Команда Atsearch спросила HR-ов как будет проходить возвращение в офис? Есть ли уже план или первые шаги? Что изменится в работе? Сохранят ли компании возможность удаленной работы? В каких масштабах?
В проекте приняли участие:
Мария Шевченко, Заместитель генерального директора группы QIWI
Лия Королева, Директор по развитию персонала и внутренним коммуникациям Mail.ru Group
Марат Исмагулов, Руководитель департамента по управлению человеческим капиталом Альфа-Банка
Елена Цуканова, Вице-президент по персоналу компании Азбука Вкуса
Полина Серебрякова, Руководитель департамента по работе с персоналом Citi в России, Украине и Казахстане
Анна Воликова, Начальник отдела по подбору и адаптации персонала Штаб-квартиры АО «АльфаСтрахование»
Пресс-служба Х5 Retail Group
Мы внимательно наблюдаем за ситуацией в части требований к организации рабочих мест, офисного пространства. В нашем офисе, где сейчас находится менее 5% сотрудников, еженедельно проводится дезинфекция, на каждом этаже установлены антисептики, сделана специальная разметка и на входе можно взять маски и бесконтактно измерить температуру. Помимо этого, мы проводим регулярную чистку вентиляционных систем.
Мы отдаем себе отчет, что выдержать социальную дистанцию при единовременном нахождении в офисе всех сотрудников будет сложно.
Но есть факторы, которые помогут нам при выходе из карантина:
- Наш офис всегда работал в режиме 24/7, и не было жесткого и фиксированного начала и окончания рабочего дня. А это значит, что мы сможем распределять людей по времени прихода на работу.
- Мы давно практикуем удаленку. Сейчас это позволяет нам удерживать команды в таком режиме без потери эффективности до стабилизации эпидемиологической обстановки в стране.
- По данным последнего опроса, более 60% наших сотрудников хотели бы остаться на удаленке на постоянной основе и ограничиться 3 днями работы в офисе. Однако решение, как будет устроена работа в будущем, мы еще не приняли. Тут нужен системный подход, чтобы решение в итоге устроило всех.
При подготовке плана выхода компании после карантина мы будем руководствоваться заботой о здоровье сотрудников. Мы сохраним в пакете ДМС возможность диагностики на коронавирус и получение консультаций профессиональных психологов.
Сотрудники Mail.ru Group перешли на удаленку одними из первых и вернутся в офис не раньше 1 сентября. Мы приняли такое решение, потому что здоровье и безопасность людей — наш приоритет. Незачем рисковать: мы эффективно решаем все рабочие вопросы дистанционно. За эти недели сотрудники Mail.ru Group уже придумали и реализовали более 100 проектов помощи людям и бизнесу. Внутренние опросы показывают, что мы все делаем правильно: большая часть коллег говорит, что эффективность работы преимущественно осталась прежней или повысилась. При желании сотрудники могут работать с дачи, из родного города или отеля на природе — главное, чтобы там был стабильный интернет и человек был на связи с командой в рабочие часы.
Мы постарались сделать так, чтобы переход на работу из дома был безболезненным, а работать было максимально комфортно. Период самоизоляции – это не просто дистанционка, а принципиально новые условия. Нужно параллельно решать бытовые и семейные вопросы, при этом человек постоянно находится дома. От многих традиционных способов переключиться из рабочего режима в режим отдыха пришлось отказаться: рестораны, прогулки в парке, встречи с друзьями. Плюс многим не хватает неформального общения с командой — из-за этого сложнее чувствовать поддержку от коллег и руководителя.
Чтобы сотрудникам было легче адаптироваться к новой реальности и восполнить недостаток общения, мы перевели в онлайн не только рабочие активности, но и всю привычную коллегам социальную офисную жизнь. Вместе готовим и занимаемся спортом по видеосвязи, устраиваем групповые обсуждения фильмов с Антоном Долиным и даже организуем досуг для детей сотрудников. Офисный психолог тоже принимает удаленно, мы также подключили бесплатный доступ к сторонним сервисам психологических консультаций. И конечно, для наших сотрудников доступны и наши бизнес-сервисы – например, промокоды Delivery Club.
В Альфа-Банке запланировано две фазы по перестраиванию работы.
Первая фаза продлится до конца года. На основе анализа данных, которые мы собираем из всех наших систем и пульс-опросов, мы видим, что проекты на удалёнке идут даже быстрее, чем мы ожидали, мы не потеряли в эффективности. При этом мы осознаем, что опасность пандемии еще не миновала и мы заботимся о здоровье наших людей. Поэтому мы приняли решение, что до конца года не будем административно возвращать наших сотрудников в офис. При желании и по необходимости люди смогут работать в офисе при соблюдении гайдлайнов по безопасности или выбирать смешанный формат работы, но заставлять не будем. Мы доверяем нашим людям. Поэтому решение за руководителями команд и здравым смыслом.
Вторая фаза - долгосрочная. Мы понимаем, что мир изменился и хотим взвешенно подойти к вопросу, как мы будем работать в перспективе 3 - 5 лет с учетом приобретенного навыка удаленной работы на масштабе 10000 человек. К сентябрю мы проработаем win - win подход и для сотрудников, и для компании как работодателя, который будет касаться всех аспектов: как будет организована удаленная работа на постоянной основе отдельных сотрудников и команд, как будет выстроено взаимодействие, как это отразится на офисных площадях, на обеспечении дополнительной инфраструктуры и т.д.
Пока сохраняется режим самоизоляции, большинство офисных сотрудников продолжают работать удаленно. По мере смягчения ограничений мы начнем выводить людей в офис, но будем делать это постепенно, чтобы обеспечить соблюдение всех мер безопасности, в том числе поддерживать необходимую дистанцию в офисном пространстве. За время удаленной работы почти все процессы и мероприятия, которые раньше требовали личных встреч, быстро и успешно перешли в онлайн - собеседования, обучение сотрудников, тренинги и конференции, брейнштормы и совещания. Сейчас нет сомнений, что многие программы и подходы показали свою эффективность, поэтому мы будем и дальше применять технологии, которые сочетают в себе онлайн и оффлайн форматы организации работы. У нас появился внутренний сервис по обеспечению сотрудников всей необходимой помощью для работы в удаленном режиме, поэтому предполагаем, что в компании значительно вырастет доля сотрудников, которые работают, находясь не в офисе.
Здоровье и безопасность наших коллег и их семей, а также клиентов и сообществ, которые мы обслуживаем, имеют первостепенное значение. Мы продолжаем принимать активные меры по обеспечению их благополучия, сохраняя при этом непрерывность бизнес-процессов и процесса обслуживания наших клиентов.
В настоящее время более 85% сотрудников банка в России работают удаленно. Из офиса в режиме разделения операций работает минимальное количество критически важного персонала. Для них компания реализует ряд мер, направленных на защиту здоровья: например, обеспечивает средствами индивидуальной защиты, компенсирует расходы на такси.
Выход из режима удаленной работы Citi в России будет постепенным, состоящим из нескольких этапов, с соблюдением всех рекомендаций и требований государственных органов.
Техническая оснащенность и эффективность использования удаленной работы практически всеми подразделениями банка дают возможность расширить доступ к талантам, в том числе рассматривать кандидатов из других городов без необходимости переезда, а также интенсивнее использовать преимущества глобальной организации, например, принимать участие в международных проектах, не выходя из дома.
Бесконтактный подбор персонала в «АльфаСтрахование» и после карантина.
Период пандемии стал хорошим тестом для всех процессов Компании, включая функцию подбора. Благодаря высокому уровню автоматизации функции, группа ИТ – подбора одна из первых в Компании перешла на полностью удаленную работу. До периода карантина в основном мы отдавили предпочтение проведению очных интервью в офисе и не были готовы переходить полностью на skype – формат. Карантин избавил нас и нанимающих менеджеров/ команд от этих многолетних страхов за пару дней. При этом потребность в ИТ – специалистах в период пандемии по-прежнему остается приоритетным направлением подбора в «АльфаСтрахование».
В найме «на удаленке» мы выделили следующие лайфхаки, от которых не планируем отказываться и после карантина:
- В работе рекрутеров мы перешли от еженедельного к ежедневному планированию количества резюме и интервью по каждой вакансии. Наши средние показатели 10 – 15 CVs и 2 – 4 интервью на человека в день. Онлайн встречи группы ИТ – подбора длятся 20 минут в начале и по завершению рабочего дня.
- Проведение skype – интервью не только удобно с точки зрения организации логистики, но и сильно экономит время полезного общения кандидата и Компании. Средняя продолжительность встреч сократилась с 1 часа до 30 – 40 минут.
- Мы практически отказались от публикации вакансий на работных сайтах. Это не только мотивирует рекрутеров активно искать прямым поиском, но и с подвигло нас за 3 недели запустить собственный карьерный сайт, что позволяет экономить бюджет рекрутинга без потери скорости и качества найма.
Наиболее сложным «на удаленке» оказался не поиск и найм нового сотрудника, а процесс онбординга. Мы внесли ряд изменений от стандартного процесса как, например, обязательное выделение наставника за новичком в команде, участили опросы удовлетворенности, запустили онлайн встречи новых сотрудников с ИТ - Директором, где каждый может задать интересующий его вопрос. Нам было важно сформировать четкое понимание у нового сотрудника, что даже находясь дома и никогда не видя вживую команду, к которой он присоседился, наш новый коллега не одинок и точно знает кому можно «постучать» в skype, в какую группу в slack написать возникший вопрос или дистанционно попить кофе со своим buddy.
Говорить о том, что будет после карантина, сейчас преждевременно, мы будем ориентироваться по ситуации и использовать корпоративный ДНК - agile – оставаться гибкими и подходить осознанно к своим решениям.
Х5 Retail Group была в числе первых среди крупнейших компаний, кто начал перевод на удаленный режим сотрудников столичных офисов. К 27 марта 97% персонала московских офисов уже работали на «удаленке». Данная колоссальная работа не имеет аналогов на рынке российского ритейла. Это, в том числе, результат цифровой трансформации, которую мы начали еще в конце 2018 года. В регионах РФ переход на удалёнку начался немного позже и сейчас суммарно от 40% до 80% сотрудников в регионах работают в удаленном режиме.
Удалённая работа станет частью новых стандартов деятельности Х5 в отношении как текущих, так и будущих сотрудников, мы планируем даже после нормализации ситуации перевести на такой формат не менее 30% персонала.
«Пилот», который сейчас проходит во всем мире, по работе на удаленке, коренным образом изменит модель управления бизнесом. Для людей это станет привычным. И уже сегодня мы в Х5 анализируем, какое количество людей может остаться работать на удаленке для того, чтобы после кризиса возможно было оптимизировать использование офисного пространства.