Не Гуглом единым: как мы нашли альтернативу гугл-облаку и сократили расходы клиента в 5 раз

Пока все паникуют, что облачные сервисы для компаний отключат в любой момент, мы придумали решение и защищаем своих клиентов от внезапных санкций. У одного из них трудности с облачным сервисом начались давно: стало так много сотрудников, что тариф перестал вмещать всех. Нужна была новая система работы для отдела по найму курьеров. Мы предполагали: запустим CRM, арендуем серверы в дата-центре, бесшовно перевезем. На деле оказалось: внедрили свою комбинацию сервисов, тушили пожары и мигрировали за выходные.

Привет! Я Кирилл Манжура, CEO IT-интегратора LARD. В середине марта компания Softline подтвердила, что получила официальную информацию от Microsoft и Amazon о приостановлении доступа к облачным продуктам для российских компаний. Что будет с Google — пока неизвестно. Расскажу на примере, как без потерь перевести компанию от иностранного вендора на опенсорс-решение.

Два года наша компания оказывала услуги по поддержке веб-офиса и почты сервиса доставки продуктов. Мы администрировали внутреннюю систему отдела по найму курьеров: создавали учётные записи, привязывали домены и отвечали на технические вопросы.

Сотрудники нашего клиента вели работу в облачном сервисе Гугла. Основными пользователями офисных программ были рекрутеры из службы по найму курьеров. Каждый день они заполняли таблицы: подсчитывали часы работы курьеров и рассчитывали зарплату. Документы были в совместном доступе, и одну таблицу могли редактировать десять человек одновременно.

Пока в службе по найму работало 300 рекрутеров, система справлялась, но весной прошлого года компания стала расширяться и увеличила свой штат на 150 сотрудников. Учетных записей становилось больше, и пакет гугл-облака стал заканчиваться.

Сначала вопрос с поиском замены решения не слишком волновал клиента, но мы видели, как быстро идет наем сотрудников, и понимали, что количество учетных записей скоро достигнет критической отметки.

Это означало два потенциальных риска:

1. Как только компания достигнет максимума по количеству пользователей, нужно будет поменять тариф. Клиент попадет в enterprise-сегмент — тариф для крупных компаний, где нет ограничений. На этом тарифе за одну учетную запись клиенту пришлось бы платить 23 $ в месяц. Это более 2500 рублей по курсу на момент проекта и в десять раз дороже прежнего тарифа.

2. Была и другая проблема: Гугл мог уйти с российского рынка в любой момент, и тогда работа компании могла остановиться. Один час простоя из-за нерабочей системы с документами — это потеря 450 часов рабочего времени сотрудников и миллионов рублей.

Мы понимали, что риск остаться без отлаженной внутренней системы очень высок, поэтому начали подбирать решение заранее и подготовили площадку для тестирования альтернативных решений.

Чтобы подобрать решение, которое могло бы заменить гугл-облако и таблицы с учётом, нужно было сначала выяснить требования компании.

Основная задача была в том, чтобы в новой системе все сервисы работали без перебоев: программы должны быть доступны, даже если ими пользуются 450 человек одновременно. Новое сочетание сервисов должно выдерживать и большую нагрузку, а еще необходимо было обеспечить высокую отказоустойчивость.

Важно было сделать так, чтобы работа рекрутеров была удобной. Их основным инструментом были таблицы, которые редактировали одновременно несколько человек. В новой системе не должно быть ограничений по количеству пользователей, а сотрудники не должны мешать друг другу или случайно удалить расчеты коллег.

Другая составляющая, без которой клиент не видел новую систему, — наличие неравнодушной техподдержки. Опираться на поддержку от компании-производителя, которая часто была доступна только на английском языке, и ответы, которых приходилось ждать по несколько часов, не хотелось.

Нам нужно было объединить в одной системе файловое хранилище, виртуальный офис и почтовый сервис.

Гугл мог уйти с российского рынка в любой день: заменить его требовалось аналогом, который можно установить на свой сервер. При такой конфигурации клиенту не пришлось бы беспокоиться о потере доступа к данным.

Вначале мы предлагали внедрить CRM-систему, чтобы объединить в ней все инструменты для работы рекрутеров, но клиент отказался от такого варианта.

Тогда мы собрали свое сочетание сервисов.

Выбрали бесплатное опенсорс-хранилище. Выбор стоял между двумя файловыми хранилищами: ownCloud и Nextcloud. У нас уже был опыт работы с ними на других проектах. В итоге остановились на Nextcloud, который подходил больше под кейс клиента.

Вот какие преимущества мы выделили:

1. Встроенные функции: интегрированная видео-конференц-связь, календари, возможность управлять задачами, как в Google Workspace, с которой сотрудники клиента уже работали.

2. Лояльная политика лицензирования — AGPLv3. Она позволяет пользоваться решением бесплатно, даже если пользователь — это коммерческая организация.
   

3. Новые релизы продукта каждые четыре месяца и более 20 миллионов пользователей по всему миру. Так мы можем быть уверены, что решение учитывает тренды индустрии и сможет предложить бизнесу нужный функционал.

В платной и бесплатной версиях Nextcloud — одинаковый функционал. Единственное отличие — это наличие техподдержки. Мы по опыту знали, что техподдержка Nextcloud не всегда оперативна и доступна только на английском языке. Именно поэтому предложили клиенту остаться на бесплатной версии, а техподдержку взяли на себя.

В новой системе Nextcloud стал ядром информационных систем. Он объединил учетные записи пользователей, почту, календарь, мини-CRM и файлообменник. Контроль над данными не теряется, так как за процессами следит технический специалист, а данные не хранятся на компьютерах сотрудников.

Организовали виртуальный офис на 450 человек. Для замены пакета офисных программ мы сделали подборку из трех решений и предложили клиенту протестировать все. Выбор стоял между Collabora, MS Office Online и ONLYOFFICE.

• Collabora подходила практически полностью, но в ней отсутствовала функция независимых фильтров. Рекрутерам нужно было фильтровать данные в таблицах. При этом они применяли фильтры одновременно, но так, что каждый фильтр работал независимо. У Collabora не было этой функции, поэтому от этого решения клиент отказался.

• MS Office Online оказался не только самым дорогим, но и наиболее ограниченным по функционалу. Как и в Collabora, в нем не было независимых фильтров, и с учетом цены этот вариант был самым непривлекательным из всех.

• В итоге выбрали ONLYOFFICE. Это решение соответствовало основным требованиям. В нем можно было совместно редактировать документы и иметь все их версии под рукой.

Подключили почту. Почтой в компании пользовались для переписки с коллегами и получения резюме с HeadHunter, поэтому список требований к почтовому сервису был минимальным. У клиента было два критерия: удобный доступ к почте из веб-интерфейса и стабильная работа в течение рабочего дня. Поэтому мы реализовали классическое решение — связка Postifx + dovecot + clamav + spamassassin. Это мировой стандарт для open source, которым пользуются ИТ-компании в России и за рубежом.

Для организации виртуального офиса клиента мы взяли готовые решения с базовой версией ПО и доработали их под бизнес клиента. Сначала разделили систему на микросервисы, затем настроили ее внешний вид и поменяли логотип. На последнем этапе мы инсталлировали сервисы в нужном порядке и запустили систему. Все выбранные нами сервисы гибкие, их можно подстраивать под конкретные задачи разных отделов и количество людей, которые будут работать в ней.

Сначала мы решили арендовать физические серверы в дата-центрах. Выбрали две площадки — в Санкт-Петербурге и Москве — и хотели синхронизировать их. Если бы на одной площадке возникли проблемы, мы могли бы запустить вторую, чтобы у клиента не было простоя.

Но в этом варианте возникли сложности из-за ограничений со стороны дата-центра. ЦОД в Петербурге блокировал порт, по которому должна была работать почта. Чтобы разблокировать его, клиенту пришлось бы купить целую подсеть IP-адресов и получить одобрение от ЦОД на настройку почты. Этот вариант был слишком долгим и дорогим.

Тогда мы обратились к облачному провайдеру, с которым работали на других проектах. У них свой дата-центр и облачное хранилище, которое сертифицировано по ФЗ-152.

Покупая облако, мы бронируем часть ресурсов дата-центра, чтобы использовать их только под свои задачи. При этом дата-центр имеет доступ только к зашифрованным данным, которые никак нельзя использовать.

Чтобы избежать проблем с производительностью и отказоустойчивостью, мы разделили пул выкупленных ресурсов на микросервисы: поделили весь объем облака на части. Если нам не понравится в облаке и нужно будет мигрировать, мы могли бы сделать это последовательно сервис за сервисом. Самым крупным «кусочком» оказался Nextcloud. В нем были базы данных и системы кеширования.

Клиенту было важно переехать на новый сервер без остановки рабочих процессов, поэтому мы предложили бесшовный вариант миграции. В таком случае обе системы работали бы одновременно, а сотрудники переезжали бы группами по 10 человек. Переезд одной группы занял бы в среднем два часа. Однако клиент предпочел провести миграцию за выходные, чтобы не тратить несколько дней на переезд.

Вот как проходила миграция.

Подготовились к переезду. В момент миграции в компании было 450 сотрудников. Мы сгенерировали 450 учетных записей и передали их ответственным рекрутерам. Клиент решил провести миграцию самостоятельно. Подготовился заранее: ИТ-отдел клиента удалил лишние данные, а каждый сотрудник подготовил папку для переезда.

Обеспечили техподдержку. Мы создали группу в мессенджере, где сотрудники компании могли задавать вопросы. Раньше мы использовали систему заявок, но в мессенджере вопросы решались быстрее: мы были на связи в течение всего рабочего дня. Обычно после миграции клиенты назначают специалиста из своего ИТ-отдела, который будет администрировать систему, но нашему клиенту понравилась работа с нами, и мы продолжили заниматься техподдержкой уже новой системы.

Мы смогли подготовить клиента к переезду за выходные, но трудности всё же возникли.

Обучали сотрудников. Миграция прошла за выходные, но мы понимали, что переезд на этом не закончился. Сотрудникам нужно было время, чтобы заново научиться пользоваться функциями, формулами и фильтрами в новом интерфейсе. Именно поэтому мы обеспечивали техподдержку в мессенджере, где наши ребята консультировали рекрутеров, и проводили обучение сотрудников по заявкам клиента.

Столкнулись с ограничениями. Единственное ограничение, с которым пришлось смириться в новой конфигурации, — это невозможность редактировать документы с мобильных устройств. Мы предлагали решение этого вопроса, но клиент решил, что теперь это для них не так актуально.

Благодаря внедрению новой конфигурации сервисов клиент смог оптимизировать расходы на хранение данных и внутренние инструменты работы и обеспечить безопасную работу сотрудников. Вместо перехода на более дорогой тариф клиент пользуется сочетанием сервисов, которые в месяц стоят на 2,2–2,4 миллиона рублей дешевле. Решение, которое мы реализовали, обходится клиенту в пять раз дешевле.

Сначала в службе по найму курьеров было 450 человек. На сегодняшний день в системе работает уже 1000 сотрудников, и она справляется.

С точки зрения разработки проект простой, но для нас он ценен тем, что мы смогли в нужное время найти замену гугл-облаку и стабилизировать IT-систему в компании клиента.

В комментариях делитесь, пришлось ли вам перестраивать работу после ухода иностранных IT-решений?