Документооборот по-умному: как искусственный интеллект находит применение в ЭДО

Внедрение искусственного интеллекта (ИИ) способно вывести электронный документооборот на новый уровень. Разберемся, как «умные» технологии меняют ЭДО, и что мешает компаниям внедрять ИИ в процессы делопроизводства, рассуждает Кирилл Соколов, директор «Цитрос» (компания SL Soft).

Существует много примеров, как искусственный интеллект может на практике усовершенствовать ЭДО. При первичной обработке и сортировке поступающих документов алгоритмы позволяют автоматически анализировать содержимое файлов, тип и тему писем, а затем распределять их между соответствующими отделами.

Другая востребованная функция — интеллектуальный поиск, который помогает быстрее находить нужные документы по ключевым словам в разной грамматической форме, по синонимам и связанным понятиям.

Еще одним пример использования ИИ в ЭДО – цифровые помощники, которые выполняют различные команды ( «найди и отметь документы, которые необходимо удалить», «покажи все документы, ждущие подписания», «разошли напоминание всем участникам проекта» и т.д.). Кроме того, они могут обрабатывать заявки и запросы пользователей, а также консультировать — текстом или голосом.

Если обобщить, то можно выделить несколько типов задач, для решения которых чаще всего применяется искусственный интеллект в делопроизводстве:

• классификация большого количества входящих документов и распределение их нужным адресатам внутри компании;
• извлечение данных из входящих документов и автозаполнение карточек в СЭД, ERP и других корпоративных системах;
  
• поиск документов, который позволяет игнорировать неточности формулировок в запросах;
  
• подбор шаблона для ответа на письмо или составление автоответа;
  
• проверка различных атрибутов документов, например, срока действия договоров, и формирование задач для дальнейших действий;
  

• выполнение команд (текстовых или голосовых), касающихся поиска и классификации документов, отправки напоминаний и др.;

• распознавание отсканированных документов и перевод их в цифровой вид (используя OCR-технологии).

Интеллектуальные технологии нужны, прежде всего, чтобы взять на себя всю рутинную работу с документами. Особенно заметен эффект от использования ИИ в крупных организациях, ежедневно обрабатывающих большие объемы бумаг либо владеющих объемным электронным архивом.

ИИ экономит время сотрудников, поскольку система может выполнять действия за считанные секунды в фоновом режиме, без участия пользователя. Кроме этого, значительно снижается количество ошибок на этапе обработки данных.

При всей очевидной выгоде для бизнеса внедрение ИИ технологий в электронный документооборот идет не слишком быстро.

До сих пор многие специалисты и руководители компаний предпочитают опираться на собственный опыт или экспертное мнение другого человека, а не на результаты работы «машины». Скорее всего, это связано с растиражированной информацией об ошибках интеллектуальных технологий в управлении беспилотными такси, сложностях внедрения в медицинский отрасли и других кейсах.

Пользователи часто не понимают, почему система приняла то или иное решение, поэтому могут сомневаться в точности результатов. Чтобы доверять технологиям, нужно понимать, как система приходит к выводам и чем руководствуется, давая рекомендации. Поэтому необходимо вести просветительскую работу с пользователями, рассказывать об устройстве нейросетей.

Сложности могут возникнуть и при завышенных ожиданиях заказчиков, которые иногда рассчитывают, что технология полностью заменит человека. Однако сама идея искусственного интеллекта не в том, чтобы устранить из процесса людей, а в том, чтобы помочь им. Несмотря на схожее название, ИИ не сопоставим с человеческим по гибкости.

Основное отличие обычной системы ЭДО от интеллектуальной в том, что последняя способна автоматически самообучаться на действиях пользователей. Например, если в процессе занесения документа специалист сам сменил значение поля, в следующий раз ИИ предложит ему верный вариант.

Первый обязательный шаг при внедрении ИИ в электронный документооборот — это правильный датасет (набор данных). Иными словами это широкая выборка различных вариантов документов, с которыми предстоит работать ИИ. Чем больше она будет — тем более точно сможет функционировать алгоритм.

Сделать такой датасет — достаточно трудоемкая задача, требующая времени и отдельного бюджета. Проще, если в организации уже есть электронный архив документов с качественными «сырыми» данными, а также специалисты, которые детально разбираются в предметной области и могут проконтролировать качество массивов информации.

Вне зависимости от сферы деятельности компании внедрение интеллектуальных технологий — это вклад в будущее. ИИ позволят перестроить процессы делопроизводства, делая их более эффективными.

Окупаемость инвестиций зависит от объема документооборота. Исследования, изучающие, как быстро различные компании (от банков до производственных предприятий) могут вернуть средства, потраченные на ИИ, показывают,ю что на это требуется в среднем от 6 месяцев до 1,5 лет.

Однако не все так очевидно. Не всегда можно верно оценить в денежном эквиваленте риски, которых помогает избежать интеллектуальная система: человеческие ошибки при первичной обработке документов, штрафы за нарушение сроков, неточные формулировки в договорах и т.д. Более того, ИИ неважно, какой объем документов обрабатывать, поэтому при росте документооборота компаниям не потребуется нанимать и обучать новых сотрудников.

Таким образом, благодаря ИИ внутренние бизнес-процессы могут ускориться, сокращаются издержки и операционные расходы. Системы ЭДО с ИИ помогают бизнесу развиваться, обрабатывая и анализируя большие объемы информации, высвобождая время сотрудников для решения более сложных задач.