Ультимативный гайд по Notion: как использовать сервис для бизнеса

Спустя полгода развития своего PR-агентства я решила выбраться из хаоса заметок и структурировать работу команды с помощью Notion и Google Диск. Рассказываю, как адаптировать мою систему для любого предпринимателя.

Привет! Я Лиза Таирова, основательница PR-агентства «Таирова пиарит» и автор одноименного Telegram-канала про PR и личный бренд. В начале года я поняла, что не смогу масштабироваться, если информация у меня будет продолжать храниться где попало. В итоге организации рабочего пространства выбрала Notion в связке с Google Диском.

У меня есть три главных задачи, зачем нужно хранить информацию:

• Организовать уже созданные файлы.
• Выгрузить текущие задачи.
• Напомнить мне о том, что нужно будет сделать в будущем.

Notion успешно справляется не только с этими тремя пунктами, но и позволяет хранить все это в одном месте, чтобы не нужно было переключаться между приложениями. Но есть нюанс!

В сервисе на бесплатном тарифе можно загружать файлы весом не больше 5 МБ. А ведь мы, предприниматели, стараемся сократить косты, поэтому за платный тариф в Notion (~800 рублей/месяц) платить не будем. Тем более, что сейчас из России делать это проблематично. Поэтому для создания системы я придумала использовать связку Notion и Google Диск.

Для удобной навигации по страницам у меня создан рабочий стол, где можно перейти на страницы проектов или другие важные страницы.

А теперь разберу подробнее эти три задачи хранения информации и на конкретных примерах расскажу, как я использую Notion.

Мы в PR-агентстве работаем сразу с несколькими клиентами, и искать стратегии и другие нужные документы для работы по разным папкам в какой-то момент становится проблематичным.

Поэтому все эти файлы собраны у меня в одной таблице. Если это файл PDF или Google Документ, ссылку на который нужно постоянно отправлять другим людям (журналистам и организаторам конференций), то я загружаю его в отдельную папку на Google Диск и добавляю ссылку в таблицу. Выглядит это так:

Также Notion может заменить CRM-систему: просто создайте таблицу со всеми пришедшими к вам лидами и не забывайте вручную ее дополнять. Благодаря этому можно в целом оценить объем заявок, который проходит через ваш бизнес, и вернуться к старым коммерческим предложениям.

Если у вас большой поток потенциальных клиентов, такая система может быть неудобна, а вот для небольших агентств и консалтинговых компаний станет незаменимым помощником в структурировании информации.

Я пробовала разные форматы планирования задач: и в виде таблицы, и в виде канбан-доски, но, честно говоря, заполнение строк в таблице или карточек в канбан-доске только забирает у меня энергию.

Пока у меня одна сотрудница, я придумала следующую систему: сотрудница ведет отчет по задачам в Google Таблице, которая закреплена у нас в чате в Telegram, а я просто выписываю свои задачи в To-do List в Notion и вычеркиваю их по мере выполнения.

Для более эффективного составления таких туду-листов на день я соблюдаю несколько правил:

1. Заводить атомарные задачи. Не нужно выписывать слишком большие задачи, например «составить PR-стратегию» — нужно декомпозировать большую задачу на подзадачи и выписывать каждую из них.
2. Сразу выписывать все задачи. Наш мозг предназначен для обдумывания, а не хранения информации, поэтому все задачи должны попадать в туду-лист. Исключение составляют те дела, которые составляют 5 минут.
3. Выписывать как рабочие, так и личные задачи. Задачи по своим блогам я заношу в календарь так же, как и задачи по клиентским проектам.

Для напоминаний Notion я использую в двух случаях:

1. Вернуться к клиентам, которые хотели бы позже обсудить сотрудничество.

Свою CRM-систему, как я уже писала выше, я вручную создаю в Notion. Для этого заполняю ключевые данные по клиентам в таблице, загружаю коммерческое предложение на Google Диск и ссылкой подгружаю его в Notion, чтобы сразу вспомнить, что мы обсуждали, и через несколько месяцев.

Далее если потенциальный клиент просит вернуться к обсуждению позже, я ставлю себе напоминание в сервисе, которое приходит мне в виде пуша — благодаря этому я не держу в голове эту задачу.

2. Напомнить о дате оплаты по проекту.

Когда клиентов становится несколько и не все они платят в начале месяца, график оплат с напоминаниями становится необходимостью.

Сейчас этот процесс я делегировала бухгалтеру, но ранее в Notion у меня была таблица с графиком оплат — ежемесячное напоминание о том, что пора готовить акт и новый счет (я работаю по 100% предоплате) приходило мне в виде уведомления.

Все остальные напоминания я ставлю себе в Google Календарь: как рабочие встречи, так и поход на массаж я сразу заношу в расписание, чтобы я могла спланировать свой график и не забыла о предстоящих событиях. Также я заношу в календарь напоминания написать или позвонить кому-то, если это нужно сделать в определенное время.

Благодаря этой системе я чувствую себя намного более расслабленной, ведь у меня меньше хаоса в работе и теперь я точно знаю, что ничего не забуду.

Если у вас еще остались вопросы по моей системе хранения информации, задавайте в комментариях! А еще подписывайтесь на мой канал в Telegram «Таирова пиарит», где я больше рассказываю про построение и продвижение своего агентства.