Цифровой офис: зачем это нужно арендатору?

Как сделать так, чтобы арендатор не заботился ни о чем, кроме основного бизнеса и какие есть варианты на рынке?

Современный офис – это многофункциональная территория, где работают десятки и даже сотни человек. Ежедневно возникает огромное количество вопросов и проблем, которые требуют решения. Чем меньше времени и усилий тратят на это арендаторы, тем более конкурентоспособным становится офис. И первым шагом на этом пути становится автоматизация процессов управления объектом.

Во время пандемии люди стали жить и работать по-новому: удаленная работа, гибкие графики, социальная дистанция. Все это не могло не сказаться на организации работы офисных пространств. Сейчас даже сами рабочие места выглядят по-другому.

«Мы наблюдаем четкий тренд на трансформацию офисов — становится меньше классических рабочих мест, больше гибких пространств, шеринг-деск (не закрепленных за сотрудником рабочих мест) и лаунж-зон. Теперь рабочим местом может быть большой стол в зоне коллабораций, мягкое кресло или диван в библиотеке. Поскольку приходится постоянно проводить видео-встречи, нужны специальные переговорные комнаты, чтобы не беспокоить коллег. Таких изменений сейчас много», — рассказывает Наталья Никитина, руководитель департамента офисной недвижимости CMWP.

При этом сотрудники офисов по-прежнему ежедневно сталкиваются с массой бытовых проблем – от пролитого кофе и сломавшейся ручки на двери до заказа гостевых пропусков. В компании Wave Service подсчитали, что в бизнес-центре площадью 5 тыс. кв. м ежегодно:

• арендаторы 30 раз жалуются на работу кондиционера
• 805 неприятностей случается на кухнях
• 91 раз что-то ломается в кабинетах
• в уборных 52 раза кому-то не хватит расходников
• в зонах отдыха все стараются отдохнуть, и, как правило, эти помещения особых хлопот не доставляют — всего 120 раз за год там что-то произойдёт: сломается, закончится или разольётся
• а ещё 11059 раз в бизнес-центр закажут гостевой пропуск.

И это только бытовые вопросы. В ручном режиме обработать все заявки и отследить их выполнение невозможно. Очень сложно проанализировать эффективность работы управляющих компаний. Получается, от своевременной качественной автоматизации зависит эффективность работы и комфорт арендаторов, и, как следствие, конкурентоспособность и развитие офисных центров.

Одна из главных задач, которые стоят сегодня перед современными офисами, — это цифровизация рабочего места. Все инструменты для работы с почтой, сообщениями, документами, видеоконференциями должны быть собраны в одном удобном простом интерфейсе. Если пользователь выбирает современную платформу, он получает одну систему вместо десяти.

По словам Людмилы Гонтарь, заместителя начальника отдела по инновационным проектам РГАИС, GR-руководителя проектов digital ФРЦ, эксперта ICANN, IWA и национальных экспертных рабочих групп (ГД России, Сколково), существует немало эффективных международных кейсов внедрения цифровых технологий. Этот процесс становится все более простым благодаря использованию Low- и No-code. Существуют готовые платформы, например, Standart Chartered Bank (S2B платформа), к которой можно подключиться и практически сразу начать работать. Еще один пример — NLP-платформа JP Morgan.

В авангарде цифровизации находятся гибкие офисы. Особенность их в том, что арендатор получает собственные помещения внутри пространства с общей инфраструктурой.
«Их преимущества над классическим офисом – возможность быстро заключить и расторгнуть договор аренды, отсутствие капитальных затрат и аутсорсинг поддерживающих функций» — рассказывает Татьяна Шараева, руководитель бизнес-направления гибких офисных решений CBRE.
При необходимости арендатор гибкого офиса всегда может быстро увеличить или сократить занимаемое пространство.

Гибкий подход к потребностям арендатора делает операторов таких сетей наиболее чуткими к изменениям на рынке цифровых офисных услуг. Так, в 2019 году сеть гибких офисов Space 1 вывела на рынок новый продукт для средних и крупных компаний «офис как сервис». Оператор предложил офисы, адаптированные под задачи клиентов, с полным сервисным обслуживанием (мелкий ремонт, клининг, интернет, оплата коммунальных услуг, кофе и т. д.). Все это включено в ежемесячную плату.
По сути, у арендатора есть один счет и «одно окно», через которое он может получить все услуги. Для сотрудников и подрядчиков в Space 1 разработали двухуровневую digital платформу для взаимодействия по вопросам обслуживания офиса. Для клиентов предусмотрено приложение-пропуск, которое в первую очередь решает вопрос доступа в офис, но также дает возможность общаться с сотрудниками Space 1 по возникающим вопросам. Работоспособность приложения поддерживается системой Okdesk. Это российское help desk решением, которым сегодня ежедневно пользуются более 800 компаний из России и СНГ. К его несомненным плюсам относится мобильное приложение для исполнителя и заявителя, интеграция с Telegram, возможность оплаты по счёту от юридического лица, широкие возможности для построения отчётности и профессионализм технической поддержки сервиса.

Переход на лидирующую систему автоматизации процессов сервиса Okdesk с ранее используемой системы Zendesk позволил Space 1 не только успешно заменить зарубежное решение на полностью российское, но и получить ряд функциональных преимуществ. Система позволяет планировать проведение регулярных, регламентных и технических работ для исключения возникновения каких-либо жалоб и неисправностей со стороны арендаторов, а также исключает ошибки в проведении работ за счет встроенного модуля “Чек-листы” (позволяет задать шаблон необходимых для выполнения заявки действий, включая прикрепления фото, внесения данных и т. д.). Благодаря внедрению Okdesk уровень потребительской лояльности (NPS) Space 1 за 2022 год составил 56% (средний показатель по рынку – 52%).

Современное рабочее пространство – это сложный комплексный проект, в котором должны быть увязаны не только архитектура, дизайн, но и информационные технологии, инженерные системы, системы безопасности и эргономика. Автоматизация процессов управления офиса позволяет создать проект, в равной степени удобный для арендатора и управляющей компании. А это значит, что за ней – будущее современных офисов. Каким бы оно ни было.