Идеи влияния офисных пространств на рабочий процесс и коммуникацию сотрудников все популярнее, но компании при создании новых офисов по-прежнему преимущественно ориентируются на шаблоны создания openspace, agile-офиса или смешанного формата. В действительности же то, что подходит одному отделу в компании, не всегда подходит для другого. Как же создать комфортный и эффективный для работы офис — рассказывает Руслан Кубрава, генеральный директор KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT ™.
Продуктивность прежде всего
Для создания эффективного рабочего пространства требуется не только грамотный проект и ответственный генеральный подрядчик. Основой всех работ является задание на проектирование. Оно может быть создано либо по шаблону и стать аналогом средней температуры по больнице. При профессиональном подходе техзадание должно формулироваться по результатам аналитического исследования бизнес-процессов и логистических потоков компании и разработки индивидуальной концепции организации офиса.
О влиянии эргономики в офисе на качество работы и комфорт сотрудников впервые заговорили в 1980-е годы. И только в 2008 году мебельная компания Herman Miller разработала и внедрила инструмент - Living office, помогающий выявить потребности компаний в типах пространств для организации работы. В основе, безусловно, стояла задача продажи собственных линеек мебели. Инструмент помогает выявить сценарии определенных видов работы и коммуникаций. Аналогичный подход разработала мебельная компания Steelсase. Анализируя данные методики, мы пришли к выводу, что предлагаемые решения не охватывают все активности, происходящие в офисе и, как следствие, в них отсутствуют важные типы пространств.
Исследование Great Place to Work показало, что более 50% сотрудников в мире недовольны условиями труда. В идеальном мире офис — место, вдохновляющее на работу, дающее сотруднику удобное рабочее место, возможности для беспрепятственной коммуникации с коллегами. Гибкий подход, изменивший тенденции в создании офисов не универсален — пространства и решения, подходящие одним структурным подразделениям отделу, не всегда удобны и эффективны для других, и это нужно учитывать. Вот тут-то и необходима workspace strategy.
Верные решения не очевидны
Работая над организацией офисных пространств и эффективностью рабочих процессов, мы разработали собственную методологию для проведения аналитических исследований, сделав акцент на коммуникации, бизнес-процессах, внутренних и внешних логистических потоках, дополнив ее поведенческим анализом. Только так можно создать подходящие типы организации пространств, которые подойдут для глобальных задач и целей компании.
Заказывая офис у архитектора, клиент заполняет чек-лист с пожеланиями и требованиями, которые хочет видеть в новом рабочем пространстве. Часто они далеки от решений, которые сделают офис эффективным. Заказчик оперирует своим видением ситуации, как правило, не подкрепленным аналитикой. Консультант, разрабатывающий стратегию, имеет большой опыт, видит, как работают те или иные решения, и что неэффективно. В основе workspace strategy — анализ не только работы отделов, структур и сотрудников компании, но и тех задач, которые они решают в процессе коммуникации. Когда исследованы множество компонентов, найденное оптимальное решение может отличаться от первоначального запроса пользователя.
Например, когда мы работали с крупной девелоперской компанией, нам поступили запросы от отделов проектирования и технического заказчика на установку в подразделениях двухметровых рабочих станций, чтобы было удобно работать с крупноформатными чертежами. Исследование показало, что отделы находятся в постоянном тесном контакте, и для таких коммуникаций логично разместить их по соседству разделив большими барными столами для работы с чертежами. А для рабочих столов хватило ширины 1,4 метра, что значительно сэкономило пространство.
Еще один похожий пример — работа над стратегией крупной международной компании, где было подразделение, позиционирующее себя провайдером гибридного подхода. Запрос клиента включал максимальный отказ от индивидуальных рабочих мест — предполагалось, что большинство сотрудников будут трудиться дистанционно, а в офисе останется только зона для коммуникаций. По результатам исследования оказалось, что 60% сотрудников технически не могут работать вне офиса.
Все дело в анализе
Создание workspace strategy включает в себя не только сбор информации и ее интерпретацию в части организации работы структурных подразделений, но также и смысловой анализ результатов их деятельности. Продолжительность исследования составляет около 2 месяцев, по результатам чего заказчик получает детальный отчет с аналитическими данными и обоснованными решениями для создания эффективного рабочего пространства с примерами и конкретными предложениями. В дальнейшем материалы отчета должны быть интегрированы в задание на архитектурное и инженерное проектирование офиса.
Часто компании зовут консультанта, когда уже выбрали площадь для будущего офиса, и это не всегда рационально. Например, работая с одной крупной компанией, которая выбирала новый офис, мы определили, что оптимальное помещение почти на 10% меньше, чем предполагалось арендовать. Анализ позволил сократить затраты на аренду. Полезны инженерно-технический расчет потребностей в энергоресурсах и аудит помещений будущего офиса и для того, чтобы понимать, сколько света, тепла и воздуха нужно для максимальной производительности конкретного числа сотрудников и достаточно ли соответствующих мощностей в рассматриваемом помещении. Такую работу можно и нужно проводить заранее — она не зависит от будущей локации, но значительно экономит время и деньги при выборе офиса.
Профессиональный подход
Некоторые компании решают провести исследования самостоятельно: проводят опросы, собирают данные, а потом не знают, что с ними делать, как их интерпретировать и снова обращаются за помощью. Однако, консультанты по разработке стратегии организации рабочего пространства в таких случаях вряд ли смогут сделать корректные выводы – интерпретация опросов заведомо ограничена - неизвестно, какие были бы ответы респондентов при альтернативной постановке вопросов. Workspace strategy должны разрабатывать опытные консультанты, так как работа требует симбиоза методологии и практики, экспертизы в области организационного и проектного менеджмента, знаний в области HR и психологии. Это периодическая одноразовая работа, и в большинстве случаев нерационально иметь внутреннего специалиста с такими компетенциями. А вот разработать и внедрить внутренние регламенты, собирать обратную связь, следить за изменениями, и, при необходимости, адаптировать подход, целесообразно внутри самой компании.
Workspace strategy — техническое задание, как можно организовать рабочее пространство. Что из этого будет реализовано — вопрос правильной приоритизации, с которой мы можем помочь. Используя данные из стратегии, заказчик инвестирует деньги в эффективность помещений, рабочих процессов и бизнеса.
Остались вопросы? Смотрите видео!