{"id":7016,"title":"\u0423\u0433\u0430\u0434\u0430\u0439\u0442\u0435 \u0433\u043e\u0440\u043e\u0434\u0430 \u043f\u043e \u0437\u0432\u0443\u043a\u0443 \u043e\u0442\u043a\u0440\u044b\u0432\u0430\u044e\u0449\u0435\u0433\u043e\u0441\u044f \u043f\u0438\u0432\u0430 \u0438 \u043f\u0435\u043d\u0438\u044e \u043a\u0438\u0442\u043e\u0432","url":"\/redirect?component=advertising&id=7016&url=https:\/\/vc.ru\/special\/sound&placeBit=1&hash=6ca24c77fedb0a01bd41595a6fbd498b5375a294c2e3b54a129aa318671b77a3","isPaidAndBannersEnabled":false}
Сервисы
Олег Таран

Личный кейс: как я ушёл от платных сервисов и собрал своими руками простую систему учёта заявок и сделок

Автор — Олег Таран.

В этом кейсе делюсь своим подходом к организации учёта заявок и сделок, без платных сервисов и ботов. Таких, как я — много. Кому-то наверняка будет полезно.

Задача

Я автор двух онлайн-курсов: один про финансы, другой про учёт в финансовых таблицах. Поэтому у меня есть клиенты. До последнего я пользовался платными сервисами учёта клиентов, заявок, сделок — CRM, как их называют.

Платил за них несколько десятков тысяч рублей в год и твёрдо был уверен, что они в моём маленьком онлайн-проекте не окупаются. И вот на новогодних каникулах решил сделать свою простую и бесплатную систему, которая будет автоматически принимать заявки с сайта, оповещать меня о новых по почте, складывать их в таблицу, в которой я уже дальше буду с ними работать.

Под работой я понимаю превращение заявок в сделки, а также простой анализ результатов, которые автоматически выводятся на примитивный статистический дашборд. Вот, что я делал, и вот, что у меня получилось.

Дано

Сайт, на котором кнопка.

Нажимая на кнопку, потенциальный клиент попадает на «Google Форму», чтобы оставить необходимую информацию.

Google-форму создать просто. Любой может справиться, поэтому перемотаем время к моменту, когда я уже её создал. Главная задача формы — принять и отправить в таблицу заявку от потенциального клиента с сайта.

Для этого мы свяжем форму с «Google Таблицей». Делается это штатными средствами формы, причём мы можем привязаться к уже существующей таблице или создать новую.

Сразу же поставим галочку на опции «Получать уведомления о новых ответах по электронной почте». Можно, конечно, было бы создать Telegram-бота, но мы поставили себе задачу сделать просто и штатными средствами. Поэтому классика — email.

Отныне все заявки с сайта с помощью формы будут оказываться в нашей таблице. Этот лист я назвал «Заявки». Как только кто-то заполнит форму на сайте, информация автоматически появится в таблице, а на электронную почту придёт уведомление о новой заявке. Так я узнаю об этом и не упущу момент.

Для меня работа с заявками выглядит так. После получения заявки я связываюсь с клиентом по каналу, который он указал в заявке в поле «Способ связи». То есть делаю одно конкретное действие и рассчитываю получить определённый результат от него.

Помимо этого, если требуется запланировать следующее действие по этой заявке, я его планирую. Заключительным этапом будет обозначение статуса заявки (в работе, сделка или отмена).

Чтобы это реализовать, в таблице добавляю новый лист «Работа с заявками». Таблица состоит из полей:

  • «Дата» — в нём фиксирую дату события, например, созвана с клиентом.
  • «Клиент» — выбираю его из списка, который подхватывается из листа «Заявки».
  • «Действие» — записываю, что я сделал.
  • «Результат» — фиксирую промежуточный или конечный результат от действия.
  • «Следующее действие» — если оно требуется, фиксирую его.
  • «Статус заявки» — обозначаю статус, выбирая из списка.

Представим, что пока я пишу эту статью, в таблицу упала первая заявка. Выглядеть это будет так, как показано на скриншоте ниже.

Мне пришло оповещение на электронную почту. Я захожу в таблицу и вижу заявку. Перехожу на лист «Работа с заявками» и начинаю работать с первой заявкой.

Выбираю из выпадающего календаря дату:

Выбираю из выпадающего списка клиента:

А он там уже появился автоматически, потому что мы настроили проверку данных из нужного диапазона. Дальше я совершил необходимое действие «Списался с клиентом». Он подтвердил желание купить.

Я выставил счёт, написал это как результат от действия. Прописал, что в качестве следующего действия от меня требуется дождаться получения денег на счёт. Ставлю пока статус заявки «В работе». Он тоже выбирается из выпадающего списка.

Через несколько дней я получил деньги от клиента. Это новое событие. Отражаю его. Для этого делаю запись на листе «Работа с заявками».

Последним в этой серии действием для меня будет предоставление доступа к шаблону «Отчёт о прибылях и убытках». Статус заявки — «Сделка». С помощью условного форматирования она автоматически подселится зелёным цветом, это облегчит мне визуальное восприятие таблицы, когда она будет большая и длинная.

Таким образом мы добились того, что путь от заявки к сделке описан в действиях и результатах, будет храниться в истории, в любой момент его можно посмотреть, используя фильтр или запрос.

Но давайте сделаем ещё один шаг. И он будет в виде листа «Сделки». Тут будем вести учёт сделок и оплат. Как только на листе «Работа с заявками» появляется статус заявки «Сделка», информация о сделке автоматически переносится на лист «Сделки». Выглядит это так:

В этой таблице «Дата сделки» и «Клиент» заполняются автоматически с помощью запроса Query — его задача распознавать сделки и переносить их на лист «Сделки». Мне остаётся только фиксировать «Дату оплаты» и «Сумму», что я с большим удовольствием сделаю. Вот так это выглядит:

Вверху, над таблицей, я соорудил простенький статистический дашборд. В нём, с помощью встроенного календаря, проставляю интересующий меня период «с» — «по» и запросы в ячейках C3, C4, C5, C6 автоматически формируют нужные мне расчёты и выводят результаты: «Кол-во сделок», «Сумма сделок», «Max» и «Min». Так запросы, функции и формулы вместо меня собирают элементарную статистику.

Через несколько дней лист «Работа с заявками» таблицы может выглядеть так:

Чтобы мне было проще отслеживать работу по конкретному клиенту, я могу использовать фильтр на листе «Работа с заявками». Так я увижу всю цепочку событий от начала до конца по конкретному клиенту и проекту.

На лист «Сделки» продолжает автоматически поступать информация о сделках:

Мне остаётся лишь фиксировать даты оплат и суммы, время от времени поглядывая на дашборд :) Вот у меня уже четыре сделки на 14,5 тысяч рублей за период с 01.01.2020 по 31.01.2020 г. Самая крупная на 7000 рублей, а мелкая на 2500.

Обратите внимание, что один клиент отказался от сделки и следовательно не попал на лист «Сделки». Зато история о взаимодействии с ним осталась на листе «Работа с заявками». Кто знает, может через какое-то время мы снова найдём друг друга?

Вот, собственно говоря, и всё. Свою задачу эта мини-система выполняет. Мне не нужно за неё платить. В любой момент я могу её наращивать в ширину и глубину, возможности «Google Таблиц» это позволяют.

Разумеется, таблицу можно переделать под себя, сохранив подход. Однако я сторонник простоты и поэтому придерживаюсь этого во всём, даже в таблицах и учёте. Если можно не делать — не делаю. Если нужно делать — автоматизирую. Если можно не платить — не плачу. Думаю, что так делают почти все предприниматели.

Буду рад, если кому-то подход понравится и подойдёт. По запросу могу бесплатно поделиться файлом-шаблоном. Для этого заполните заявку. Ну а дальше, вы знаете что будет происходить:)

Смотрите мой предыдущий кейс «Как построить отчёт о прибылях и убытках, если есть только банковская выписка». По неопытности я разместил его без указания нужной рубрики.

Автор – Олег Таран

{ "author_name": "Олег Таран", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 35, "likes": 24, "favorites": 219, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 102069, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 20 Jan 2020 17:53:20 +0300", "is_special": false }
0
35 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...

Сэкономить на CRM, при этом потеряв в конверсии на сайте из-за отправки пользователя в гугл формы

5

Бизнес напрягся - берегитесь.

2

по-любому)

3

Приблуда Streak для Gmail решает все эти задачи и ещё кучу сверху, если конечно создание формы на сайте без Гугл форм не является проблемой. Приблуда бесплатна (хотя есть и про версия). Ну и интеграция возможна с таблицами да и всем чем угодно (через Zapier) Основное преимущество в том что получив письмо-заявку в почте же и обрабатываешь ее (в Streak что по сути и есть CRM) а не мечешься от почты к таблицам и обратно. Попробуйте. ред.

2

Хорошо, попробую. Спасибо за рекомендации.

0

Я правильно понял, что битрикс24 в своей бесплатной версии что-то из этого не умеет? 

2

Битрикс умеет всё. Пользуйтесь им. Я же рассказал про свой подход.

0

минус существенный из-за которого я бы не стал пользоваться - это переход на гугл формы, конверсия сеьезно думаю пострадает. Я сделал проще - установил небольшой скрипт (нашел в инете бесплатный) на кнопку заявки, человек заполняет телефон, на почту приходит заявка с номером (все на одной странице аякс запросом). С помощью сервиса sms.ru настроил чтобы дублировалась еще на телефон заявка.

2

Не понимаю как вы могли платить несколько десятков тысяч рублей в год за CRM. Просто на первый взгляд у вас до 100 сделок в месяц и процессы примерно тоже ясны исходя из скрина. Пользовался планфиксом, мегапланом, Яндекс.трекером. Во всех из них вам хватало бы или бесплатной версии или максимум до 10 т.р. в год. Если ошибаюсь - поправьте, может у вас объемы огромные на самом деле. Просто сейчас про "десятки тысяч" выглядит как для красного словца

Также заметил в форме инструкцию, что для покупки каждого продукта нужно заполнять новую заявку - не очень удобно для клиента. В CRM можно было бы избежать этого.

1

Сергей, спасибо за комменты и вопросы. Десятки тысяч в год я платил за большой сервис "комбайн" со встроенной CRM. В этом году нужда отпала им пользоваться, но функция CRM всё-равно нужна. Теперь про форму. Там можно сделать с выбором нескольких продуктов в одной заявке. Просто у меня обычно так не происходит. То, что профессиональные CRM системы удобнее и функциональнее никто не спорит. Так и есть. Я про то, что начинающие бизнесмены с небольшим кол-вом заявок могут сделать что-то своё. А когда вырастут, лучше купить готовое решение.

1

Миллениалы изобрели Excel. Совсем не понимаю смысла статьи, любой адекватный человек экономит на всём сейчас, и просто так тратить "десятки тысяч рублей" не будет. Весь функционал, что вам требуется во многих CRM системах - бесплатно. А если вам еще что-то потребуется будете дальше усложнять гугл док? Ваше время тоже денег стоит.

1

А как же допиливание его конкретно под бизнес?

0

А нолик в конце ОГРНИП на сайте специально пропущен? Для вызывания интереса или в качестве Эксклюзивного Глобального Хэштега (EGH)? А бесплатные CRM не рассматривали, не понравились?  ред.

1

Кто ж их не рассматривал? Рассматривал. Но что делать с безудержным желанием сделать самому в таблицах? Если есть опыт и желание)

0

Ой, это как из покрышки клумбу-лебедя делать... DIY CRM - такое...

1

Если вам не подходит, просто проходите мимо)

0

Интересный кейс для тех, кто "начинает бизнес". 

Если я правильно понял, тут довольно много "ручной работы" по занесению данных в разные таблицы по ходу движения сайта по воронке. 
Тем не менее, если у владельца курса до 30 -40 продаж в месяц, это имеет смысл, чтобы не переплачивать за CRM-ки

0

Вы совершенно правы, для начинающих бизнесменов, у тех, у кого не так много клиентов. Этот подход себя оправдывает. Если речь про цифры на порядок выше, тогда платные сервисы будут удобнее, но и окупать они себя будут однозначно при таких цифрах.

1

При таком объеме совершенно не проблема найти бесплатную црм или использовать софт для управления проектами. Тем более автор не сделал вообще никакого нестандартного функционала.

0

Привет. Вопрос немного не по теме - у вас на сайте https://olegtaran.ru/ готовые шаблоны используют общие справочники и данные, Или индивидуальные?

0

Привет. Можно и так и так. Всё зависит от задачи. Можно ведь всё вести в одном документе и использовать одни и те же справочники, а можно разные.

0

Почему бы на страницу сразу форму для заполнения не встроить?

Чтобы пользователь никуда не уходил. 

0

Статья для тех, кто ездит по миру за 10$)

0

Комментарий удален по просьбе пользователя

0

Разумеется)

0

Кому-то везет, а некоторым нет . Есть люди и один билет приобретают и выигрывают, а другие годами только деньги тратят

0

да забыл добавить, что остальную часть делаю просто в ексель

0

Действителтно, о каких десятках тысяч рублей идёт речь. Есть куча бесплатных сервисов, которыми по крайней мере пользоваться удобнее чем этим Гуглом.

0

Amocrm 900р в месяц. Почта интегрируется, шаблоны, сбор заявок с сайта. Ручной работы минимум. Всего 900р за юзера.

0

Если поток обращений минимален и только через формы с сайта (как я понял из статьи), не требуется аналитики рекламного трафика, и ваши бизнес процессы с клиентами заканчиваются после оплаты, то я и правда не вижу смысла в crm. Т.к. она создана не только для работы со сделками, а она как минимум важное звено в связке: сайт - ip-телефония - email - CRM, плюс огромное кол-во интеграций со сторонними сервисами для разных ниш, которые автоматизируют работу разных отделов в компании.

Плюсую за смекалку =)

0

Спасибо, Александр!

0

Хорошее решение! Правда, мне гугл формы не особо нравятся, больше под опросники их использую. Без CRM прекрасно обхожусь, так как с сайта лишь контакты клиентов получаю в виде email/телефон, иногда какие-то доп.данные, которых немного. В таких случаях тоже не вижу смысла в CRM. Для форм поставил https://stepform.io/ru где внутри есть что-то наподобие мини CRM, чтоб просматривать какие данные пришли. 
Но уж если CRM нужна, тут бы какой-нибудь amoCRM порекомендовал, Битрикс24 когда-то пробовал, так дикий комбайн какой-то, можно ненужного. 

0

Тоже использовал amoCRM и Битрикс24 – действительно, «дикий комбайн какой-то». Остановился на: https://slon.biz/ - теперь, доволен «как слон» :))  

–1

такой же вариант использовали для сбора заказов и отправки 
внутри компании

0

Ну и хорошо)

0
Читать все 35 комментариев
ПСБ запустил личный кабинет для предпринимателей. Там можно следить онлайн за каждым своим терминалом

Сервис предоставляется бесплатно.

Как OTUS стал платформой для самореализации. История преподавателя

Наш преподаватель, специалист по Data Science, решил поделиться своей историей преподавания. Он рассказал, как пришел в эту сферу, с какими трудностями столкнулся на пути к преподаванию и что ему помогает. А еще поделился советами, как поддерживать внимание студентов и сделать занятия полезными и увлекательными.

Cloud CDN: что это такое, как устроено и кому нужно. Разбираем на примере бургеров

Cloud CDN — это сеть быстрой доставки статического контента в формате услуги облачного провайдера. Объяснить, как работает технология, проще всего на примере — сравнить Cloud CDN с популярным продуктом, который выглядит плюс-минус одинаково вне зависимости от того, заказали вы его в Москве, Питере или Нью-Йорке. Знакомьтесь: классический бургер.…

Как не попасть в карьерную ловушку тимлида: личный опыт

Кажется, что тимлиду просто некуда расти: дальше надо либо идти в менеджмент, либо наоборот, становиться узконаправленным разработчиком. По просьбе «Лаборатории Касперского» Евгений Мацюк, который прошел в компании неординарный путь, рассказал о своих карьерных развилках во время и после тимлидства, а также поделился опытом горизонтального роста.

Реклама в газетах и CRM: как мы массово нанимаем синих воротничков в швейное производство

У нас в Кофтёнышах, 80% сотрудников — это производственный персонал: швеи, упаковщицы, мастера, а 20% — коммерческий и административный: дизайнеры, маркетологи, менеджеры интернет-магазина.

Несколько лет у нас было чёткое деление, где искать людей на свои позиции: синие воротнички на SuperJob и Авито, белые воротнички — на HeadHunter. Со временем видение изменилось, а подход мы систематизировали.

Наладили производство подделок и обманули Лувр: как братья из Одессы заработали на фальшивых древностях Статьи редакции

Шепсель и Лейба Гохманы в конце 19-го века продали Франции подделку под видом древней золотой тиары за 200 тысяч франков и ушли безнаказанными, а создатель украшения прославился в Европе — его тиара до сих пор хранится в Лувре.

Открытка с изображением поддельной тиары скифского царя Сайтаферна Amusing Planet
Правительство обязало мессенджеры регистрировать пользователей по паспортным данным с марта 2022 года Статьи редакции

Сервисы должны будут запрашивать данные у операторов, а те — предоставлять их в течение 20 минут после регистрации пользователя.

Я устал жить на автомате и сделал бота в Telegram, который напоминает сколько мне осталось жить

Теперь бот присылает каждую неделю новую таблицу жизни, где видно сколько мне осталось до 90 лет. Красный квадрат – 1 прожитая неделя.

Пример календаря жизни. @life_table_bot
М.Видео обманул меня с предзаказом Apple Watch Series 7

Печали пост. Как только 8 октября открылся предзаказ на Apple Watch Series 7, поспешил на сайты apple.com, М.Видео и еще несколько маркетплейсов.

«М.Видео» не привёз часть заказа и клиент не может ничего сделать уже несколько недель

TL;DR;
Заказал и оплатил 02 октября два товара в М.видео, в доставку 06 октября привезли один товар и не привезли сетевой фильтр. Три недели попыток хоть как-то решить проблему официально и неофициально безуспешны, за это время не было даже попытки позвонить например мне. Обращение без ответа, операторы врут, фильтра у меня нет, денег у меня…

null