Уволил сына, удалил отчёт, отключил уведомления. Четыре истории о цифровизации в enterprise-компаниях

Оцифровать бизнес — дело полезное, но не всегда безобидное. Расскажу вам, как мы нарушили покой любимых крупных клиентов, но потом всё исправили. А после всех историй дам советы, как правильно перевести компанию «на цифру».

Уволил сына, удалил отчёт, отключил уведомления. Четыре истории о цифровизации в enterprise-компаниях

Всем привет! Меня зовут Юлия Пуртова, я директор по автоматизации в компании «Первая Форма». Мы разрабатываем BPM-систему, которая автоматизирует любые бизнес-процессы крупных компаний: ЭДО, CRM, управление проектами и многое другое.

На VC.ru я уже писала, как мы упростили жизнь нашим финансистам. А теперь хочу поговорить о крупных компаниях, офисы которых ещё недавно были заставлены коробками с документами и прочими остатками нецифровых процессов.

P.S. Со многими мы работаем под NDA, поэтому названия компаний я озвучить не могу. Но общие ситуации постараюсь описать максимально понятно.

История первая. Загадка пропавшего отчёта

Это случилось за пару дней до Нового Года, в день корпоратива у одного нашего клиента. Руководитель проекта написал нам, что кто-то удалил из его «Первой Формы» очень важный отчёт, а внутреннее расследование в тупике — никто не признаётся.

Уволил сына, удалил отчёт, отключил уведомления. Четыре истории о цифровизации в enterprise-компаниях

Можно было бы в усах и с блокнотом поехать к ним в офис, но наша игра в Пуаро закончилась тем, что мы подняли логи системы — «Первая Форма» фиксирует все действия пользователей для большей безопасности и прозрачности. История показала, что отчёт удалил один из менеджеров. Логирование снова спасло — благодаря ему файл получилось восстановить.

В системе фиксируется точное время изменений и размер каждой версии файла
В системе фиксируется точное время изменений и размер каждой версии файла

Вывод: сначала отправьте годовой отчёт, потом идите на корпоратив. Не перепутайте последовательность.

История вторая. Гиперконтроль в духе Оруэлла

Один наш клиент производит бытовую химию и косметику. «Первую Форму» его сотрудники используют для координации продаж, согласования договоров, планирования платежей и прочей работы, в которой задействованы офисы и заводы из разных регионов.

Казалось бы, BPM-система должна была помогать им в работе, но она её усложнила. Гендиректор решил, что они выстроят все процессы сами, без обучения вендора. Процессы в системе они настроили, а аналитика, уведомления и обучение сотрудников выпали из фокуса внимания — директору и администраторам всё казалось очень понятным и очевидным.

Кроме того, в систему внедрили штрафы за просроченные задачи и, что самое важное, несданные отчёты. Сотрудникам приходилось формировать их вручную и отправлять десятки в день — такая в компании была выстроена система отслеживания результатов.

Уволил сына, удалил отчёт, отключил уведомления. Четыре истории о цифровизации в enterprise-компаниях

Из-за этого «Первая Форма» наполнялась неструктурированными задачами, сотрудники тонули в уведомлениях, а руководители так не хотели сидеть над отчётами, что штрафы в системе доходили до максимума.

Вот что бывает, когда приходят все виды уведомлений
Вот что бывает, когда приходят все виды уведомлений

Сотрудники боялись работать в системе, и из-за этого вели все дела в Telegram. Конечно, в потоке сообщений часто теряли документы и договорённости, а эффективность страдала.

Кроме того, у компании было много выездных специалистов, которые тоже должны были отчитываться по выполненным задачам, но доступа к системе «с полей» у них не было — сисадмины не настроили необходимые доступы для мобильного приложения.

В итоге директор признал ошибку и пришёл за помощью. Вот, что мы изменили:

  • настроили уведомления по ролям — теперь сотрудники получают в 10 раз меньше уведомлений;
  • дали советы по управлению проектами и задачами — теперь процессы удобные, поиск работает эффективнее, а система корректно анализирует информацию;
  • настроили автосоздание и автоотправку регулярных отчётов — система формирует их сама из занесённых данных, специалисты экономят до 2 часов в день, ну и гендиректор спокоен;
Если вы готовите отчет каждую неделю, то можно настроить повторяющуюся задачу, чтобы об этом напоминала система
Если вы готовите отчет каждую неделю, то можно настроить повторяющуюся задачу, чтобы об этом напоминала система
  • настроили мобильное приложение «Первой Формы» — с его помощью мерчендайзеры могут работать с задачами, просматривать документы, размещать заказы, созваниваться с коллегами в офисах по ВКС и делать всё то же самое, что и с десктопа.

Вывод: всегда нужно ставить себя на место пользователя, ведь его удобство — залог эффективной работы.

История третья. Не та антилопа: вместо денег — уведомления

Один наш клиент работает на «Первой Форме» уже десять лет. В ней автоматизированы все его бизнес-процессы, и по многим из них система присылает уведомления.

Собственно, это и стало проблемой. Руководители решили, что линейные специалисты должны быть в курсе всего, что касается их клиентов, даже если конкретный сотрудник к процессу не относится.

Система превратилась в тревожную Золотую антилопу, которая на любые действия забрасывала сотрудников сообщениями о новых комментариях, документах на согласование и приближающихся или пропущенных дедлайнах.

Уволил сына, удалил отчёт, отключил уведомления. Четыре истории о цифровизации в enterprise-компаниях

Сориентироваться в потоке было сложно. Важные уведомления терялись, команда пропускала сроки и подводила заказчиков. В общем, нас позвали навести порядок, пока сотрудники не перешли с валерьянки на что покрепче.

Изучив сценарий работы, мы откорректировали процессы в системе:

  • помогли настроить маршруты так, чтобы сотрудники своевременно подключались к задачам и выходили из них;
  • очистили ленты от информационного шума и сократили количество уведомлений в пять раз;
  • сделали новый дизайн карточек задач — в них стало меньше полей, специалисты стали быстрее их заполнять и лучше ориентироваться в атрибутах;
Так выглядит новая форма
  • для каждой роли сделали дашборд, который отображает именно то, что нужно сотруднику для выполнения ежедневных задач.
Дашборд отдела на примере нашей команды разработки
Дашборд отдела на примере нашей команды разработки

Вывод: много знать — хорошо, но в меру. Иногда стоит сказать «Довольно!» и отключить половину пушей.

История четвёртая. Как гендиректор уволил сына

Несколько лет назад мы внедряли BPM-систему в крупной компании-производителе мебели. Они надеялись, что BPM-система просто поможет им ускориться, ведь все процессы у них выстроены отлично. Гендиректор увлекался IT-подходами и привнёс в компанию Kanban до популярности Trello на наших просторах.

Мы внедрили «Первую Форму», настроили процессы и аналитические инструменты. Сотрудники всё использовали, им всё нравилось и некоторые процессы действительно ускорились. Но вскрылась и проблема — многие согласования неделями застревали на финансовом директоре, сыне генерального.

Отец хотел, чтобы сын впоследствии возглавил компанию, но у парня были другие планы. Сознательно он никому не вредил, просто не любил работать.

Отследить продолжительность этапов в системе можно с помощью Истории переходов и Таймлайна

Недавно я разговаривала с руководителем проектов, который ведёт этого клиента в нашей команде. Отец всё-таки уволил финансового директора, решив, что для бизнеса и заказчиков так будет лучше. А «Первая Форма» всё ещё помогает им контролировать процессы, отслеживать статусы и анализировать результаты.

Вывод: не работайте с родственниками. Или хотя бы контролируйте их.

Уволил сына, удалил отчёт, отключил уведомления. Четыре истории о цифровизации в enterprise-компаниях

Вместо выводов: как пользоваться BPM-системой, чтобы она приносила пользу

  • При внедрении новой системы проводим масштабную работу с сотрудниками, чтобы те быстрее привыкли и не стремились вернуться к старым инструментам.
  • Регулярно обучаем команду новым функциям и проверяем знания, чтобы система приносила им большую пользу.
  • Рассказываем обо всех возможностях настройки и кастомизации — например, в «Первой Форме» можно включить только определённые типы уведомлений, или настроить визуальные представления таблиц по вашему вкусу с помощью low-code.
  • Следим за новыми версиями BPM-системы и вовремя обновляемся, чтобы пользоваться всеми фишками. Обо всех новых функциях мы рассказываем в регулярных дайджестах с подсказками: иногда это что-то глобальное, а иногда — просто приятные детали вроде реакций на комментарии 😊.

  • Прорабатываем ролевой доступ к возможностям системы, чтобы видеть только нужное для работы.

Буду ждать ваших комментариев! Спасибо, что читаете 🖤

1717
24 комментария

Бедные сотрудники в уведомлениях. Простите, сложно было удержаться!)

4

Единственные уведомления, которые хотят получать сотрудники от работодателя, - сообщения о поступлении траншей на карточку

4

Это само собой разумеющееся, но быть в курсе событий по своим проектам лишним тоже не бывает)

Комментарий удалён модератором

Может администрации просто перебранить всех кто зарегался в январе? Все равно это все GPT боты

1

Господи, история про гиперконтроль просто кошмар. Будет круто, если в будущих статьях расскажете, какие в принципе возможности для детальной аналитики есть в системе. А то заинтриговали и не рассказали, как удалось такое условие соблюсти

1

Интересно что вы пишете только в темах "первой формы"..

2