Онлайн-бухгалтерия: ожидание и реальность. Что на самом деле могут сделать пользователи?

Привет, здесь Артем Туровец. Я директор онлайн-бухгалтерии Небо. Вокруг нашего и других сервисов много мифов и неясностей. Я отобрал в сети главные и хочу разобрать их.

Иногда мне кажется, что люди смотрят фантастические фильмы и переносят их на реальность. Они думают, что машины всесильны. Плюс в медиа много новостей про искусственный интеллект и умирающие профессии. Бухгалтера тоже включили туда, но это новость, как говорится, со звездочкой. То есть, постепенно уходят штатные специалисты для простейших операций, но на аутсорсинге бухгалтерия все так же востребована.

Но на звездочку не обращают внимание и выстраивают логическую цепочку, что бухгалтер уже не нужен, а есть онлайн-сервисы. И они сделают все сами. Но это, мягко говоря, не так. Пользователю все равно придется разбираться в учете.

Например, возьмем самый простой на УСН 6%. Тут на самом деле все просто: достаточно умножить всю выручку на 6%. Правда, банки будут делать так со всеми деньгами, которые поступают на расчетный счет предпринимателя. Напомню, что ИП может использовать расчетный счет для личных денег, но банки не умеют разделять деньги бизнеса и личные.

То есть если полагаться только на электронные сервисы, то заплатите налоги со всех поступлений. Например, угостили друзей в ресторане, они вернули 5000 рублей, а вы с этих денег заплатите налог. Это, кстати, ошибка в налоговом учете. Но не волнуйтесь, ФНС вас не накажет, так как ошиблись в их пользу.

Есть еще более простая декларация, чем УСН 6%. Речь про ЕНВД, который доживает последние дни. Там все считается от количества квадратных метров, количества автомобилей и других натуральных показателей. И даже тут ничего не считается автоматом. Ни одна система не залезет в голову предпринимателю, чтобы узнать про открытие новой точки или покупку новых автомобилей.

Это простые декларации, а с другими налоговыми режимами еще сложнее. Онлайн-бухгалтерия (да и не каждый живой бухгалтер) не залезет в голову собственнику. Не поймет, что вот это деньги личные, а вот эти — бизнеса. Не узнает, что поменялась система налогообложения или произошли другие изменения.

То есть Небо и другие бухгалтерии не подключены к серверам ФНС, Росреестра или видеонаблюдению в офисе. Все равно остаются действия, которые предпринимателю нужно делать самому. Налоговый учет — это отражение реальной жизни. Разрозненная информация собирается в голове или компьютере собственника бизнеса, вносится в сервис, и там раскладывается по полочкам.

Предприниматели все еще должны понимать документооборот бизнеса, загружать в сервис документы и заполнять цифры. Система посчитает все сама, но данные дает человек. Искусственный интеллект может рисовать дизайны за 100 тысяч рублей, и говорить налоговой, что с вашим учетом что-то не так. Но вести бухгалтерию он еще не научился и не научится в ближайшее время.

Это так. Если у вас фотостудия, где вы сам себе фотограф, то учет не нужен. Но все меняется, когда бизнес растет и появляются наемные сотрудники. Во-первых, за них нужно платить НДФЛ и отчитываться в ПФР.

Во-вторых, сотрудников нужно контролировать. Особенно в случае материальной ответственности. Конечно, можно поставить видеокамеры и просматривать записи. Но людей нанимают, чтобы у предпринимателя было больше свободного времени. Его лучше потратить на управление, а не просмотр записей.

Простой бухгалтерский учет контролирует надежнее. Например, дали сотруднику 10 000, он вернул 5 000. Вторые 5000 автоматически повиснут в виде долга, и будут висеть, пока не потребуете их назад.

Вести учет можно в Excel и это хороший инструмент, но для своих задач. Отправлять бухгалтерские отчеты в нем нельзя. С трудом получится выполнять регламентированные задачи: выписывать счета и акты, считать налоги и так далее. Ну и на больших объемах таблицы тормозят, а если собьется одна ячейка, следом слетят формулы и произойдет катастрофа.

Это даже не миф, а твердое убеждение многих предпринимателей. Почему-то они считают, что бухучет нужен только для отчета перед налоговиками и другими государственными органами. Поэтому проще нанять «тетю Машу», которая в конце отчетного периода что-то сделает. Как сделает — неважно.

Но бухгалтерия нужна прежде всего предпринимателю. Это контроль бизнеса. Всегда понятно, кому должны вы, а кто должен вам. Какая у бизнеса прибыль или убытки. И другая информация, которая помогает в управленческом учете. Это цифры, сверенные по специальной методике, которые показывают достоверную картину.

Ну и про ФНС. Пока маленькие, вы им не особо интересны. Это факт. Но вы же собираетесь расти? Когда станете большими, то на вас обратят внимание. Поэтому лучше сразу разбираться с налогами и другими отчетами, чтобы потом это не стало авгиевой конюшней откровением.

Это не миф, а скорее претензия. Просто некоторые сравнивают онлайн-сервисы для учета и 1С:Бухгалтерию. Да, в 1С:Бухгалтерии смогут вести учет ИП и завод. Но зачем перевозить детей на Белазе?

Онлайн-бухгалтерии заточены под малый бизнес. И в этом сегменте не нужны бухгалтерские штуки, которые есть в заводском учете. Плюс, если ты используешь 1С, то, скорее всего, понадобится и бухгалтер, и команда программистов. Надо ли оно вам?

Забавно слышать про угрозу данным в сети от людей, которые пользуются смартфонами и онлайн-платежами. У нас каналы связи защищены и никто не претендует на конфиденциальную информацию. Повторюсь, что Небо не подключено к серверам ФНС и других государственных структур. Прелесть облачного сервиса в другом.

Если произойдет выездная проверка, то налоговики (или ОБЭП) придут в офис и заберут компьютеры с жесткими дисками. И если на одном была бухгалтерская база, то бизнес встанет. Потом скажут, что была ошибка и принесут извинения. Но пока добиваетесь правды, все финансовые процессы остановятся.

В облачной бухгалтерии сервера находятся… неважно где, главное, что не у вас. И в случае изъятия техники из офиса, просто купите новый ноутбук и продолжите работать. Конечно, сотрудники ФНС запросят логин и пароль от аккаунта в облачном сервисе, но вы скажете, что потеряли.

Естественно, если органы решили забрать базу, то ее заберут. В таких ситуациях решается не вопрос: «отдавать или не отдавать», а вопрос «как выиграть время, чтобы организационно подготовиться к отсутствию/раскрытию базы»?

В Небе зарегистрировано примерно 60 000 пользователей. Конечно, есть и бухгалтеры, но большая часть предприниматели. Они ведут учет самостоятельно. Это не так трудно, как кажется. Не трудно пока бизнес небольшой. Поэтому онлайн-бухгалтерия и рассчитана на малый бизнес.

Важный момент — вот в чем. Когда бизнес вырастает, то учет можно:

• Свалить на другого: передать работу первому знакомому бухгалтеру и не знать, какие результаты она должна принести.
• Грамотно делегировать, сохранив управленческий контроль: отдать работу другому, но понимать, в чем она заключается, какой результат ожидать и как его контролировать.

Многие знают, чего ждать от SMMщика, программиста, дизайнера. Им работу делегируют, а на бухгалтеров почему-то сваливают. Не надо так. Самостоятельный учет помогает видеть свой бизнес на основе цифр. И в будущем вы научитесь именно делегировать бухгалтерию наемным сотрудникам или аутсорсеру.

У банков да. Они заточены под ИП на 6% и отличаются лишь деталями интерфейса. А вот онлайн-бухгалтерии отличаются подходами. Мы в Небе считаем, что предприниматель должен разбираться в учете и налогах. Всячески объясняем, что онлайн-сервисы не делают все сами.

Некоторые культивируют этот миф, а потом оказывается, что вместо роботов у них сидят люди. Например, так было со стартапом ScaleFactor. Они 6 лет говорили, что учет ведет искусственный интеллект, но нет. Там были обычные бухгалтеры. В России тоже есть подобные сочинители мифов.

Для самостоятельной работы мы даем инструменты и учим, как ими пользоваться. Когда ваш бизнес вырастет и Небо станет неактуальным, то вы будете знать, как работает бухгалтерия и для чего она нужна.