Новый корпоративный тренд: типовое автоматизированное рабочее место. Разбираемся, новый ли он и зачем это бизнесу

Низкий стол в опенспейсе, стул для квадратной попы, пыльный фикус у кулера — о типовых рабочих местах мы знаем многое. Но ТАРМ всё-таки про другое — про практичность, безопасность, сфокусированность на задачах и результатах.

Меня зовут Юлия Пуртова, я директор по автоматизации в «Первой Форме». Давайте вместе разберёмся, из чего состоит такое рабочее место, как оно помогает упростить ежедневную работу и каких результатов с ним можно достичь.

В статье:

Типовые компоненты ТАРМ
Преимущества использования ТАРМ
Как ТАРМ изменили рабочие процессы ДРТ, «Вкусвилла» и DIY-ритейлера
Индивидуальная настройка ТАРМ под потребности сотрудников
Технологии основе ТАРМ
Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях и выводы

Раньше под ТАРМ понимали офисное и специализированное ПО и технологическую инфраструктуру — ПК, сервера, устройства для считывания смарт-карт и даже удобное кресло. Сейчас же ТАРМ — это скорее цифровое рабочее место, которое содержит всё, необходимое для работы, и позволяет выполнять задачи из любой точки.

В основе ТАРМ лежат типовые компоненты:

Из этих компонентов состоят автоматизированные бизнес-процессы. Например:

Определённый набор автоматизированных бизнес-процессов, в свою очередь, и формирует ТАРМ для отдела или подразделения компании.

Так, ТАРМ для бухгалтерии автоматизирует процессы расчёта заработной платы, ведения управленческой отчётности, начисления отпускных и других выплат.

А компоненты, из которых эти процессы строятся — те же задачи, чаты, календарь, файловое хранилище, дашборды с аналитикой из 1С и так далее.

Давайте посмотрим ещё несколько примеров:

ТАРМ для HR-специалистов: портал, ВКС, чаты, шаблоны документов, задачи, диаграмма отпусков, календарь, база знаний

• Рассылка объявлений.

• Публикация регламентов.
  

• Приём запросов сотрудников.
• Проведение опросов и анкетирований.
• Проведение собеседований.
• Оформление кадровых документов.
• Онбординг сотрудников.
• Оформление отпусков и больничных.

ТАРМ для менеджеров проектов: задачи, канбан, календарь, дашборды, диаграмма Ганта, табель трудозатрат, ВКС, чаты, база знаний

• Бронирование специалистов.

• Управление проектами и задачами.
  

• Командная работа над проектом.
• Отслеживание плановых и фактических результатов и сроков.
  
• Сквозной процесс с отделом продаж.
  

ТАРМ для маркетинга: канбан, календарь, база знаний, чаты, дашборды, встроенный редактор, хранилище файлов, мобильное приложение

• Подготовка контента.

• Организация вебинаров.
  

• Согласование материалов.
• Взаимодействия с другими отделами.
  
• Аналитика.
  
• Реклама.
  

ТАРМ для отдела продаж: канбан, IP-телефония, ВКС, чаты, задачи, чек-листы, дашборды

• Приём заявок и регистрация клиентов.

• Отслеживание активностей по клиенту.
  
• Ведение по воронке продаж.
• Планирование и распределение звонков по менеджерам.
• Переговоры с клиентами.
• Оформление договоров.
• Сквозной процесс с проектным управлением.

Таким образом, из набора типовых компонентов мы можем создать и автоматизировать цифровые рабочие места для всей компании.

Главная цель внедрения ТАРМ — повысить производительность труда. Это достигается за счёт унификации и контроля всех рабочих процессов со стороны ПО.

И это важно. Я глубоко погружаюсь в процессы наших клиентов и вижу, что даже очень крупные компании всё ещё работают по старинке: они хранят информацию по процессам и регламентам на бумаге, позволяют сотрудникам действовать бесконтрольно. В результате онбординг новичков затягивается, руководители тонут в вопросах, а если сотрудник увольняется, он уносит с собой важные знания.

С ТАРМ такого не происходит. Все сотрудники подключаются к системе и получают доступ к своей зоне работы. Автоматизация позволяет идти по согласованному алгоритму, контролировать дедлайны, вовремя вовлекать в задачи руководителя. А если специалист уволится и на его место придёт новый, процесс не прервётся — информация не привязана к конкретному человеку.

Мы для себя выделили ещё несколько преимуществ типовых автоматизированных рабочих мест:

• Широкие аналитические возможности. Все данные о важных бизнес-показателях хранятся в одной системе и их можно легко использовать для составления детальных отчётов.
• Автоматизация рутинных действий. Если все данные в системе, можно больше не тратить время на сборку и отправку сводных данных, оформление документов, попытки выяснить у подчинённых статус задач.
  
• Централизация всех процессов. Единая рабочая система позволяет экономить на покупке лицензий к множеству отдельных сервисов. Например, у нас в «Первой Форме» все инструменты для организации ТАРМ доступны по одной пользовательской лицензии. Даже ВКС и чаты, которые минимизируют риск потери важных файлов в переписках и утечки информации.
  
• Высокий уровень безопасности. Платформу для ТАРМ можно разместить в закрытом контуре, что помогает избежать взломов и потери всех данных из-за сбоев облачных решений. А ролевой доступ к разделам системы позволяет обезопасить важные файлы от случайного изменения или удаления. Я рассказывала похожую историю в другой своей статье, с ТАРМ стать детективом точно не выйдет.
  

Эффективный контроль обращений для комплаенс-менеджеров «Деловых Решений и Технологий» (ДРТ)

Мы настраивали и внедряли ТАРМ в подразделение, которое отвечает за комплаенс-менеджмент в компаниях клиентов ДРТ. По сути, они проверяют обращения на релевантность и маршрутизируют их по комплаенс-офицерам клиентов.

В системе работают команды обеих сторон, и ТАРМ для них отличаются друг от друга. Обращения приходят в систему, где менеджеры проверяют их и либо отклоняют, либо отправляют дальше комплаенс-офицерам. Никакая информация не теряется. Офицеры же могут лучше контролировать сроки и обсуждать расследование нарушений в защищённых чатах.

Также у каждой роли появились преднастроенные дашборды, с которыми можно отслеживать скорость и качество расследований. Рабочие процессы и аналитика объединены в одном решении, фокус внимания не смещается.

Быстрое открытие новых торговых точек для «Вкусвилл»

Раньше команда развития «Вкусвилл» использовала для работы почту, внешние календари и Excel-таблицы. Это вызывало три проблемы, из-за которых торговые точки открывали дольше:

1. согласования по почте затягивались,

2. менеджеры часто обсуждали одни и те же локации,
   

3. команды, контролирующие работы по благоустройству точек, не были синхронизированы.

После внедрения автоматизации у каждого отдела появились инструменты для комфортной работы на своём этапе. У выездных менеджеров есть интерактивная карта и чек-лист для проверки помещений, согласующим приходят уведомления, система сама следит, все ли команды внесли результаты работы.

В результате «Вкусвилл» смог эффективнее расширить торговую сеть и выйти в другие города — в ТАРМ подключены и региональные сотрудники.

Стандартизация переговорной кампании для крупной сети DIY-гипермаркетов

Тут клиент, к сожалению, под NDA, но кейс интересный. Поэтому trust me.

Итак, раньше его менеджеры по работе с партнёрами вручную собирали данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывали условия и допустимые пределы торга с поставщиками. Единого процесса не было, из-за чего сотрудники тратили много времени и сил на поиски данных, а руководители — на выяснение статусов и сроков.

С помощью внедрения ТАРМ мы с клиентом реализовали отлаженный процесс, движение по которому контролирует система. Она сама создаёт задачу на анализ результатов и подтягивает в неё все данные о работе с поставщиком. Менеджер вносит согласованные условия, а система выдаёт чек-лист и напоминает зафиксировать результаты переговоров.

В зависимости от итогов формируется предложение или запускается дополнительное согласование. Все действия прозрачные — руководителю больше не нужно ждать ответа от подчинённого, достаточно зайти в задачу.

На базе одной BPM-системы мы настраиваем и автоматизирем уникальные ТАРМ под точечные потребности бизнеса. Если процессы изменятся, ТАРМ также можно будет перестроить благодаря low-code конструктору и смарт-командам, с которыми справится даже сотрудник без технического бэкграунда (например, бизнес-аналитики).

Например, у нашего клиента, страховой компании «Уралсиб Страхование», сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудникам было важно, чтобы в системе можно было запросить мнение у других специалистов компании без лишний действий. Мы перенесли это всё в систему.

А у нас документооборот несколько проще. Себе мы не настраивали лист замечаний и запрос мнений, но у нас также можно отклонить согласование и вернуть документ на этап подготовки. А в случае, если руководитель в отпуске, согласование автоматически делегируется заместителю.

Интеграция с другими системами

Редкий бизнес сейчас может обойтись без 1С, BI-решений, ERP-систем. При этом данные из них могут понадобиться сотруднику, который не привык к новым интерфейсам. Пока он будет разбираться, работа зависнет.

ТАРМ может выступать агрегатором данных из всех этих продуктов, чтобы сотрудник не тратил время на поиск, куда нажимать. В «Первой Форме» за интеграции отвечает автогенерируемое REST API. Для Active Directory, Exchange Server и многих других продуктов наши разработчики написали готовые коннекторы, а если нужна специфическая интеграция, можно добавить кастомные API.

ДРТ также автоматизировала в «Первой Форме» бронирование сотрудников на долгосрочные проекты. При этом им было важно связать систему с SAP, где менеджеры фиксируют трудозатраты, а HR-команда ведёт наём. Интеграция позволяет букировать специалистов в «Первой Форме» и отправлять отчёты в SAP для обработки и запуска других процессов.

On-premises или в SaaS

Многие компании выбирают для платформы ТАРМ облачные пространства крупных провайдеров. Их мощности помогают автоматизировать больше процессов и обрабатывать значительный объём данных, что выгодно для бизнесов.

Российским бизнесам сейчас всё-таки рекомендуют размещать решение в закрытом контуре.

Защита данных и безопасный доступ в ТАРМ

Для типовых автоматизированных рабочих мест мы всегда детально настраиваем права и доступы. Это позволяет обезопасить чувствительные данные и в случае утечки отследить её источник.

Подключение к системе ТАРМ тоже можно обезопасить. Многие компании выбирают для этого двухфакторную аутентификацию, смарт-карты, токены и преднастроенные VPN-сервисы. Уровень безопасности может быть разным в зависимости от внутренних правил компании.

В «Первой Форме» за безопасность данных отвечают:

• детальная настройка ролей вплоть до отображения значений в полях;
• полная и выборочная конфиденциальность данных;
  

• сквозное шифрование переписок, файлов и информации о проектах.

Доступ к системе мы защищаем с помощью:

• двухфакторной аутентификации через Telegram или по Email;
• авторизации в системе по почте и мобильному телефону, в том числе и по отличному от того, что указан в профиле специалиста;
  
• защищённых ссылок для подключения к ВКС внешних пользователей;
  
• интеграции с аппаратными решениями для цифровой безопасности.
  

Как показывает практика, внедрение ТАРМ в компании никогда не ограничивается одним отделом. Чаще всего дело в сквозных бизнес-процессах, в которые вовлечены разные отделы: финансы, маркетинг, проектная команда и многие другие. Им мало настроить автономные рабочие места — нужно, чтобы сотрудники могли быстро подключаться к задачам других подразделений.

В последнее время о ТАРМ много говорят в контексте государственных организаций, но эта концепция подходит не только им, и многие частные бизнесы это уже проверили. Она помогает легче масштабироваться, быстро подстраивать процессы под изменения рынка и законодательства, тратить меньше ресурсов на онбординг сотрудников.