Мои правила эффективного использования e-mail в бизнесе

В статье делюсь правилами в отношении электронной почты, которые много лет помогают работать эффективно работать всей моей команде.

Во всей сети компаний Visotsky Consulting инструменты «Google для бизнеса» используются уже много лет. Cначала они были вообще бесплатными, потом появились ограничения, сейчас мы используем платные инструменты. Так как наши филиалы расположены в разных часовых поясах, мы вообще не смогли бы действовать эффективно без них. Естественно, со временем была сформирована определенная политика использования инструментов, в том числе и электронной почты.

• Если сотрудник открыл сообщение из «входящих», он обязан сразу ответить на сообщение. Если не может ответить сразу, помещает его в специальное созданную папку «в работе». Таким образом во «входящих» находятся только сообщения, которые еще не были прочитаны, а «в работе» содержит те, что требуют дополнительных действий: сбора данных, выполнения каких-то действий. Это позволяет сотруднику видеть в этой папке все незаконченные дела, полученные по электронной почте.
• В теме электронного письма должно быть точно указано от какой должности к какой должности направляется сообщение, может быть отметка о срочности и собственно сама тема. Это необходимо по той причине, что один сотрудник может выполнять работу разных должностей и должна быть возможность легко понять, к какой должности адресовано письмо. Например, я являюсь владельцем компании и лектором, это — два совершенно разных набора обязанностей. Пример темы электронного письма: «ИДУК Владельцу о плане по конференции». ИДУК — это исполнительный директор управляющей компании, он пишет мне как владельцу сообщение на тему конференции.
• В одном письме только одна тема. Это позволяет легче обрабатывать сообщения, отвечать на них, позволяет избежать частичных ответов и путаницы.
• В самом письме должно быть явно указано, что ожидается от получателя. Например, если мне присылают какой-то документ, то обязательно должны указать что-то конкретное: необходимо одобрение, прошу высказать ваше мнение, примите к сведению или еще что-то.
• Запрещается ставить кого-либо в копию. Исключение — оповещение нескольких сотрудников о мероприятии. Вместо того, чтобы ставить в копию, необходимо просто отправить одному получателю, затем открыть отправленное письмо и добавить точные данные о том, что именно он должен с этим письмом сделать и конечно изменить тему письма, указав должность получателя и тему.
• Не рекомендуется сообщать то, что не относится к обязанностям получателя. Просто чтобы не отвлекать от работы ненужной информацией. Исключение составляют стандартные внутренние рассылки типа «хорошие новости недели», которые производит отдел внутреннего пиара.