Мегаплан как аналог Asana и Notion для создания чек-листов задач и проектов

Онлайн-сервис Мегаплан с рабочими пространствами теперь подходит для ведения базы знаний компании: выполнения задач и проектов, а также создания инструкций, регламентов и чек-листов. Рассказываем, для чего и как вести чек-листы в онлайне, в чём их плюсы для участников и руководителей проектных команд.

Главное правило выполнения сложных задач — разбить их на ряд мелких дел, чтобы упростить работу. Во многом благодаря этому подходу в обиходе современных компаний появилось такое понятие, как чек-лист. По сути, это список дел, которые можно вычёркивать по мере выполнения.

Чек-листы незаменимы в проектной работе и других многоступенчатых задачах. И если раньше работа над ними отображалась на обычных досках, теперь для этого используется профильное программное обеспечение.

Многие компании обращаются к чек-листам, чтобы непрерывно контролировать ход работ. Этот метод не только помогает в общей оценке работы команды, но и повышает самостоятельность сотрудников. Когда у исполнителей на руках чек-лист, в котором описана последовательность действий, у них пропадает необходимость регулярно обращаться к руководителю за разъяснениями.

На первый взгляд, чек-листы нужны только для тех задач, которые выполнены, но на деле такие списки приносят намного больше пользы. Прежде всего, это:

• Систематизация рабочих действий. Даже самая сложная задача может быть сегментирована и разложена на ряд более простых и понятных дел.
• Снижение усилий по контролю. Руководителю не приходится опрашивать сотрудников, чтобы составить целостную картину рабочего дня. Достаточно одного взгляда на закрытые пункты в чек-листе, чтобы понять, на каком этапе находится проект.
• Упрощение работы сотрудников. Персонал получает готовую шпаргалку, в которой указана последовательность действий. Отсюда следует ещё один положительный эффект — снижается вероятность ошибки.

Кроме того, чек-лист важен и для персональной мотивации. Глядя на список выполненных задач, сотрудник понимает, сколько уже сделано, а сколько работы ещё впереди.

Перед тем как составить чек-лист, нужно ответить на два вопроса: кто будет им пользоваться и как этот список задач поможет исполнителю? Кроме того, важно понимать специфику работы. Поэтому, если вам не хватает экспертных знаний в этой области, обратитесь за консультацией к специалисту. Также стоит соблюдать следующие требования:

• Дробление должно проходить в соответствии с категориями, особенно если разбивается задача, над которой будут трудиться несколько разноплановых специалистов. Это упростит навигацию по чек-листу.
• Ничего лишнего. Старайтесь не погружаться в дебри, расписывая алгоритм действий. Для каждой задачи должен быть только один пункт в списке.
• Проконсультируйтесь с коллегами, прежде чем выдать чек-лист исполнителю.

Кроме того, важно не оставлять исполнителя наедине с задачей — сотрудник должен понимать, что в любой момент может обратиться за разъяснениями. Важно прописать и критерии для самостоятельной оценки результата — это поможет избежать ошибок.

Изначально всё, что было нужно для составления чек-листа, — это лист бумаги. Но сейчас разработано множество приложений, оцифровавших этот процесс. Благодаря программному обеспечению, чек-листами удобнее делиться с коллегами. И здесь на помощь придёт онлайн-сервис для управления бизнесом и CRM «Мегаплан».

При необходимости сделать чек-лист можно в обычной задаче, которая ставится сотруднику. В этом случае можно не переживать: он точно увидит разбивку задачи на отдельные этапы. Использование CRM для формирования чек-листов делает работу удобнее и для руководителей. Достаточно посмотреть на список выполненных этапов, чтобы понять, где именно находится работа над задачей или проектом.

Важное преимущество Мегаплана заключается в том, что это продукт от российских разработчиков с местным расположением серверов. Поэтому не возникнет проблем с доступом к CRM или оплатой. И, разумеется, не придётся пользоваться VPN, чтобы обойти блокировку — программа будет доступна всегда.

Другие преимущества Мегаплана:

• Простой и понятный интерфейс на русском языке.
• Гибкие и мощные настройки — Мегаплан можно полностью адаптировать под свой рабочий процесс.
• Благодаря системе доступов, у пользователей появляются права не только на просмотр задач и документов, но и на их редактирование внутри программы.

Мегаплан был создан для командной работы над проектами. При необходимости к задачам можно приобщать других сотрудников. Для этого достаточно нажать одну кнопку. Ещё один плюс — настраиваемые рабочие пространства, которые можно адаптировать под задачи конкретного отдела.

Благодаря Мегаплану сотрудники компании смогут обмениваться файлами, коллективно выполнять задачи и даже проводить видеоконференции, как в Asana, Notion и Microsoft Teams. Менеджер задач и проектов c рабочими пространствами и CRM экономит время и линейному персоналу, и руководителям — с его помощью можно автоматизировать любые бизнес-процессы: например, формирование отчётов, согласование технических заданий и проверку оплаты счетов.

Всем новым пользователям доступен бесплатный тестовый период 14 дней.