Карантин в офлайн-компании: как временно перейти на работу из дома и не потерять контакт с командой

Невозможно навсегда отказаться от офиса за пару дней. Но если использовать приёмы удалёнщиков, то получится сохранить продуктивность на месяц-полтора — этого как раз хватит, чтобы сотрудники вышли с карантина.

Не думайте, что вас это не коснётся — уже сегодня Сергей Собянин призвал московских работодателей перевести 15-30% офисных работников на удалёнку. Кто знает, какой процент будет через неделю.

Эта статья поможет быстро наладить работу и сохранить продуктивность на короткой дистанции, но чтобы построить идеальную удалённую компанию — этого недостаточно.

К счастью, идеально работающая удалёнка сейчас не нужна. Главная задача: продержаться до конца карантина и вернуться к привычному офлайн-офису с небольшими потерями.

Перед выходом на карантин вам нужно подумать о пяти вещах:

• как держать связь
• как контролировать задачи и рабочее время
• как сделать так, чтобы люди не простаивали и не выгорали
• как организовать документооборот
• как успокоить клиентов

В офисе общение организовывается само собой, но на удалёнке это так не работает. Перед уходом на карантин придётся объяснить подчиненным правила, по которым вы будете взаимодействовать в ближайшие месяцы.

Глобально нужно проработать два вопроса: как переписываться и как созваниваться.

Выберите мессенджер, в котором будете вести рабочие переписки. Он должен быть один на всех. Желательно, чтобы большинство сотрудников не использовало его для личных переписок — это поможет им сфокусироваться на работе.

Так вместо телеграма лучше взять, например, Slack. У него есть мобильное приложение и бесплатный тариф, который сохраняет в переписке ограниченное количество сообщений — на месяц этого должно хватить.

Первый делом создайте в мессенджере общий чат и добавьте туда всех сотрудников компании или отдела. Чат нужен для оргвопросов: попросите сотрудников отписываться в нём каждый раз, когда они покидают рабочее место в течение дня. Они в любом случае будут отвлекаться из-за детей, родственников или домашней атмосферы, но так вы хотя бы будете в курсе.

Чтобы было где обмениваться новостями про коронавирус, создайте также чат-флудилку.

Под каждый проект организуйте отдельный рабочий чат. Добавьте туда всех сотрудников, занятых на проекте. Попросите людей вести рабочие дела только в чатах, не в личке — это поможет избежать хаоса в переписках. Вся информация будет на виду.

Установите понятные правила по скорости ответа. В Ratio во время рабочего дня сотрудник должен ответить на сообщение в течение 15 минут. Зная это правило, люди быстрее решают рабочие вопросы.

Выберите сервис, в котором будете проводить созвоны. В большинстве случаев вам подойдёт обычный Skype. Если по каким-то причинам не можете его использовать — попробуйте бесплатный Jitsi Meet.

Помните о безопасности. Попросите сотрудников не отправлять пароли в мессенджерах и по почте, а также не хранить их в гуглдоках или других файлах.

Конечно, хранилище паролей вы ради карантина вряд ли заведёте, так что вот простой и относительно безопасный способ поделиться данными аккаунта: отдельно сообщите логин во время звонка, а пароль пришлите в мессенджер. Не забудьте удалить сообщение, когда сотрудник его прочтёт.

Также проверяйте, не расшариваете ли вы рабочие документы в веб, когда делитесь ими. Такое случается чаще, чем кажется.

Для удалённой работы сотруднику нужна самодисциплина. Люди в вашем офисе скорее всего не готовы к переходу на удалёнку, поэтому не оставляйте их одних, пусть они ощущают ваше присутствие и поддержку.

По утрам проводите стендап по каждому проекту. Это поможет вам быть в курсе происходящего и даст сотрудникам понимание, что им нужно отчитываться за проделанную работу.

В долгосрочной перспективе такой плотный контроль скорее всего приведёт к выгоранию половины офиса, но на протяжении месяца всё должно работать хорошо.

Во время стендапа каждый участник команды рассказывает:

• что сделал за прошлый день
• что планирует сделать сегодня
• с какими проблемами он столкнулся

Не тратьте на созвоны слишком много времени. Большинство вопросов можно решить в рабочем чате, а онлайн-звонки — это всегда лишний стресс и потеря концентрации. В некоторых случаях они всё же необходимы, но не забывайте контролировать расписание — например, в Google Календаре (есть бесплатный пробный период).

Это поможет вам заметить момент, когда команда начинает тратить много времени на малополезные обсуждения.

Помните, что у сотрудников должно быть время на спокойную работу — по возможности, не дёргайте их с созвона на созвон.

Не контролируйте рабочее время трекерами. Ваши сотрудники не привыкли работать удалённо, поэтому график всё равно не будет соблюдаться. Лучше скажите, когда нужно быть онлайн, а непосредственно работать позволяйте в любое время дня. Если будете грамотно распределять задачи, на продуктивности это не скажется.

Чтобы работа шла эффективно, сотрудники должны ясно видеть задачи и понимать приоритеты.

Попросите каждого создать доску с задачами. Для этого подойдёт сервис вроде Trello.

На каждой доске нужно завести четыре списка:

1. «План»: место, где менеджер ставит сотруднику новые задачи.
2. «Принято»: сюда сотрудник перемещает задачи, с которыми он ознакомился и согласился — проверил, что все вводные на месте и он может выполнить эту работу.
3. «В работе» — что сотрудник делает прямо сейчас.
4. «Сделано» — выполненные задачи.

В Ratio мы собираем более сложные доски, используя Notion. Мы адаптируем их под задачи конкретного сотрудника, но ради месячного перехода с такими мелочами можно не заморачиваться.

Хотя бы раз в неделю проходитесь по всем доскам и назначайте задачам приоритет. Перетаскивайте важные задачи к началу списка и сообщайте сотрудникам, что их нужно закрыть в первую очередь. При необходимости задавайте приоритет чаще — желательно в момент, когда ставите задачу.

Попросите сотрудников сообщать вам, если что-то идёт не так. Слишком много созвонов, непонятный приоритет и другие проблемы — это повод обратиться к руководству. Помогите людям разобраться, им и так непросто.

Раз в пару дней проводите созвоны 1:1 с непосредственными подчинёнными. На них устраивайте разбор полётов по проектам и намечайте планы на ближайшие дни.

Это самый сложный момент перехода на удалёнку — к сожалению, у меня нет рекомендаций, которые подойдут в любой ситуации. Если внутри организации вы обмениваетесь бумажными актами, то вам придётся трудно.

Однако если вы обмениваетесь документами в основном с клиентами, это упростит задачу. Включите в договор новый пункт и приравняйте скан с печатью и подписью к бумажной копии документа.

Если вы настроены более решительно, то вместе с контрагентами переходите на электронный документооборот, вроде Конткур.Диадок. Карантин — отличная возможность убедить клиента в необходимости этого шага и упростить бумажную волокиту в будущем. В договор добавлять ничего не нужно: документы, прошедшие через сервис, приравниваются к бумажным на уровне законодательства.

Для вас удалёнка — это новый опыт, неизбежно будут возникать косяки. Главное в этой ситуации: не молчать и держать связь с клиентом, предупреждая его обо всем.

Напишите душевное письмо, а лучше созвонитесь. Расскажите о карантине и не забудьте объяснить, как теперь общаться с менеджерами и следить за ходом проекта. Подчеркните, что качество работ не пострадает — и сроки вы постараетесь соблюдать.

Выберите отдельный мессенджер для общения с клиентами. Так удобнее, сотрудники не будут путаться в чатах.

В этом случае нужно выбрать что-то популярное, чтобы у клиента этот мессенджер наверняка был. В Ratio мы используем Telegram.

Создайте отдельное обсуждение под каждый проект, как в вашем основном мессенджере, но теперь добавьте клиента в чат. Не забудьте добавиться сами, чтобы следить за проектом. Если телефон разрывается от уведомлений — отключите их.

В статье я постарался затронуть основные моменты, но если у вас есть предложения или уточнения — напишите об этом в комментариях. Давайте вместе сделаем этот материал ещё полезнее.

Не болейте!