Как онлайн-школам справиться с растущим потоком клиентов и не упускать заявки

По данным совместного исследования TalentTech, «Нетология-групп» и EdMarket российский рынок онлайн-образования в сегменте b2c достиг 38,5 млрд. руб. по итогам 2019 года. По данным РБК еще до пандемии российский рынок онлайн-образования рос от 20 до 29% в год, а переход на удаленный формат существования дал сегменту ощутимый толчок.

Образовательные проекты столкнулись с огромным наплывом клиентов, и перед менеджерами встала задача не просто вовремя обрабатывать входящие заявки, но и не терять их в период массового наплыва клиентов. В такой ситуации EdTech-компаниям надо быть максимально готовыми к росту запросов и не терять клиентов из-за банального человеческого фактора.

Мы в Albato помогаем выстроить продажи так, чтобы максимально исключить человеческий фактор и автоматизировать процессы, связав CRM, аналитику, коммуникации, мессенджеры и другие системы для привлечения клиентов, и обрабатывать входящие заявки в несколько кликов даже без программистов.

В этой статье на реальных кейсах наших клиентов расскажу, как им удается сократить время на обработку заявок и максимально автоматизировать обработку входящих запросов.

Units.bz – образовательная платформа, которая проводит двухчасовые сессии на темы маркетинга, финансов, продаж и управления. У компании есть несколько каналов привлечения новых клиентов, раньше менеджерам приходилось все заявки переносить вручную, а оценка эффективности рекламных кампаний проходила с опозданием.

Facebook Lead ads. и VK ads. + CRM

Компания собирает лиды через Facebook Lead ads. и VK ads. Раньше руководитель отдела продаж вручную переносил заявки в «Битрикс 24»: получал выгрузку в CSV и распределял по менеджерам. Человеческий фактор вносит в этот процесс определенные риски, например, возможность просто потерять заявку. Кроме того, заявка может быть отработана не оперативно, потому что процесс переноса ежедневно занимает от часа до трех часов в зависимости от количества рекламных кабинетов и лидформ. Более того, сделать это можно ежедневно только в определенное время, а значит теряется много времени от переноса до переноса. За это время можно упустить потенциального клиента.

С помощью сервиса для интеграций «Юниты» настроили связку таргетированной рекламы с CRM и все заявки сейчас переносятся автоматически. Это не просто экономит время менеджеров, но и позволяет избежать дурацких ошибок и опечаток.

«Бизон365» и «Битрикс 24» + Google-таблицы

Рекламой в Units.bz занимаются пять подрядчиков, поэтому компании важно отслеживать эффективность их работы. Units.bz использует вебинары в своем маркетинге: их смотрят и новые клиенты, и те, кто уже проходил обучение. Задача понять, какие люди пришли первый раз и какая рекламная кампания приводит уникальных посетителей. Маркетолог проекта создал таблицу в Google Sheets, чтобы оценивать результаты и видеть эффективность каждого из подрядчиков. Для этого нужно переносить данные из «Бизон 365» и «Битрикс24» в Google Sheets. «Бизон 365» – это платформа для вебинаров, онлайн-курсов, тестов, продаж и приема платежей. Сбор данных по уникальным посетителям на вебинарах — самое сложное, потому что у «Бизон 365» нет прямой интеграции с Google Sheets, поэтому раньше эти данные переносились вручную, а значит судить об успешности той или иной кампании можно только спустя время, за которое можно было успеть внести изменения в данные.

Используя сервис для интеграций, «Юниты» связали «Бизон» и «Битрикс» с таблицами — теперь отслеживать результативность подрядчиков получается гораздо быстрее, а значит сокращаются расходы на рекламу за счет оптимизации, а времени на обработку данных уходит меньше.

Квизы + Google-таблицы

Еще один канал сбора информации о клиентах для «Юнитов» – тесты-опросники в Marquiz, на которые привлекается рекламный трафик. Они помогают находить нужную компании аудиторию. Маркетолога «Юнитов» интересуют потенциальные клиенты с зарплатой более определенной суммы, поэтому в квизе есть соответствующий вопрос о доходе. Данные переносятся в Google Sheets, чтобы понять, какие каналы и настройки рекламы помогают привлечь нужных людей. Связка с «Таблицами» позволяет оперативно рассчитать процент тех, кому можно предложить обучение. Конечно, когда эти данные переносятся вручную, добиться оперативности сложнее.

Школа дизайна – подразделение Высшей школы экономики, где бакалавров, магистров, аспирантов и даже детей обучают по 15 образовательным направлениям.

В отличие от Units.bz, Школа не стала вручную переносить данные из FB, VK Ads, amoCRM, Google Analytics и Google Sheets и сразу занялись автоматизацией процесса. Они нашли сервис, способный передавать данные из одного источника в другую систему.

Школе дизайна было важно получить заявки из лид-форм сразу в CRM, а остальное как-то само по себе добавилось: отправка данных в Google Analytics и Google Sheets. Благодаря автоматизации Школа дизайна может не тратить время на перенос данных вручную, а заниматься разработкой медиапланов, оптимизацией бюджета под рекламу и анализом исторических данных — в общем всеми теми процессами, которые автоматизировать нельзя.

«ИнфоШкола» обучает удаленным профессиям и рассказывает, как запустить онлайн-школу.

Раньше компания работала только в GetCourse – платформе для организации онлайн-курсов, тренингов и семинаров. Заявка поступала в GetCourse, где есть своя CRM-система. Там ставились статусы, менеджеры оставляли комментарии, обрабатывались заявки. Единственный момент, который смущал менеджеров — не всегда срабатывали упоминания о том, что надо, например, позвонить клиенту. К тому же, у «ИнфоШколы» увеличилось количество клиентов, поэтому было принято решение обрабатывать заказы в AmoCRM, который лучше приспособлен для отслеживания воронки продаж: там можно быстро переставлять статусы и наглядно видеть статистику. Поэтому встал вопрос, как переносить заявки из GetCourse в AmoCRM. Сделать это получилось с помощью сервиса для интеграций: при создании заказа в GetCourse параллельно автоматически создается сделка в AmoCRM, а за счет двусторонней интеграции между сервисами происходит обмен статусами сделок. Менеджерам стало намного удобнее работать в специализированном сервисе.

С наплывом новых клиентов онлайн-школам как никогда важно, чтобы максимальное количество процессов были автоматизированы и оставалось время на то, чтобы настраивать рекламные кампании, оперативно отслеживать их эффективность и быстро отрабатывать новые заявки (и что немаловажно — не терять их). Сервис интеграций облегчает процесс еще и потому что все интеграции можно настроить самостоятельно, без привлечения специалистов из IT-отделов. Интеграция настраивается за 5-10 минут.

Давайте не терять клиентов в это непростое время :)