Самостоятельное внедрение информационной системы: за что платить?

В разнообразии информационных систем (ИС) и вариантах их внедрения немудрено и запутаться. Не осуждаю, плавали, знаем. Разберемся, что значит внедрять ПО самостоятельно на примере Directum Lite.

Меня зовут Наталья Шутова, я работаю в Directum и помогаю небольшим компаниям с выбором системы под их задачи. В прошлой статье мы сравнивали два варианта внедрения. Сейчас подробнее остановимся на самостоятельном.

Признаюсь, когда заказчики слышат формулировку «самостоятельное внедрение» и видят цену за эту услугу, реакция бывает одинаковая: «Мы сами всё делаем, а вам плати деньги?». Нет, коллеги. Хоть часть работ и ложится на плечи ваших сотрудников, совсем без нашего участия бывает не обойтись. Поэтому, это просто условное название, у каждого вендора оно может быть своё.

При этом есть такие услуги, которые вы можете заказать, а можете не заказывать. Например, покупаете только ПО, а установку, настройку, обучение проводите самостоятельно в соответствии с планом внедрения, используя справку системы.

1. Первичная установка

Приобретается только при поставке на ваш сервер (on-premise). Если у вас в планах приобрести облачный Directum Lite, можете пропустить данный пункт.

Как происходит:

• ваш IT-специалист подготавливает сервер согласно тех.требованиям и устанавливает общесистемное ПО;
• вы предоставляете нам удаленный доступ к серверу;
• мы устанавливаем систему на ваш сервер.

Ваши выгоды:

• экономия времени вашего IT-специалиста;
• не надо самостоятельно изучать инструкцию по установке;
• гарантия результата в указанные сроки.

Срок: 3-10 рабочих дней.

2. Первичная настройка

Важно наполнить ИС данными вашей организации. В зависимости от их количества рассчитывается цена и время исполнения услуги. Если вы хотите уточнить стоимость первичной настройки для вашей компании, надо сообщить менеджеру сколько юрлиц вы будете заносить в Directum Lite, количество сотрудников, видов и шаблонов документов, правил согласования (маршрутов). По этим параметрам мы быстро просчитаем цену.

Как происходит:

• мы отправляем заказчику анкету первичной настройки. Это Excel-таблица из семи вкладок. Есть видеоролик, который поясняет, как заполнить информацию корректно;
• вы заносите в анкету данные по оргструктуре компании и документам;
• мы все проверяем, даем рекомендации, отвечаем на ваши вопросы;
• настраиваем ИС по заполненным данным из анкеты;
• демонстрируем вам результат;
• вы принимаете работу.

Ваши выгоды:

• готовая к работе система с вашей оргструктурой в кратчайшие сроки;
• не тратите время на чтение справки и на саму настройку;
• избегаете ошибок «новичков».

Срок: в среднем до 15 рабочих дней (зависит от объема работы).

3. Обмен с контрагентами. Быстрый старт

Если вы приобретаете модули интеграции с сервисами ЭДО Диадок или СБИС, то их тоже надо правильно настроить. Как на стороне Directum Lite, так и на стороне оператора ЭДО. Для этого нашим специалистам потребуется доступ к сервису.

Как происходит:

• мы отправляем вам чек-лист для настройки;
• вы заполняете его и предоставляете нам УКЭП;
• мы настраиваем интеграцию с Диадок или СБИС;
• проверяем работу путем обмена двумя документами;
• вы принимаете работу;
• в течение 10 рабочих дней после завершения настройки мы консультируем вас по тому, как обмениваться документами с контрагентами.

Ваши выгоды:

• колоссальная экономия времени вашего администратора;
• опытные специалисты быстро настроят систему без ошибок;
• вам не нужно разбираться в предметной области сервисов ЭДО.

Срок: 3-10 рабочих дней.

Часто модуль интеграции с Диадок/СБИС приобретают с модулем «Финансовый архив», что позволяет наладить безбумажный юридически значимый документооборот.

4. Обучение администратора

Когда ваша компания развивается, должна развиваться и система. Бесхозная она пользу не приносит. Чтобы в ИС всегда были актуальны виды документов, цепочки согласования и корпоративная информация, заранее подумайте, кому выдать права администратора.

Можно пройти обучение самостоятельно по справке системы, но для этого надо быть достаточно дисциплинированным человеком. А можно приобрести курс по настройке, где мы собрали всю важную информацию и выстроили последовательную цепочку обучения.

Есть два варианта курсов:

1 — вебинарный, когда сотрудник учебного центра проводит онлайн-уроки для группы. Ваш будущий администратор системы слушает информацию, задает вопросы, тренируется делать все настройки на специальном демостенде. Затем куратор проверяет выполненную работу, дает рекомендации и советы.

Обучение длится 5 рабочих дней с 09:00 до 15:00 мск. Поэтому придется освободить вашего «ученика» от рабочих обязанностей на это время.

2 — самостоятельный с куратором. Вариант для дисциплинированных сотрудников. В этом случае у потенциального администратора будет закрепленный куратор и 5 рабочих дней для тренировки, но без строгой привязки к расписанию лекций. За это время надо будет самостоятельно изучить материалы курса, протестировать настройки, а вопросы можно задавать куратору в чате.

Как происходит:

• мы записываем вашего сотрудника на курс в согласованные с вами даты;
• отправляем электронное письмо с данными для подключения, ссылкой на демостенд и другой важной информацией;
• обучающийся изучает курс в отведенное время, проходит аттестационный тест и получает соответствующий сертификат.

Ваши выгоды:

• не надо искать информацию в справке системы и думать, с чего начинать настройку;
• можно задавать вопросы специалисту и обсудить кейсы конкретно вашей компании.

5. Обучение пользователей

Почему-то именно этим пунктом пренебрегают заказчики, когда хотят сэкономить на внедрении. Но на мой взгляд, то, что пользователи не обучены, приводят к дурным последствиям: саботаж, игнорирование системы, много ошибок при работе в Directum Lite и трата времени на их исправление.

Обучение пользователей рекомендую проводить уже после настройки системы, чтобы они сразу могли начать работу и не успели ничего забыть.

Для рядовых сотрудников также есть два варианта:

1 — онлайн вебинар длительностью 3 академических часа. Компания собирает группу до 20 человек, а преподаватель показывает работу модулей в системе. Видеозапись вебинара позволит в будущем обучать новых сотрудников и другие группы коллег.

Есть риск, что кто-то из сотрудников не разберется с процессами даже во время онлайн-общения, поэтому мы рекомендуем собирать обратную связь и закреплять полученные знания вместе с администратором.

2 — самостоятельное обучение по курсам «Делопроизводство» и «Договоры». В этом варианте у обучаемых будет демостенд и инструкция с видеороликами по работе в Directum Lite. Надо будет самостоятельно пройти уроки, успешно пройти промежуточные и итоговый тест.

Важно быть уверенными в дисциплинированности сотрудников, так как куратор не предполагается. Зато знания, сразу подкрепленные практикой, самые ценные. Такой курс самостоятельного обучения подойдет и для тех случаев, когда в компанию приходят несколько новых сотрудников.

6. Сопровождение в течение года

Система установлена, настроена, коллеги все обучены и рвутся в бой. Начинается продуктивная работа, документы вносятся в систему, появляются новые цепочки согласования. Стоит задуматься, а что если появятся нестандартные вопросы? Куда можно обратиться со своими кейсами?

Для этого существуют «Пакеты консультаций» и «Расширенные пакеты консультаций». В первый пакет входят устные и письменные консультации, а во втором дополнительно есть возможность подключить специалиста к системе, чтобы он мог удаленно донастроить ее и разобраться со сложными регламентами согласования.

У внедрения всегда есть своя логика. Все этапы лучше проходить последовательно, как на схеме ниже.

Поделитесь, внедряли ли вы систему электронного документооборота самостоятельно? Какие услуги вы бы рекомендовали купить?