Как сети из 89 общественных пространств перейти в онлайн. Опыт самоизоляции "Точек кипения"

В конце марта, когда весь мир начал стремительно переходить из физического мира в виртуальный, развернутая по всей стране сеть пространств "Точек кипения" была вынуждена быстро адаптироваться под новую нормальность. 89 команд в 58 городах в течение 3 месяцев искали новые способы взаимодействия с пользователями и друг с другом, а главное – работали над сохранением и увеличением ценности сети.

Команда "Точек кипения" рассказывает, как им удалось это сделать, с помощью каких инструментов и что стало с сетью после 3 месяцев онлайна.

Чтобы понять, как изменилось функционирование "Точек кипения", мы сравнили показатели сети до и после внедрения новых правил, где 18 марта является днем “Х” — переходом в онлайн-режим. Для этого были взяты два одинаковых временных промежутка:

• период до: с 18 января по 17 марта,

• период после: с 18 марта по 17 мая.

До режима самоизоляции все мероприятия и рабочие встречи проходили непосредственно в "Точках". Организаторы бронировали аудитории и проводили свои мероприятия в любом из 58 городов. Посетители выбирали любое мероприятие в своем городе и регистрировались в качестве участников на платформе Leader ID (обязательное условие).

После 18 марта все запланированные и новые ивенты потребовалось перенести в онлайн-формат с минимальными издержками для аудитории "Точек кипения".

В результате перехода в новый статус мы наблюдаем следующие изменения в количестве мероприятий сети "Точек кипения":

• до самоизоляции – 5266
• после самоизоляции -- 2266

Количество мероприятий снизилось в среднем на 57% — в 2,3 раза. Важно понимать, что прямое сравнение показателей будет некорректным, мы можем анализировать только сам факт перехода и первые месяцы этого опыта, а также использовать эти данные для улучшения работы сети по всей стране.

Опыт сети показал, что ключевые преимущества физических пространств можно перенести в онлайн-среду, а также найти новые инструменты для обеспечения развития и поддержания новых связей. Для перевода мероприятий в дистанционный формат мы использовали следующие инструменты:

Платформы видеоконференцсвязи

• Zoom — более чем 40 "Точкам", у которых не было ресурса на расширенную версию, мы предоставили около 20 аккаунтов для совместного пользования.
• Skype
• Teams
• TrueConf
• Mind
• Google Meet
• внутренние вузовские платформы для дистанционного образования: часть "Точек кипения" на базе университетов использовали этот ресурс для взаимодействия со студентами и преподавателями — своей потенциальной целевой аудиторией.

Инструменты для групповой работы:

• Miro (он же Whiteboard)
• Menti

Инструменты для деловой коммуникации:

• Trello
• Slack

Не все пользователи могли посетить мероприятие через платформы видеовстреч, поэтому важным инструментом стали видеотрансляции на ресурсах:

• ВКонтакте
• YouTube
• Facebook
• Instagram

Помогла способность команды Leader ID реагировать на происходящие изменения и адаптировать интерфейс под запросы сети. Платформу интегрировали с ВКонтакте, YouTube и Facebook, благодаря чему организатор мероприятия мог указать ссылку на трансляцию ивента, чтобы зрители наблюдали за происходящим, не переходя на сторонние ресурсы.

Выводы

При переходе в онлайн-режим эффективными оказались следующие практики:

• сохранение главной цели создания пространств коллективной работы – доступность мероприятий, поддержка организаторов мероприятий и объединение людей с разными запросами на одной площадке;

• готовность команды экспериментировать и пробовать себя в новом формате;
• использование всех доступных онлайн-инструментов, ориентируясь на целевую аудиторию каждой "Точки кипения". К примеру, в каждом регионе соцсети пользуются разной популярностью. Поэтому "Точка кипения - Якутск" проводит трансляции в Facebook, а "Точка кипения - Белгород" использует ВКонтакте. В Крыму практически не работает Zoom — один из самых популярных инструментов сети, поэтому коллеги размещают свои онлайн-мероприятия на других платформах;
• способность быстро адаптировать интерфейс собственной цифровой платформы под запросы сети из-за перехода в новый формат.
  

До самоизоляции все желающие посещали любые мероприятия в своем городе, предварительно зарегистрировавшись в Leader ID и уже на месте в "Точке". При переходе на дистант встал вопрос: как фиксировать пользователей, которые теперь не приходят в пространство, а являются зрителями трансляций и участниками видеоконференций?

Мы решили фиксировать их как посетителей виртуальной площадки, сохраняя прежнюю точку входа - платформу Leader ID.

По итогам перехода в новый онлайн-формат количество посещений мероприятий "Точек кипения" изменилось:

• до самоизоляции – 104987 человек офлайн
• после самоизоляции – 34783 человека онлайн

Количество пришедших снизилось после объявления новых правил на 67% - в 3 раза. Для команд-держателей сети это был первый опыт работы с аудиторией в новом для них дистанционном формате. Целью стало не потерять своих посетителей к окончанию самоизоляции.

Было важно дать понять посетителям, что они по-прежнему могут обратиться в "Точку кипения" со своим запросом. Для этого команды "Точек" работали по следующим направлениям:

• активная деятельность в социальных сетях: анонсы ивентов, общение с участниками, трансляция мероприятий. Некоторые "Точки" опросили своих пользователей об их предпочтениях: от интересующих тематик и спикеров до комфортной продолжительности видеовстреч. Уникальность ситуации заключалась в разных часовых поясах и особенностях посетителей площадок. К примеру, в университетских "Точках кипения" основная аудитория — студенты, которые весной были погружены в дистанционное обучение. В итоге, самоизоляция стала самым благоприятным временем не только для развития социальных сетей, но и для их создания;
• использование внешних каналов коммуникации всей сети: онлайн-площадки использовали собственные социальные сети для анонсирования мероприятий, однако параллельно с этим процессом мы задействовали социальные медиа от лица всей сети "Точек кипения";
  

• применение инструментов цифровой платформы Leader ID: для команд "Точек" доступен интерфейс массовых рассылок по региону или отдельному сообществу, которые приходят на личную почту пользователей. Эти рассылки включают анонс мероприятий, инструменты и ссылки на видеотрансляции, оповещения об изменении времени проведения ивента и т.д. С помощью подобных рассылок организаторы высылают вспомогательные материалы до и после ивента, что помогает онлайн-пользователям чувствовать себя комфортно в виртуальной среде.

Выводы

19% пространств "Точек" испытывали трудности при фиксации пользователей на мероприятиях, что привело к отсутствию данных по этому показателю. 13% онлайн-площадок "Точек" смогли не только сохранить, но и увеличить количество посещений во время режима самоизоляции. В итоге они получили две разные группы целевой аудитории — в офлайне и онлайне.

Для перевода офлайн-посетителей в онлайн-пользователей важно:

• стремление к сетевому взаимодействию между "Точками кипения": такие мероприятия и раньше проходили в масштабах всей сети, однако с переходом в онлайн-режим необходимость в них стала особенно очевидной. В дистанционном формате физические границы между городами и людьми стирались — стало легче привлекать не только новых пользователей со всей России, но и приглашать спикеров. "Точки" создавали постоянные коллаборации, благодаря которым происходил обмен аудиториями, контактами и форматами мероприятий;
• обеспечение качественным передовым сервисом по проведению онлайн-ивентов: в то время как вся страна ушла в виртуальный мир не все оказались готовы к переменам, как морально, так и технически. Благодаря быстрой адаптации во многих городах "Точки кипения" стали носителями знаний и навыков для проведения онлайн-мероприятий;

  В Астрахани, Кабардино-Балкарии, Симферополе, Ставрополе, Сургуте при переходе в виртуальный формат команды "Точек" столкнулись с перебоями интернет-соединения или его полным отсутствием. Некоторые преодолевали эти барьеры, предоставляя курьерскую отправку оборудования видеотрансляций для спикеров с обязательной с дезинфицирующей обработкой либо организовывали предварительную запись видеороликов, которая в дальнейшем служила контентом для пользователей;

• предоставление экспертизы: консультирование по проектной деятельности, сетевые контакты, наработанная целевая аудитория, сопровождение мероприятий в долгой перспективе давали возможность привлекать новых людей на онлайн-мероприятия;

• ориентирование на запросы и возможности целевой аудитории в каждом регионе: в университетской среде важно было учитывать загрузку студентов и преподавателей на дистанционном обучении, в городской – новые экономические, финансовые и управленческие проблемы, с которым столкнулись представители городских сообществ. "Точки кипения" продолжали быть центром сбора актуальной информации о болях и барьерах жителей в своем регионе.

• быстрое адаптирование цифровой платформы Leader ID под изменение запросов сети: часть мероприятий требовала не только видеотрансляций, но и непосредственного участия спикеров и зрителей в мероприятии, в связи с чем в интерфейс была добавлена новая функция. Благодаря изменениям участники ивента автоматически переходят в видеоконференции Zoom напрямую из Leader ID, что упрощает процесс размещения ссылки и анонсирование мероприятия. Параллельно, это решает две проблемы: “интернет-тролли” не получают доступ к ссылке на видеовстречу (так как она видна только авторизованным пользователям) и при нажатии кнопки “перейти к трансляции Zoom” Leader ID автоматически засчитывает человека как участника мероприятия.

Анастасия Трифанова