Кому на удаленке жить хорошо? Интервью с экспертами от логистики

Вместо утренних планерок – видеообращения к коллегам, вместо очных заседаний – онлайн-встречи. Эргономичное место в офисе «переехало» в домашние метры, а лучшими помощниками на время стали digital-технологии. Так выглядят будни представителей практически любого крупного бизнеса в России. Но речь в статье пойдет только об отрасли логистики — тех, кто доставляет товары первой и не очень необходимости в наши магазины. Ну что, поехали?

Глобально в работе логистики в России ничего не изменилось. Но в рамках ситуации на рынке произошло перераспределение долей активности. Если, например, в косметическом ритейле наблюдался спад из-за закрытия торговых центров, то в продуктовом, наоборот, замечен подъем за счет повышенного спроса.

Кроме того, популярность набирают буферные зоны складов для временного хранения больших партий товаров, которые пользуются сейчас небывалым спросом и которых должно быть в достаточном запасе. Плюс сюда же переходит хранение мертвого стока продукции, который нельзя продать в текущее время.

Ирина Алексеева, руководитель проектов FM Logistic: «Если говорить про нашу компанию, она не сократила своей активности, никого не уволила и не отправила в отпуск «без содержания». И дело не только в том, что мы неукоснительно придерживаемся законодательства, а, скорее, в том, что такой потребности нет. Труд всех сотрудников востребован – как офисных подразделений, так и склада».

Формат удаленной работы в FM Logistic практикуется уже несколько лет, используются все прогрессивные методики управления и контроля, плюс коллектив обеспечен необходимым ПО.

Удаленное взаимодействие типично для сотрудников транснациональных корпораций. И это подтверждает опыт DB Schenker. Коллектив международной компании много лет практикует удаленную работу.

Айварс Тауриньш, генеральный директор DB Schenker кластер Россия/Евразия: «Еще за неделю до того, как с обращением выступил президент РФ, вся наша команда уже работала дистанционно. Ситуацию, которая произошла с нами всеми, можно назвать сложной, но не с технической (мы не приостановили логистическую деятельность ни в России, ни в мире), а, скорее, с психологической точки зрения. Есть свои пюсы. Удаленная работа высвободила время, которое раньше сотрудники тратили, например, на дорогу. Его мы активно используем, чтобы заняться проработкой проектов, которые откладывали, переформатировать приоритеты, подтянуть все хвосты и выйти из карантина во всеоружии».

Если крупные игроки рынка были относительно готовы к кризису, то каким его встретил средний и малый бизнес? Retail Transport Agency работает на рынке логистики России 13 лет, и эта экономическая турбулентность для нее уже третья по счету. В портфеле RTA большинство заказов – это перевозка температурных грузов: лекарственных средств и фармацевтики, медицинских изделий, продуктов питания, алкоголя. Во время пандемии компания не просто не остановила работу, а увеличила отгрузки по некоторым группам товаров. Например, по фармацевтике – в два раза по сравнению с мартом 2020 года.

Хаким Ибрагимов, генеральный директор Retail Transport Agency: «Наши водители продолжали работать даже на пике пандемии, их мы обеспечили всем необходимым – масками, дезинфицирующими средствами, плюс провели инструктаж по безопасности.

Думаю, многие со мной согласятся, что на первый план вышли три составляющие: клиент, качество, персонал. Бизнес будет держаться за заказчиков, оказывать им высокий уровень сервиса. Грамотные руководители будут удерживать свой персонал для того, чтобы быть готовыми к дню после кризиса».

Весной 2020 года на плаву остались компании, которые уже не первый год развивают облачные и цифровые технологии, делают ставку на мгновенный обмен информацией, в том числе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО).

Айварс Тауриньш: «Мы всей компанией перешли на платформу GWM (Global Workplace Management), включающую MS Office 365 с использованием Azure Active Directory и One Drive. Это позволило нам организовать совместную работу из любого места. Не важно, где находятся наши сотрудники – дома или в офисе, у них есть весь объем данных, необходимых для работы. Совместный доступ к документам также решает множество проблем – нет необходимости их бесконечно пересылать друг другу и всегда видны актуальные правки».

Цифровизация входит в число стратегических направлений многих логистических компаний. DB Schenker, например, несколько лет использует электронные транспортные накладные от сервиса Synerdocs. Благодаря тому, что из процесса грузоперевозок в свое время удалось исключить бумагу, финансовые обязательства перед клиентами выполняются в срок. Это особенно важно именно сейчас.

Интерес к ЭДО за последние месяцы возрос. Технологией так называемого бесконтактного обмена прониклись даже те компании, которые раньше не придавали ей большого значения. И это подтверждает Хаким Ибрагимов:"

«RTA обменивается электронными документами через сервис Synerdocs с начала 2019 года. Но мы долгое время сталкивались с нежеланием некоторых контрагентов переходить на ЭДО в рамках доставки счетов-фактур, актов, УПД. А буквально в конце марта – начале апреля увидели положительную динамику. Крупные международные компании, которые ранее не переходили на обмен электронными документами, сейчас подписывают с нами дополнительные соглашения о начале работы в ЭДО».

Перевод документооборота по грузоперевозкам в электронный вид – также пройденный этап и для FM Logistic. Также компания делает ставку на развитие облачных сервисов. В 2019 году 3PL-оператор «переехал» в облако для размещения TMS (Transport Management System). Это значительно упростило и ускорило рабочие процессы, исключило дополнительную нагрузку на VPN-канал и позволило работать абсолютно без потерь в качестве и скорости.

На удаленке место определяет человека, а не наоборот. Мы попросили наших спикеров поделиться лайфхаками, как без лишних хлопот создать вокруг себя комфортные рабочие условия. Даже несмотря на то что вокруг тысяча отвлекающих факторов.

Айварс Тауриньш: «Поначалу мы полагали, что такой режим продлится недолго, поэтому некоторые сотрудники не уделяли достаточного внимания эргономике рабочего места, надеясь недельку-другую пересидеть с ноутбуком на коленях. Но позже сотрудникам, конечно, пришлось подумать об обустройстве полноценного рабочего места – как в офисе».

Ирина Алексеева: «При планировании дня я пишу конкретный список задач и рекомендую так поступать даже тем, кто это не практикует. Дома организовать себя сложнее, а отвлекающих факторов намного больше».

Хаким Ибрагимов: «Взаимоотношения с клиентами и внутри команды мы, как и многие, наладили через Skype, WhatsApp, электронную почту. Да, мы не внесли в свою работу ничего нового. Более того, я категорический противник бесконечных многочасовых совещаний – что в онлайне, что в офлайне. Для того чтобы быть в курсе дел, нам достаточно оперативной планерки раз в неделю».

Айварс Тауриньш: «У нас, в DB Schenker, появились утренние встречи в MS Teams. Раньше мы приходили на работу и здоровались друг с другом, обменивались новостями, делились планами и т.д., а теперь мы выходим на online утреннюю связь, чтобы не забыть, что мы команда, и определить планы на день».

Ирина Алексеева: «Единственное, что добавилось, это ежедневные статус-митинги, которые заменяют нам возможность спросить лично о ходе задач в течение рабочего дня. Благодаря современным сервисам home office для FM Logistic это привычный, комфортный, хорошо организованный режим работы, который не вызывает «провалов» в качестве и не требует времени на «адаптацию».

Хаким Ибрагимов: «У меня лично появилась традиция делать зарядку, так как мы меньше стали двигаться. И я стараюсь записывать короткие видеообращения для сотрудников компании, где рассказываю о том, с чем мы сейчас сталкиваемся, какие трудности преодолеваем, какие перспективы у нашей компании. Да и в целом благодаря этим коротким видеосообщениям держу связь с персоналом. Я убедился, что в таких кризисных условиях у сотрудников должна быть непрерывная связь с руководством. Топ-менеджмент и руководители всех уровней должны исключить панику, уныние персонала».