Выйдет дороже: как правильно экономить на интерьере и оснащении офиса

Любой кризис подталкивает бизнес к оптимизации расходов. Александр Алейников, коммерческий директор компании Pridex, рассказывает о том, как правильно экономить на офисном интерьере и оборудовании, чтобы не платить дважды и не потерять в качестве.

Офисное пространство до начала зонирования и отделки — это, как правило, просто прямоугольник или квадрат. В нем есть ядро с холлом и лифтом, а остальную площадь компания может организовать по своему усмотрению.

Все ещё популярный, хотя и устаревший подход к организации пространства — разместить на всей доступной площади бесконечные «грядки» из рабочих мест. Иногда — с большим количеством перегородок. Получается, что какие бы задачи ни стояли перед сотрудниками, выполнять их придется в одинаковых условиях.

Современная организация офисного пространства предполагает умное функциональное зонирование под разные задачи. Это один из тех моментов, на которые стоит потратиться даже при ограниченном бюджете.

Как это выглядит на практике

По моему опыту, в офисе обязательно должны быть:

• тихая зона — для спокойной работы без посторонних раздражителей;
• зона командной работы;
• зона индивидуальной работы;
• презентационная зона;
• переговорные разного формата и размера;
• коллаб-зона — например, бизнес-гостиная;
• пространство для неформальной коммуникации, где можно пообщаться и выпить кофе.

После переезда сотрудников в гибкое функциональное пространство наши внутренние опросы показали, что такое зонирование работает лучше классической офисной планировки. Среди сотрудников выросли показатели результативности, инициативности, вовлеченности. Они стали больше общаться с коллегами и в целом чувствовать себя комфортнее.

На чем здесь сэкономить

Планируя пространство, можно отказаться от избыточных зон отдыха — с гамаками, пуфиками и массажными креслами.

Несколько лет назад они считались почти обязательным элементом продвинутого офиса. Но со временем работодатели поняли, что для эффективной работы команд такие решения не играют первостепенной роли. Удобный стенд для презентаций намного важнее спальной зоны с гамаками.

Сотрудники находятся в офисах по много часов подряд. Поэтому первое, о чем надо позаботиться при отделке, — безопасность материалов. Дешевые материалы могут быть токсичными и наносить вред здоровью — например, из-за содержания фенолов.

Кроме того, они чаще требуют замены и дополнительных расходов на эксплуатацию. По нашей оценке, переплата при использовании дешевых материалов для отделки может составлять до 30% от стоимости заказа.

Как это выглядит на практике

Дешевое напольное покрытие стоит около 15 евро за квадратный метр. Но уже через один-два года оно начинает выцветать, на нем появляются пятна и полоски, часть ворса отходит, становятся заметны стыки. С покрытиями по 25-30 евро такого не происходит — они хорошо служат по несколько лет.

Во время кризиса 2014 года, пытаясь сэкономить, мы пробовали дешевые ковровые покрытия по 14-15 евро за «квадрат». А поскольку у нас предусмотрено постгарантийное обслуживание в течение двух лет, то на следующий год нам пришлось проводить в офисе заказчика дополнительные работы — убирать мебель, перестилать часть ковров, переделывать стыки. Все это обошлось еще примерно в 10 евро за кв. м.

На чем здесь сэкономить

На расходниках для черновой отделки, таких как грунтовка, шпатлевка, стяжка или фальшполы. На рынке есть хорошие качественные материалы, в том числе российского производства, по оптимальной цене. Это никак не влияет на ход работ и конечный результат.

Инженерные системы — например, оборудование для кондиционирования и вентиляции или насосы — должны быть в первую очередь надежными. Различные сбои и поломки напрямую влияют на комфорт сотрудников и могут нанести ущерб интерьеру и офисной инфраструктуре. А менять и ремонтировать такие системы — долго и дорого.

С одной стороны, сейчас на рынке инженерного оборудования — огромный выбор. Один и тот же элемент могут выпускать 50 разных брендов. С другой, российские и китайские производители пока не научились делать хорошо все необходимые элементы. Поэтому, например, насосные системы и запорную арматуру опытные подрядчики берут только европейского производства.

Как это выглядит на практике

Инженерное оборудование сегмента “эконом” может выходить из строя через два-три года. Позиции из средней ценовой категории прослужат три-шесть лет. А самые качественные и дорогие образцы могут проработать без нареканий до 10 и более лет.

При выборе критичного оборудования, включая трубы и запорные элементы, лучше ориентироваться на известные бренды из верхнего ценового сегмента. Если один маленький кран, зашитый в стене, вдруг лопнет, то водой может залить несколько этажей. Компания потеряет миллионы рублей, вложенных в отделку.

На чем здесь сэкономить

Экспериментировать и экономить можно там, где поломки и сбои не нанесут вреда инфраструктуре и интерьеру. Например, в системах освещения: даже если светильник окажется некачественным, заменить его будет нетрудно.

В IT-оснащении офисов используют много отечественного ПО, но «железо» чаще всего — зарубежное. Пытаясь сэкономить на нем, некоторые компании устанавливают бытовую технику вместо профессиональной.

Как это выглядит на практике

Бытовой телевизор стоит на 30-40% дешевле профессиональной ТВ-панели. Но он не рассчитан на непрерывное использование, которое требуется в офисе.

Так, профессиональная панель может работать до 10 лет в режиме 24/7 или как минимум 16/8. Если взять для тех же целей бытовой телевизор, он прослужит максимум два-три года. А когда вы придете в центр техобслуживания с действующей гарантией, вам скажут, что техника выработала свой ресурс.

Это касается практически любого офисного «железа» — мультимедиа, элементов автоматизации управления, коммутаторов, серверного оборудования.

На чем здесь сэкономить

При выборе техники можно отказаться от топовых брендов. Тем более, что некоторые из них теперь недоступны в России - например, офисная техника от Cisco, которая считается одной из самых дорогих. Вместо нее можно выбрать более приемлемые по цене бренды, такие как Huawei или Lenovo.

Когда офис из пустой коробки превратился в функциональное и хорошо оборудованное пространство, нужно обеспечить его жизнедеятельность. Это можно сделать как самостоятельно, так и с помощью единого оператора.

В условиях ограниченного бюджета компании интуитивно стремятся сделать все своими силами: на первый взгляд кажется, что это дешевле. Но в действительности здесь кроется довольно большой объем работы. Нужно выбрать подрядчиков, с каждым из них заключить отдельный договор и вести документацию, а если качество услуг не устроит — срочно искать нового. Все это — время и деньги для компании-арендатора.

Как это выглядит на практике

Для многих услуг ценообразование зависит от площади. Например, услуги клининга для офисов 10 000 кв. м. и 1 000 кв. м. могут отличаться по стоимости на 20-30% в расчете на «квадрат». То есть для оператора, который заключает договора сразу на большой объем, клининг обходится дешевле.

У таких компаний, как правило, отлажены функции по отбору исполнителей и заключению договоров, а в их базах собраны десятки подрядчиков под разные потребности и бюджеты. Арендатор просто получает услугу в режиме «одного окна».

Тут можно провести аналогию с сервисами доставки еды из ресторанов. Конечно, необязательно пользоваться агрегаторами вроде «Яндекс.Еды» — можно самостоятельно позвонить в заведение, выбрать и заказать нужное блюдо.

Но сам по себе процесс заказа может быть не очень удобным: вместо двух кликов в приложении надо дозваниваться и беседовать с сотрудником ресторана. И повезет, если он сразу подойдет к телефону и будет в настроении принять заказ. Более того, доставка блюда из отдельного заведения во многих случаях окажется дольше и дороже.

На чем здесь сэкономить

На сопроводительных процессах — организации тендеров, заключении договоров, работе юристов, бухгалтеров и административной службы. Если самостоятельное получение услуги требует участия нескольких департаментов — скорее всего, выгоднее привлечь оператора, который предоставит всё в режиме «одного окна».