперирует не только и не столько деньгами в чистом виде, как можно было бы подумать. В сферу УУ входят:

• доходы — не только реальные поступления, но и запланированные;
• обязательства: зарплата, счета от поставщиков, налоги в общем все предстоящие платежи;
• имущество – основные средства и материальные запасы, нематериальные активы;
• финансовые активы — средства на счетах, неоплаченные отгрузки и прочая дебиторская задолженность, вложения в другие предприятия в виде, например, акций;
• кредитные средства, собственные деньги учредителей, нераспределенная прибыль;
• финансовый результат деятельности организации.

Объекты УУ можно учитывать как в целом по предприятию так и в разрезах направлений деятельности, проектов, товаров.

Методика ведения УУ определяется задачами, которые ставит руководство. Финансовый директор или лицо, выполняющее его функции, определяет:

• бизнес-процессы получения информации и ее систематизации;
• инструментарий осуществления этих бизнес-процессов.

При разработке методики финдир исходит из реально существующих возможностей или планирует то, что реально осуществить при постановке УУ.Как правило, основные показатели, вокруг которых строится УУ — себестоимость, прибыль и рентабельность. А их основная составляющая — расходы. Расходы расписывают по объектам или показателям, самым крупным из которых является вся компания. Но так для качественного УУ не годится, нужна более мелкая детализация:

• Процессы. Этот показатель применяют на предприятиях, выпускающих однотипную продукцию — тогда учет иногда детализируют еще до партии — или выдающих что-то постоянно — как, например, ТЭЦ выдает горячую воду.
• Переделы. Когда продукция передается из одного подразделения в другое, обрастая при этом новыми блоками или свойствами, а себестоимость определяется на выходе из каждого цеха или участка. Затем определяют и общую.
• Заказ. Такой показатель используют предприятия, выпускающие продукцию единичными экземплярами или малыми партиями.
• Норматив. Ставится плановое значение показателей (той же себестоимости), а в контрольных точках снимаются фактические значения и принимаются решения по отклонениям.
• Остатки незавершенного производства. Себестоимость считают после их инвентаризации. Такой показатель называется инвентарно-индексным.ABC. Это более глубокая модификация первого объекта, где затраты на производство определяют по каждой отдельной операции. Очень сложный показатель, зато помогает оптимизировать производство и тем самым увеличивать рентабельность.
• Жизненный цикл. В объект входят все расходы, начиная с НИОКР и заканчивая гарантийными затратами.
• Постоянные и переменные затраты. Такой метод называется «директ-костинг». Переменные затраты формируют базу для расчета себестоимости, а постоянные распределяются пропорционально базе, давая полную картину.
• Себестоимость, которую рассчитали по плановой цене и маржинальности. Такой метод называется целевая калькуляция.

Совершенно не обязательно ограничиваться каким-то одним показателем или одним методом. Многие предприниматели используют комбинацию из нескольких, чтобы управлять бизнесом сбалансированно, не допуская уклонов УУ в сторону того или иного метода.

Управленческий учет — это, в первую очередь, база данных. И только во вторую отчеты, которые из этих данных получаются. УУ начинается на рабочих местах рядовых исполнителей, проходит по всей структуре информационных потоков и замыкается на финансового директора или руководителя. Таким образом, в УУ организации участвуют чуть ли не все ее сотрудники, если они хоть каким-то образом пополняют базу данных.

Записи в эту базу могут попадать как напрямую — зарегистрировали плановое поступление по договору, так и опосредованно — мастер одного производственного участка отправил партию заготовок на следующий и отметил этот факт в ERP-системе. Через шлюз интеграции эта же информация поступила в БД управленческого учета.

Даже из этого простого примера понятно, что настройка УУ — дело не пяти минут.

Чтобы вести УУ на предприятии, его сначала нужно поставить и внедрить. Внедрение — это не просто установка программы и обучение пользователей. Внедрение — это комплексное мероприятие, предусматривающее автоматизацию, но не ставящее ее целью всего УУ. Программа или сервис — это только инструмент для реализации выбранной методики УУ и получения необходимых отчетов.

Наши эксперты дают такую пошаговую инструкцию по постановке и внедрению:

• определить цели и задачи управленческого учета;
• разработать методику ведения УУ и схему наполнения БД;
• выбрать программу/сервис для ведения УУ, развернуть в локальной сети предприятия;
• обучить ответственных людей — администраторов и операторов (это функции, а не должности);
• провести первичное наполнение базы данных;
• получить запланированные на втором шаге отчеты;
• оценить их полезность для управления бизнесом и внести корректировки по необходимости;
• утвердить бизнес-процессы УУ документально — не только в декларативном приказе, но и в должностных инструкциях сотрудников;
• запустить УУ в промышленную эксплуатацию.

Важный этап во внедрении УУ — выбор подходящей программы или сервиса. Выбор диктуют виды управленческого учета, принятые на предприятии.Для простейших случаев хватает даже гугл-таблиц или экселя. Но как только количество записей за месяц переваливает за 10, начинается путаница. Тем более, что обеспечение валидности данных — забота только пользователя и никого больше.

Обычно дальше владельцы бизнеса и финдиры рассматривают онлайн-сервисы. А что — удобно, не нужно никаких затрат на развертывание и администрирование, есть мобильные приложения. Бери и пользуйся. Но универсальные решения с минимальными настройками часто оказываются либо излишними, либо недостаточными, либо негибкими для постановки полноценного УУ. Здесь есть два пути — плюнуть на собственную методику и принять ту, что разработали специалисты сервиса. Либо заказывать какие-то кастомные модули, а для любого веб-сервиса это очень дорого. Надо отдать должное сервисам — они подходят под большинство стандартных задач. Если бизнес устраивают риски, связанные с веб-сервисами как таковыми вообще и с тем, что БД хранится непонятно где — можно использовать сервис. Если из сервиса можно скачать БД и использовать ее затем офлайн — это неоспоримое преимущество перед остальными.

Непосредственно внедрение УУ состоит из следующих этапов:

• обучение пользователей;
• первичное наполнение БД УУ;
• опытная эксплуатация.

Обучение пользователей рекомендуется проводить на рабочих местах и реальных данных. Пусть внесут в БД данные о своих обычных операциях, поймут, что в дополнительной нагрузке, которую внесли в их должностные инструкции, нет ничего страшного. Если на предприятии принят достаточно бюрократичный стиль управления, нелишним будет лист ознакомления с руководством пользователя под подпись. Главное чтобы персонал принял новые обязанности и понял, для чего его дополнительно напрягли. Вполне вероятно, что вместо обучения пятнадцати менеджеров по продажам достаточно нанять одного-двух операторов — не нужно забывать, что менеджеры будут наполнять БД за большую зарплату, а операторы стоят несравненно дешевле.

Первичное наполнение БД может быть выполнено несколькими путями. Например, можно взять из БД бухгалтерии всё, что относится к УУ: продажи, поступления денег от клиентов и оплаты счетов поставщиков — все факты хозяйственной деятельности, которые должны быть отражены в обоих учетах — бухгалтерском и управленческом. Но этого недостаточно, остальное придется внести силами сотрудников предприятия или приглашенных операторов — это может быть значительно дешевле.

Опытная эксплуатация. Этап, на котором всё должно происходить так, как должно на протяжении многих последующих лет. На самом деле опытная эксплуатация позволяет исправить ошибки, допущенные на всех предыдущих этапах, скорректировать бизнес-процессы так, чтобы они гармонично вписались в работу предприятия.Каждый из этапов внедрения сопровождается одним или даже несколькими оперативными совещаниями для рефлексии. Чем лучше коммуникация внутри команды, тем успешнее проект. Обычно этап опытной эксплуатации завершается получением всех запланированных отчетов, их оценкой руководством и изданием приказа о передаче всей системы в промышленную эксплуатацию.

Начало промышленной эксплуатации — не повод расслабляться.

Во-первых, необходимо следить за качеством УУ, чтобы руководство получало не какой-то набор цифр, а показательную картину состояния бизнеса. Данные УУ — основание для принятия взвешенных и обоснованных управленческих решений.

Во-вторых УУ должен развиваться вместе с бизнесом. Его информационные потоки становятся частью общего организма предприятия и просто не могут не расти вместе с ним. Как нервная система замкнута на головной мозг, так и управленческий учет на предприятии собирает данные со всех подразделений, агрегирует их в удобном виде и передает руководству.

В «большую тройку» отчетов УУ входят:

• Управленческий баланс;
• Отчет о прибылях и убытках (ОПИУ);
• Отчет о движении денежных средств (ДДС).

Их периодичность, состав, разрезы прописываются в документе, который так или иначе присутствует в организации — учетной политике. Но не бухгалтерской, а управленческой. Там же обозначаются ответственные лица, график документооборота и прочие необходимые пояснения. Всё это хороший финдир оформляет в виде документа, чтобы результаты его деятельности были воспроизводимы.

Как и бухгалтерский, управленческий баланс состоит из актива и пассива. Каждый показатель складывается из множества других. Соблюдается и принцип, по которому отчет получил свое имя: сумма активов = сумме пассивов и наоборот. В этом и есть баланс.

Баланс показывает состояние предприятия и вектор направления работы. Например, если денег мало, но много дебиторки — пора бросить силы на «выбивание долгов». Если слишком много запасов, необходимо провести реформу в закупках, нормировать размер сырья и полуфабрикатов, незавершенного производства. И так далее.

Или финансовом результате — это то же самое. Доходы и расходы — вот основные «фигуранты» этого отчета. При этом прибыль может считаться по любой модели, которую выберет финдир. Подробнее — в материале Нужна ли вам EBITDA, или 5 показателей прибыли для каждого бизнеса.

Расходы и выбытия в отчете показываются по факту — что прошло по бухгалтерии или даже еще не оплачено, но обязательно будет в отчетном периоде. P&L, как иначе называют этот отчет, можно собирать как за отдельный период, так и накоплением с начала года или квартала — как наиболее показательно для финдира. У бухгалтеров есть похожий отчет — О финансовых результатах деятельности учреждения.

Его еще называют cashflow. Это наиболее простой регистр, который вместе с платежным календарем позволяет отследить потоки денежных средств. Состоит он, естественно, из двух больших разделов — поступления и выбытия.Поступления детализируются по источникам. Это могут быть, например, доходы от продажи товаров или услуг, поступления от сдачи помещений и оборудования в аренду, проценты от финансовых вложений и т.д.Выбытия детализируются по показателям, которые финдир выбрал при определении методики ведения управленческого учета. Например, по направлениям деятельности или по переделам.

Информация, собираемая и создаваемая для целей управленческого учета — это не что-то сверхестественное. И требования к ней самые обычные, примерно такие же, как и к той, что используется в бухгалтерском учете. Единственное отличие — информация для УУ может быть укрупненной до той степени, которую позволяет критерий существенности. Например, требовать точности не до копейки, а до сотни рублей.В остальном требования такие:

• Оперативность. Максимальная задержка, которую может себе позволить УУ — один рабочий день.
• Направленность на решение той или иной управленческой задачи, а не «чтобы было».
• Адресность. В норме до менеджера доводится одна информация, до финдира — другая.
• Достаточность. Излишества вредят — снижают оперативность и мотивацию исполнителей, которые, как правило, не дураки. Но недостаток информации еще хуже. Ее должно быть ровно столько сколько нужно.
• Экономичность. Принцип разумной достаточности еще никто не отменял — если для получения какого-то отчета требуется трехдневная работа всей финансовой службы — это плохой отчет и плохая организация работы.
• Гибкость. Процессы получения информации должны быть управляемы до такой степени, чтобы их можно было оперативно перестроить и перенаправить. Вообще система управленческого учета должна постоянно совершенствоваться вместе с компанией, отражать изменения масштаба и направлений деятельности.

Функция управленческого учета состоит не только в фиксации фактов хозяйственной жизни и представления табличек по ним для анализа. Прогнозирование и планирование деятельности — вот ради чего, в том числе, всё затевается.

Как и в ретроспективе, взгляд в будущее касается:

• Движения денежных средств.
• Доходов и расходов.
• Графика платежей.

Если в названиях отчетов часто фигурирует слово «Баланс», то в названиях прогнозов его заменяет «Бюджет».

Сам процесс бюджетирования зависит от масштабов предприятия. Есть структура подразделений — тогда бюджет организации сводится по бюджетам отделов. Нет — делается в целом с соблюдением методики, которую выбрал финансовый директор.Нелишним будет вспомнить и о фондах — своего рода «кошельках», пополняемых раз в месяц/квартал/год и откуда можно брать деньги только на определенные цели. Подробнее — в статье Как правильно управлять финансами через создание фондов.

Это прогноз поступлений и выбытий общими числами помесячно по направлениям деятельности или в других разрезах — как диктует учетная политика. БДДС, как и другие бюджеты, расписывается на год и корректируется по необходимости. Например, раз в месяц или квартал. В экзотических случаях могут быть и другие временные промежутки.

По форме бюджеты плюс-минус соответствуют одноименным отчетам, ибо и показатели, и разрезы представления одинаковы. Не бывает (а если бывает — это повод сделать правильно) так, что отчеты собираются в одном разрезе, а бюджеты формируются в другом.

Напомним, что выбытие денежных средств с расчетного счета — это не всегда расходы. Например, заплатили за товар, который планируем продать. А вот плата за перевозку этого товара на свой склад — это чистые транспортные расходы.

Бюджет доходов и расходов более или менее похож на отчет о прибылях и убытках и составляется в тех же разрезах.

Этот документ составляется ежемесячно и работа с ним происходит ежедневно. Поступления и выбытия денег планируются с точностью до дня. Это позволяет избегать даже небольших кассовых разрывов и платить по счетам вовремя, не допуская срыва сроков и начисления пеней. Подробнее в материале Платежный календарь: что включает, как создать и вести.

Все решения автоматизации управленческого учета условно поделим три большие группы:

• Самодельные на базе таблиц Excel или Google Sheets.
• Программные на базе локальных или облачных решений.
• Сервисы по модели SaaS.

Первые по списку — это то, с чего обычно начинается управленческий учет в любом бизнесе. Сначала составляют простейший платежный календарь, потом бюджеты, потом доходит до отчетов и их анализа. Преимущества данного решения — максимальное приближение к реалиям предприятия, относительно низкий порог входа. Недостатки — отсутствие нормальной базы данных с контролем целостности (а для Excel — еще и путаница в локальных файлах), высокая стоимость, плохая гибкость и управляемость. Да-да, таблички составляет и администрирует дорогой специалист, а после полугода эксплуатации крайне сложно добавить во множество файликов еще показатель или поменять формулы.

Сервисы по модели SaaS — казалось бы, самый прогрессивный метод. Оформил подписку, раздал доступы сотрудникам согласно их ролям — и вуаля, веди себе и не парься. Для многих такие решения оптимальны за счет своих преимуществ: низкой стоимости и отсутствия затрат на разработку собственной управленческой учетной политики. Методики готовы, руководства пользователя и видеоуроки помогают освоить сервис. Не обошлось и без недостатков: БД управленческого учета хранится в облаке, а скачать ее для построения собственных отчетов или для переноса на «землю» позволяют далеко не все сервисы.

С точки зрения управляемости, надежности и соответствия задачам бизнеса наиболее предпочтительными выглядят системы, разворачиваемые в локальной сети предприятия или в ЦОДе с доступом как у технологии 1С:Фреш. Главное преимущество: БД УУ в любой момент можно скачать и перенести, можно сделать собственные формы отчетов, можно сконфигурировать программу полностью под свое предприятие. Это дорого, но это наиболее гибко. И риски по потере или порче данных минимальны.

Подведем итоги. Без управленческого учета любое предприятие — это парусник без руля, грузового помощника и штурмана. Корабль летит по волнам под порывами ветра, а капитан занят реагированием на возникающие здесь и сейчас ситуации, даже не представляя, куда в итоге придет его судно.Управленческий учет позволяет вовремя добавить парусов или убрать лишние, взять попутный груз или выгодных пассажиров. А главное, становятся понятными промежуточные и конечная цели рейса. При этом у штурмана уже готовы карты нового выгодного путешествия.

Управленческий учет в той или иной мере ведут все. Пусть в голове. Но голова хорошо, а бумажка лучше. А еще того лучше правильная база данных с программой и методикой под руководством опытного и прозорливого финдира, знакомого не понаслышке с риск-ориентированным управлением.