15 инструментов для удаленной работы, которые рекомендует БизнесПрофи

Мое агентство БизнесПрофи занимается обеспечением IT-инфраструктуры для компаний. Помогаем оцифровать и автоматизировать процессы продаж маркетинга и управления персоналом, внедряем CRM и интранет. В свете последних событий мы тоже перешли на удаленку. Расскажу о том, какой набор инструментов используем и готовы рекомендовать.

Так сложилось, что основной управленческой системой агентства стала Битрикс24, поэтому многие инструменты — атомарные функции Битрикс24.

В проектном управлении на первом месте задачи. Поэтому мы искали в первую очередь функциональный таск-менеджер. Перепробовали много разных систем и остановились на Битрикс24.

Задачи в Битрикс24 удобно вести в рамках групп и проектов, создавать и использовать шаблоны для повторяемых задач, строить на основе задач отчеты по сотрудникам и отделам, связывать задачи со сделками и клиентами в CRM, автоматизировать задачи с помощью роботов.

Нам важно, что есть коробочная версия, которую можно дорабатывать под индивидуальные бизнес-процессы компании.

Еще одним критерием было удобное подключение к таск-менеджеру программистов. Они работали в системе контроля версий Gitlab. Мы разработали специальный модуль, который интегрирует Gitlab с коробочной версией Битрикс24.

Битрикс24 не идеален, но зато отлично дорабатывается. На базе коробочной версии мы разработали 2 модуля для более удобного контроля рабочих процессов. Первый — модуль расширенных отчетов. Отчет сотрудника о проделанной за день работе формируется автоматически после завершения рабочего дня. Второй — модуль обязательного реагирования. Это кастомизированный вариант стандартного раздела уведомлений Битрикс24. Здесь хранятся все важные уведомления, пока сотрудник на них не среагирует. Оба модуля можно установить в деморежиме и купить на маркетплейсе.

Тут выбор очевиден, поскольку для задач мы выбрали Битрикс24, в который уже была встроена CRM. Все звонки, письма, чаты с клиентами на сайте и в соцсетях сохраняются в CRM. Роботы отправляют клиентам письма, sms и избавляют продавцов от рутины.

Чтобы минимизировать количество интеграций для городских номеров, используем встроенную телефонию Битрикс24. Мобильные номера на Мегафоне. Мегафон легко интегрировать с Битрикс24, поэтому звонки с мобильных номеров также падают в CRM.

Тут структура компании, общение в личных и групповых чатах, возможность публиковать сообщения и видеообращения для всех сотрудников компании.

Выбор пал на Битрикс24, потому что основная работа велась на этой платформе и добавлять лишний интерфейс не хотелось. В одном информационном пространстве работать удобнее.

Мы автоматизировали рутинные процессы в сделках и задачах, в кадровом делопроизводстве и в финансах. Бизнес-процессы встроены в Битрикс24. Не самая простая часть функционала платформы, но если разобраться, возможностей много. С помощью встроенного конструктора бизнес-процессов можно автоматизировать практически любой вид рабочих операций в компании.

Выбрали Roistat, потому что только эта система хорошо интегрируется с коробочной Битрикс24 и в плане функционала возможностей куда больше. В отличие от сквозной аналитики в Битрикс24 в Roistat работает:

• нормальная связка с динамическим коллтрекингом;
• когортный анализ;
• мультиканальная аналитика;
• гибкий конструктор отчетов, который можно подстраивать под свои задачи.

Выбрали Gmail, потому что в комплекте с почтой прилагается набор инструментов, заменяющих пакет Microsoft Office, а также Gmail интегрирована с Битрикс24.

GSuite включает в себя документы, презентации, таблицы, облачное хранилище, календарь и еще ряд инструментов, количество которых зависит от выбранного тарифа. По этой ссылке цены и варианты решений.

Пакет GSuite избавляет от необходимости пользоваться инструментами Microsoft Office. По функционалу инструменты не уступают Microsoft. Во всяком случае, для наших задач хватает.

Главные преимущества GSuite перед Microsoft — привязка всех инструментов к вашему гугл-аккаунту, возможность совместной работы в документе, презентации или таблице, история версий документа, удобная система предоставления доступа и разграничения прав пользователей.

Майндмапами пользуемся для проектирования схем проектов. На Miro перешли недавно, до этого использовали MindMaster. Таких сервисов довольно много, мы в итоге остановились на Miro, потому что здесь приятный интерфейс и можно создавать несколько карт в рамках одного проекта.

Pruffme хорош тем, что в рамках одной платформы можно устраивать вебинары, совместные видеоконференции и хранить все записи в личном кабинете. Этот сервис не идеален, но для видеоконференций внутри компании со штатом до 50 человек вполне годится. В общем, соотношение цена, качество, функционал нам подходит.

В случае с бухгалтерией определяющим фактором была возможность хранения информации в облаке, чтобы бухгалтер мог работать удаленно. На момент выбора 1С fresh на рынке еще не было. Остановились на Контуре. До перехода работали в Мое дело. Перешли в Контур, потому что здесь предусмотрен функционал для работы агентского бизнеса. Вдобавок у Контура есть удобный инструмент для электронного документооборота — Контур Диадок.

Используем Альфа Банк. У Альфы одна из лучших служб для удаленной работы, я могу работать с банком даже находясь за рубежом. Еще один плюс — хорошая связка банка с зарплатным проектом и онлайн-бухгалтерией.

Да, сейчас такие услуги предоставляет не только Альфа, но на момент поиска выбор был скуднее.

Перепробовали очень много сервисов, дважды начинали 1С и отказывались. В проектном бизнесе важно видеть эффективность каждой сделки и сотрудника. Ни один сервис эту задачу не выполнял. Поэтому в итоге построили управленческий учет в основной системе, где работаем с задачами и сделками. Учет построен на базе универсальных списков Битрикс24 в комплексе с разработанным модулем Управление по целям и ключевым результатам OKR.

Важный момент — где хранить данные. Мы используем виртуальные и физические сервера. Виртуальные — Selectel и TimeWeb. Здесь размещаем сайты компании и порталы Битрикс24 — свои и клиентские. Для задач, где не требуется хранение персональных данных, арендуем физический сервер в Германии (Hetzner).

За этот набор инструментов я готов поручиться. Мы работали с ним несколько лет в режиме офиса и сейчас спокойно перешли в удаленный режим.

Напишите в комментариях, какие инструменты вы используете для удаленки.