Сервисы
NTI Platform
2462

Как провести виртуальный мозговой штурм на 25 человек: опыт работы в Miro

Наша компания уже третью неделю работает удаленно. Задач становится только больше, приходится оперативно и массово осваивать новые инструменты. На прошлой неделе мы провели брейншторм с помощью виртуальной доски Miro и уже известного всем Zoom. Делимся опытом.

В закладки

Шаг первый. Подготовьте структуру процесса, которая тщательно продумана вокруг цели

Чтобы упростить работу, мы заранее сделали шаблоны, которые структурируют обсуждение. Мы разметили этапы для генерации, группировки и отбора идей с учетом специфики контента. Перед сессией у нас была синхронизация между модераторами и заказчиками, в которой мы пробежались по процессу, обсудили возможные «затыки» и «поглотители времени». И пофантазировали, что именно на разных этапах может получиться, уточнили некоторые формулировки. Но самое главное, участники брейншторма на входе получили готовую доску: мы не рисовали ее «по ходу дела». То есть это был такой готовый поток, через который мы должны были всех пропустить.

Шаг второй. Погрузите участников в рабочую среду

Прежде чем начать, ваша команда должна привыкнуть к новому инструменту. В начале сессии мы отвели 20 минут для того, чтобы участники могли адаптироваться к среде работы – освоить стикеры, рейтинги и тегирование, иначе говоря, ключевые микромеханики для дальнейшей работы. На этом шаге команда может проявить свою творческую составляющую, начать отклоняться от плана и пуститься в исследование других возможностей. Тут главное вовремя остановиться.

Шаг третий. Удерживайте контроль за вниманием аудитории

Есть разные трюки, позволяющие вовлечь аудиторию в тот или иной процесс. Так, при работе в онлайн-пространстве коллеги-модераторы предложили все стикеры тегировать именем автора. За счет этого вы решаете сразу две задачи:

  • Когда выбираете стикер, вы можете обратиться по имени к автору или увидеть, от какой группы он пришел на ту или иную часть доски.
  • Когда стикеры генерируют в каком-то процессе, вы видите, кто предложил идею, а кто нет. Например, в группе работают 7 человек, и мы видим, что стикеры создавали только пять из них. Значит, двое выпали из процесса, и это сразу становится заметно.

P. S. Другие механики во многом повторяют приемы из офлайн-работы: голосовое вовлечение участников (попросить каждого высказаться по кругу), смена микромеханик (от генерации к голосованию через эмоджи, к размещению своих стикеров и изучению чужих и т.п.). Вместо голосования руками, как во время традиционной офлайн-встречи, вы можете предложить написать ОК в общем чате или разместить стикер со своим именем или «своего» цвета в нужной колонке. Геймификация как она есть!

Важно также помнить о побочных эффектах: например, говорящий во время видеоконференции человек теряет счет времени еще чаще, чем в офлайне, поэтому полезно использовать таймер и задавать четкие форматы высказывания.

Шаг четвертый. Разделите на группы и проведите общую синхронизацию

В онлайн-сессии актуальны рекомендации из офлайна: дробить большие группы на микрогруппы по 7±2 человека. В Zoom для этого мы использовали механизм комнат, разделив участников случайным образом. Для каждой такой группы необходим отдельный модератор, который будет следить за ходом обсуждения, направлять его по сути и форме в нужную сторону, вовлекать выпадающих участников, отвечать на вопросы. В online-формате это особенно критично, так как никто не видит, чем заняты другие, и эффект работы под взаимным наблюдением теряется.

Что следует учесть?

  • Чтобы понимать, как к цели движется каждая группа, модераторы использовали общий чатик в Telegram. Там мы быстро синхронизировались, понимали, у кого какой затык, кому сколько времени еще необходимо и т. д.
  • Участники при этом работали с постоянной синхронизацией: групповая часть сменялась промежуточным подведением итогов и общей постановкой задачи для следующей части. За счет того, что рабочее пространство остается общим для всех, группы могли подсматривать идеи друг у друга. Это уменьшает необходимость проговаривать для всех то, что уже выложено.
  • Если сессия длится долго, важно не забыть сделать технические перерывы и сообщить участникам, на какое время запланированы эти перемены. Иначе коллеги сами сделают себе технические паузы на кофе, туалет, детей, песиков и т. п.

В отличие от очных сессий, в онлайн-формате легко отследить вовлечение каждого человека: видно, сколько стикеров появляется у команды, как она продвигается.

Как проходила сессия?

  • К сессии присоединились 25 человек из трех организаций, разделенных случайным образом на три группы.
  • Работу каждой группы координировал отдельный модератор.
  • Помимо знакомства и инструментами, работа была разбита на 6 тактов (экранов в Miro), внутри которых групповая деятельность сменялась общей синхронизацией со взаимным «опылением». В конце всех участников «вернули» в свои организации, чтобы каждая из них могла сделать свою ставку на дальнейшую работу и описать ключевые шаги.

Мы прорабатывали коммуникационную стратегию Национальной технологической инициативы и технологического предпринимательства с учетом задачи подобрать сетевые форматы коммуникации для наших ключевых целевых аудиторий и целей по ним. Такты работы:

  • Разделение на группы.
  • Генерация сетевых форматов внутри каждой из групп.
  • Сортировка и сегментация форматов по матрице – формирование общей библиотеки форматов.
  • Выбор ЦА для каждой из групп и подбор сетевых форматов по цели коммуникации.
  • Проработка ценностной модели приоритетных форматов.
  • Выбор ставок для каждой из участвующих организаций и подготовка верхнеуровневого плана.

С какими сложностями мы столкнулись при организации этого сетапа?

  • К сессии подключились представители трех разных организаций, которых надо было собрать в одно время в одном месте на 4 часа. Кажется, собраться в онлайне чуть проще, чем приехать всем в одно физическое место, но обратная сторона виртуального формата – необходимость всем поставить общие инструменты для работы, завести аккаунты и т. п. Лучше это сделать заранее.
  • Большинство людей к этому моменту освоили Zoom, но не пробовали Miro как инструмент, который мы выбрали для использования в качестве виртуального рабочего пространства. В этом смысле у того же большинства не было опыта участия в онлайн-сессиях стратегического характера, коллективной работы с доской, а это сложнее, чем коллективное редактирование документа. Надо закладывать время на знакомство и быть готовыми, что у кого-то обязательно что-то отвалится.
  • Из-за того, что сессия проходила на виртуальной площадке, у нас неожиданно вылезло физиологическое ограничение. Мы не могли сделать эту сессию продолжительностью весь день: очень трудно не просто сидеть на одном месте, но и работать в интенсивном режиме постоянной коммуникации без переключения фокуса. То, чему в офисе мы могли бы посвятить целый день, в онлайне надо сильно сжимать по времени. Обратная сторона: мы сильно экономили в мелочах. Все стикеры уже «написаны» печатным почерком и размещены там, где надо, перекрестное «опыление» происходит фоново, а голосование – параллельно и фаново.

Несколько наблюдений из личного опыта участников:

  • Оказывается, виртуальная рабочая доска Miro хороша не только для учебы, презентаций и хранения информации, но и для генерации идей на карточках. Куча возможностей! Да, и преимущество такого формата – в том, что он позволяет участникам сосредоточиться на контенте, а не попадать под влияние лидеров.
  • Важно готовиться к вебинару, тестировать функции заранее. И удобно, что вся подготовка и активности вебинара умещаются на одной доске.
  • В Zoom сложно вести вебинар для большого числа людей (нас было около 25 единовременно): много неожиданностей может быть от активных участников. Нашелся коллега, который активировал рисовальные инструменты и стал калякать на наших стикерах… И еще: модератору приходилось работать «придворным», открывая дверь входящим участникам. А их было много – тех, кто опоздал и заранее не попросил расшарить доску.
  • Некоторым участникам показалось, что в начале все было похоже на абсолютный хаос. Все было совершенно непонятно, хотелось все сразу бросить и пойти заниматься более привычными делами. Но на последних этапах разницы между проектированием в офлайн- и онлайн-пространстве они уже практически не ощущали.
  • В итоге можно сказать, что Miro – классный инструмент для визуализации совместной работы, но необходимо тренироваться, чтобы научиться использовать его быстро и максимально эффективно.

Константин Кичинский, Бэлла Чеченова

{ "author_name": "NTI Platform", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 2, "likes": 10, "favorites": 54, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 116138, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 30 Mar 2020 12:54:29 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru
0
2 комментария
Популярные
По порядку
2

Очень увлекательно , спасибо , скоротал свою изоляцию )))

Ответить
1

Great EXP! Congratulations 🎈 

Ответить

Прямой эфир