ИИ & Excel vs монотонный ад офисной работы. «Да что там делать, три кнопки нажать» — стало реальностью

Сами работаете в Excel, ваши сотрудники работают в Excel? В этой статье наглядные кейсы как табличку, которую вы делаете три часа, сделать за две минуты и заняться чем-нибудь более полезным с помощью Excel Labs.

Ах, Эксельчик, ах, милые таблички, эти бесконечные ячейки для заполнения циферок и буковок. Годы работы, нескончаемые ряды и колонки, которые вечно ждут заполнения, а потом проверки, коррекции и снова заполнения. Скрепыш. Недоверие и перепроверка с калькулятором. Первые формулы, волшебство ВПР и Сводных таблиц. Макросы.

Таблички — это наш внешний мозг. Они хранят информацию, которую мы не в силах удержать в оперативной памяти нашей головы, и помогают нам принимать взвешенные решения на основе этой информации. Но вот беда: этот внешний мозг требует непрерывного внимания и ухода.

Интеграция ИИ в программы для работы с таблицами — тема, которую часто обходят стороной. Когда нам рассказывают про ИИ для бизнеса, то все пишут текстики, либо рисуют картиночки и иногда записывают совещания и транскрибируют аудио. Но забывают о маленьких повседневных проблемах, с которыми сталкиваются миллионы офисных работников ежедневно.

Вот, например, ты закупщик. Пришел тебе прайс-лист от французского поставщика товаров для дома из 1000 строчек. И тебе его надо быстро перевести.

А вдруг ты координатор мерчендайзеров. Их 50 человек. Они у тебя покатались по разным ТРЦ, написали в мессенджер отчет в каких магазинах там были. И тебе надо всё раскидать по таблице и загрузить в CRM.

Ну или твоему ребенку в школе дали задание составить составить отчет о том какое самое популярное имя было у вокалистов 50 лучших американских групп. Почему-то это важно.

Каждая из этих задач может занять от часа до дней и высосать всю энергию. Формулами и макросами она не автоматизируется. Да и нету у тебя квалификации, чтобы сделать макрос. Ты из экселя только формулу СУММ() знаешь.

Есть довольно много способов работы с Excel, используя ИИ. Самое простое и известное — попросить ChatGPT придумать формулу или написать маркос под существующую задачу. В последней версии ChatGPT4 появилась возможно загружать файлы Excel прям в интерфейсе чата и просить чат работать с этим файлом. Обрабатывать данные, добавлять новые строки или столбцы. Да и вообще может создавать файлы с нуля, основываясь на ваших текстовых промптах. Таблицы для всех трёх кейсов я именно так и создал.

Сегодня же мы говорим про Excel Labs, плагин от Микрософт. Есть и другие плагины для Экселя(надоело переключать раскладку, буду так писать, сорян). Есть очень прикольные плагины. И почти все они с очень маленьким количеством отзывов. Люди не знают своего счастья!

А мы рассмотрим родной микрософтовский плагин.

Вот ссылки с описанием и откуда брать. Чтобы всё заработало, надо в интерфейсе плагина ввести ключ от API ChatGPT OpenAi.

Теперь к кейсам!

Итак, заказал ты партию товаров для дома из Франции. Такой ты экстравагантный предприниматель. Сидишь, занимаешься своими делами, забыл даже. И тут звонок! Брокер! Машина стоит на посту, надо срочно перевести спецификацию для таможни, подаваться уже пора!
А у тебя 1000 позиций в инвойсе.

И вот ты либо сам, если компания у тебя небольшая, либо сотруднику говоришь — надо для таможни срочно сделать.

Что делать!? Паника! 1000 строк!

Ну ладно, шучу. Как раз с переводом то проблем нет. Куча сервисов, куда закинул файл и на выходе нормальный перевод получил. Другие кейсы поинтереснее будут и не решаются стандартными инструментами из эпохи до ИИ.

Но, если поставщик, к примеру, не вынес материал в отдельный столбец, а просто указал материал в описании. И как онлайн-переводчик вытащит материалы из описания? То-то же. Сидеть и ручками выписывать. Напомню, мы всё-таки говорим про людей, у которых Эксель ограничивается СУММ() и ускорить работу с помощью поиска по фильтрам они не смогут.

Но стоит нам активировать наш плагин и написать формулу вида: =LABS.generativeai(«Переведи на русский. Товары для дома. Только перевод.» & A2)

И протянуть её по всем столбцам, как мы получаем быстрый перевод всего, что переводится в лоб!
Вот так это выглядит в работе в самом начале:

А спустя минуту становится вот таким для всего файла:

А что делать с описанием и как вытащить материал?

=LABS.generativeai(«Extract the material. Name the material. In one word. In Russian.» & H2)

И хоба!

Теперь к другим кейсам, там будем покороче. Общий смысл вы, уверен, поняли.

Итак, ты/твой координатор мерчендайзеров смирился с тем, что в CRM их вообще не заставишь ничего писать и договорились, что хотя бы в WhatsApp будут скидывать отчет по поездкам.

Ты свёл все в табличку и теперь надо выписать отдельно в столбик: Имя Фамилия, Магазин, в котором был мерчендайзер, Торговый центр, в котором был мерчендайзер. Ведь только в таком виде ты можешь занести это в CRM. Эх, ну часа на два мы тут точно. И каждый день ведь так.
Примеры отчетов от наших мерчендайзеров:

Возьмем три формулы с промптом и быстро всё раскидаем по столбцам.

=LABS.generativeai(«Напиши только имя и фамилию мерчендайзера» &A2)

=LABS.generativeai(«Напиши только название Торгового центра. .» &A2)

=LABS.generativeai(«Напиши только название магазина где был мерчендайзер» &A2)

И вот результат:

Немного можно подправить руками или сильнее позаморачиваться с промптами, но это две минуты, вместо двух часов!

Случилось так, что вы отдали своего ребенка в школу с углубленным изучением западной культуры. Зря. Но кто ж знал. И ему дали задание выяснить, какое самое популярное имя было у вокалистов Топ-50 американских музыкальных групп.

=LABS.generativeai(«Имя и фамилия вокалиста. Напиши только имя. На английском.» & A2; 0)

Ну и до кучи год создания.
=LABS.generativeai(«Год основания. Только число.» & A2; 0)

Вечер спасен, ребенок счастливый идёт тупить в майнкрафт.

Michael и David — самые популярные имена.

Вот такие удобные штуки. Пользуйтесь:)

#chatgpt #excel #ai #ии #искусственныйинтеллект