Сервисы
Олег Таран
6374

Личный кейс: как я ушёл от платных сервисов и собрал своими руками простую систему учёта заявок и сделок

Автор — Олег Таран.

В закладки
Аудио

В этом кейсе делюсь своим подходом к организации учёта заявок и сделок, без платных сервисов и ботов. Таких, как я — много. Кому-то наверняка будет полезно.

Задача

Я автор двух онлайн-курсов: один про финансы, другой про учёт в финансовых таблицах. Поэтому у меня есть клиенты. До последнего я пользовался платными сервисами учёта клиентов, заявок, сделок — CRM, как их называют.

Платил за них несколько десятков тысяч рублей в год и твёрдо был уверен, что они в моём маленьком онлайн-проекте не окупаются. И вот на новогодних каникулах решил сделать свою простую и бесплатную систему, которая будет автоматически принимать заявки с сайта, оповещать меня о новых по почте, складывать их в таблицу, в которой я уже дальше буду с ними работать.

Под работой я понимаю превращение заявок в сделки, а также простой анализ результатов, которые автоматически выводятся на примитивный статистический дашборд. Вот, что я делал, и вот, что у меня получилось.

Дано

Сайт, на котором кнопка.

Нажимая на кнопку, потенциальный клиент попадает на «Google Форму», чтобы оставить необходимую информацию.

Google-форму создать просто. Любой может справиться, поэтому перемотаем время к моменту, когда я уже её создал. Главная задача формы — принять и отправить в таблицу заявку от потенциального клиента с сайта.

Для этого мы свяжем форму с «Google Таблицей». Делается это штатными средствами формы, причём мы можем привязаться к уже существующей таблице или создать новую.

Сразу же поставим галочку на опции «Получать уведомления о новых ответах по электронной почте». Можно, конечно, было бы создать Telegram-бота, но мы поставили себе задачу сделать просто и штатными средствами. Поэтому классика — email.

Отныне все заявки с сайта с помощью формы будут оказываться в нашей таблице. Этот лист я назвал «Заявки». Как только кто-то заполнит форму на сайте, информация автоматически появится в таблице, а на электронную почту придёт уведомление о новой заявке. Так я узнаю об этом и не упущу момент.

Для меня работа с заявками выглядит так. После получения заявки я связываюсь с клиентом по каналу, который он указал в заявке в поле «Способ связи». То есть делаю одно конкретное действие и рассчитываю получить определённый результат от него.

Помимо этого, если требуется запланировать следующее действие по этой заявке, я его планирую. Заключительным этапом будет обозначение статуса заявки (в работе, сделка или отмена).

Чтобы это реализовать, в таблице добавляю новый лист «Работа с заявками». Таблица состоит из полей:

  • «Дата» — в нём фиксирую дату события, например, созвана с клиентом.
  • «Клиент» — выбираю его из списка, который подхватывается из листа «Заявки».
  • «Действие» — записываю, что я сделал.
  • «Результат» — фиксирую промежуточный или конечный результат от действия.
  • «Следующее действие» — если оно требуется, фиксирую его.
  • «Статус заявки» — обозначаю статус, выбирая из списка.

Представим, что пока я пишу эту статью, в таблицу упала первая заявка. Выглядеть это будет так, как показано на скриншоте ниже.

Мне пришло оповещение на электронную почту. Я захожу в таблицу и вижу заявку. Перехожу на лист «Работа с заявками» и начинаю работать с первой заявкой.

Выбираю из выпадающего календаря дату:

Выбираю из выпадающего списка клиента:

А он там уже появился автоматически, потому что мы настроили проверку данных из нужного диапазона. Дальше я совершил необходимое действие «Списался с клиентом». Он подтвердил желание купить.

Я выставил счёт, написал это как результат от действия. Прописал, что в качестве следующего действия от меня требуется дождаться получения денег на счёт. Ставлю пока статус заявки «В работе». Он тоже выбирается из выпадающего списка.

Через несколько дней я получил деньги от клиента. Это новое событие. Отражаю его. Для этого делаю запись на листе «Работа с заявками».

Последним в этой серии действием для меня будет предоставление доступа к шаблону «Отчёт о прибылях и убытках». Статус заявки — «Сделка». С помощью условного форматирования она автоматически подселится зелёным цветом, это облегчит мне визуальное восприятие таблицы, когда она будет большая и длинная.

Таким образом мы добились того, что путь от заявки к сделке описан в действиях и результатах, будет храниться в истории, в любой момент его можно посмотреть, используя фильтр или запрос.

Но давайте сделаем ещё один шаг. И он будет в виде листа «Сделки». Тут будем вести учёт сделок и оплат. Как только на листе «Работа с заявками» появляется статус заявки «Сделка», информация о сделке автоматически переносится на лист «Сделки». Выглядит это так:

В этой таблице «Дата сделки» и «Клиент» заполняются автоматически с помощью запроса Query — его задача распознавать сделки и переносить их на лист «Сделки». Мне остаётся только фиксировать «Дату оплаты» и «Сумму», что я с большим удовольствием сделаю. Вот так это выглядит:

Вверху, над таблицей, я соорудил простенький статистический дашборд. В нём, с помощью встроенного календаря, проставляю интересующий меня период «с» — «по» и запросы в ячейках C3, C4, C5, C6 автоматически формируют нужные мне расчёты и выводят результаты: «Кол-во сделок», «Сумма сделок», «Max» и «Min». Так запросы, функции и формулы вместо меня собирают элементарную статистику.

Через несколько дней лист «Работа с заявками» таблицы может выглядеть так:

Чтобы мне было проще отслеживать работу по конкретному клиенту, я могу использовать фильтр на листе «Работа с заявками». Так я увижу всю цепочку событий от начала до конца по конкретному клиенту и проекту.

На лист «Сделки» продолжает автоматически поступать информация о сделках:

Мне остаётся лишь фиксировать даты оплат и суммы, время от времени поглядывая на дашборд :) Вот у меня уже четыре сделки на 14,5 тысяч рублей за период с 01.01.2020 по 31.01.2020 г. Самая крупная на 7000 рублей, а мелкая на 2500.

Обратите внимание, что один клиент отказался от сделки и следовательно не попал на лист «Сделки». Зато история о взаимодействии с ним осталась на листе «Работа с заявками». Кто знает, может через какое-то время мы снова найдём друг друга?

Вот, собственно говоря, и всё. Свою задачу эта мини-система выполняет. Мне не нужно за неё платить. В любой момент я могу её наращивать в ширину и глубину, возможности «Google Таблиц» это позволяют.

Разумеется, таблицу можно переделать под себя, сохранив подход. Однако я сторонник простоты и поэтому придерживаюсь этого во всём, даже в таблицах и учёте. Если можно не делать — не делаю. Если нужно делать — автоматизирую. Если можно не платить — не плачу. Думаю, что так делают почти все предприниматели.

Буду рад, если кому-то подход понравится и подойдёт. По запросу могу бесплатно поделиться файлом-шаблоном. Для этого заполните заявку. Ну а дальше, вы знаете что будет происходить:)

Смотрите мой предыдущий кейс «Как построить отчёт о прибылях и убытках, если есть только банковская выписка». По неопытности я разместил его без указания нужной рубрики.

Автор – Олег Таран

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Олег Таран", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 35, "likes": 24, "favorites": 221, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 102069, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 20 Jan 2020 17:53:20 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 102069, "author_id": 112289, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/102069\/get","add":"\/comments\/102069\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/102069"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200396, "last_count_and_date": null }
35 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
3

Сэкономить на CRM, при этом потеряв в конверсии на сайте из-за отправки пользователя в гугл формы

Ответить
2

Бизнес напрягся - берегитесь.

Ответить
3

по-любому)

Ответить
2

Приблуда Streak для Gmail решает все эти задачи и ещё кучу сверху, если конечно создание формы на сайте без Гугл форм не является проблемой. Приблуда бесплатна (хотя есть и про версия). Ну и интеграция возможна с таблицами да и всем чем угодно (через Zapier) Основное преимущество в том что получив письмо-заявку в почте же и обрабатываешь ее (в Streak что по сути и есть CRM) а не мечешься от почты к таблицам и обратно. Попробуйте.

Ответить
0

Хорошо, попробую. Спасибо за рекомендации.

Ответить
2

Я правильно понял, что битрикс24 в своей бесплатной версии что-то из этого не умеет? 

Ответить
0

Битрикс умеет всё. Пользуйтесь им. Я же рассказал про свой подход.

Ответить
2

минус существенный из-за которого я бы не стал пользоваться - это переход на гугл формы, конверсия сеьезно думаю пострадает. Я сделал проще - установил небольшой скрипт (нашел в инете бесплатный) на кнопку заявки, человек заполняет телефон, на почту приходит заявка с номером (все на одной странице аякс запросом). С помощью сервиса sms.ru настроил чтобы дублировалась еще на телефон заявка.

Ответить
1

Не понимаю как вы могли платить несколько десятков тысяч рублей в год за CRM. Просто на первый взгляд у вас до 100 сделок в месяц и процессы примерно тоже ясны исходя из скрина. Пользовался планфиксом, мегапланом, Яндекс.трекером. Во всех из них вам хватало бы или бесплатной версии или максимум до 10 т.р. в год. Если ошибаюсь - поправьте, может у вас объемы огромные на самом деле. Просто сейчас про "десятки тысяч" выглядит как для красного словца

Также заметил в форме инструкцию, что для покупки каждого продукта нужно заполнять новую заявку - не очень удобно для клиента. В CRM можно было бы избежать этого.

Ответить
1

Сергей, спасибо за комменты и вопросы. Десятки тысяч в год я платил за большой сервис "комбайн" со встроенной CRM. В этом году нужда отпала им пользоваться, но функция CRM всё-равно нужна. Теперь про форму. Там можно сделать с выбором нескольких продуктов в одной заявке. Просто у меня обычно так не происходит. То, что профессиональные CRM системы удобнее и функциональнее никто не спорит. Так и есть. Я про то, что начинающие бизнесмены с небольшим кол-вом заявок могут сделать что-то своё. А когда вырастут, лучше купить готовое решение.

Ответить
1

Миллениалы изобрели Excel. Совсем не понимаю смысла статьи, любой адекватный человек экономит на всём сейчас, и просто так тратить "десятки тысяч рублей" не будет. Весь функционал, что вам требуется во многих CRM системах - бесплатно. А если вам еще что-то потребуется будете дальше усложнять гугл док? Ваше время тоже денег стоит.

Ответить
0

А как же допиливание его конкретно под бизнес?

Ответить
1

А нолик в конце ОГРНИП на сайте специально пропущен? Для вызывания интереса или в качестве Эксклюзивного Глобального Хэштега (EGH)? А бесплатные CRM не рассматривали, не понравились? 

Ответить
0

Кто ж их не рассматривал? Рассматривал. Но что делать с безудержным желанием сделать самому в таблицах? Если есть опыт и желание)

Ответить
0

Интересный кейс для тех, кто "начинает бизнес". 

Если я правильно понял, тут довольно много "ручной работы" по занесению данных в разные таблицы по ходу движения сайта по воронке. 
Тем не менее, если у владельца курса до 30 -40 продаж в месяц, это имеет смысл, чтобы не переплачивать за CRM-ки

Ответить
1

Вы совершенно правы, для начинающих бизнесменов, у тех, у кого не так много клиентов. Этот подход себя оправдывает. Если речь про цифры на порядок выше, тогда платные сервисы будут удобнее, но и окупать они себя будут однозначно при таких цифрах.

Ответить
0

При таком объеме совершенно не проблема найти бесплатную црм или использовать софт для управления проектами. Тем более автор не сделал вообще никакого нестандартного функционала.

Ответить
0

Привет. Вопрос немного не по теме - у вас на сайте https://olegtaran.ru/ готовые шаблоны используют общие справочники и данные, Или индивидуальные?

Ответить
0

Привет. Можно и так и так. Всё зависит от задачи. Можно ведь всё вести в одном документе и использовать одни и те же справочники, а можно разные.

Ответить
0

Почему бы на страницу сразу форму для заполнения не встроить?

Чтобы пользователь никуда не уходил. 

Ответить
0

Статья для тех, кто ездит по миру за 10$)

Ответить
0

Комментарий удален по просьбе пользователя

Ответить
0

Разумеется)

Ответить
0

Кому-то везет, а некоторым нет . Есть люди и один билет приобретают и выигрывают, а другие годами только деньги тратят

Ответить
0

да забыл добавить, что остальную часть делаю просто в ексель

Ответить
0

Действителтно, о каких десятках тысяч рублей идёт речь. Есть куча бесплатных сервисов, которыми по крайней мере пользоваться удобнее чем этим Гуглом.

Ответить
0

Amocrm 900р в месяц. Почта интегрируется, шаблоны, сбор заявок с сайта. Ручной работы минимум. Всего 900р за юзера.

Ответить
0

Если поток обращений минимален и только через формы с сайта (как я понял из статьи), не требуется аналитики рекламного трафика, и ваши бизнес процессы с клиентами заканчиваются после оплаты, то я и правда не вижу смысла в crm. Т.к. она создана не только для работы со сделками, а она как минимум важное звено в связке: сайт - ip-телефония - email - CRM, плюс огромное кол-во интеграций со сторонними сервисами для разных ниш, которые автоматизируют работу разных отделов в компании.

Плюсую за смекалку =)

Ответить
0

Спасибо, Александр!

Ответить
0

Хорошее решение! Правда, мне гугл формы не особо нравятся, больше под опросники их использую. Без CRM прекрасно обхожусь, так как с сайта лишь контакты клиентов получаю в виде email/телефон, иногда какие-то доп.данные, которых немного. В таких случаях тоже не вижу смысла в CRM. Для форм поставил https://stepform.io/ru где внутри есть что-то наподобие мини CRM, чтоб просматривать какие данные пришли. 
Но уж если CRM нужна, тут бы какой-нибудь amoCRM порекомендовал, Битрикс24 когда-то пробовал, так дикий комбайн какой-то, можно ненужного. 

Ответить
–1

Тоже использовал amoCRM и Битрикс24 – действительно, «дикий комбайн какой-то». Остановился на: https://slon.biz/ - теперь, доволен «как слон» :))  

Ответить
0

Ой, это как из покрышки клумбу-лебедя делать... DIY CRM - такое...

Ответить
0

Если вам не подходит, просто проходите мимо)

Ответить
0

такой же вариант использовали для сбора заказов и отправки 
внутри компании

Ответить
0

Ну и хорошо)

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "token": "eyJhbGciOiJIUzI1NiIsInR5cCI6IkpXVCJ9.eyJwcm9qZWN0SWQiOiI1ZTRmZjUxODYyOGE2YzcxNDUxNWY0ZGEiLCJpYXQiOjE1ODI1MzY0NDB9.AwBBnUWMy3RR1xtAoaXVr81WvqxdlD4C8CBpwFiONzw", "release": "44bde710" } { "page_type": "default" }