СЭД – это не только канцелярия, но и решение бизнес-задач…

Команды ИТ-департаментов постоянно ищут баланс: как реализовывать всё новые требования пользователей и при этом не расширять парк систем, как не раздувать бюджеты и адаптировать имеющиеся системы под меняющиеся условия. Существует ли такое волшебное средство, как лист подорожника, которое можно применить во множестве процессов, объединить департаменты и удалённые филиалы?

Как автор статьи, скажу честно, что достоверно не знаю.

Просто хочу привлечь внимание к аббревиатуре СЭД — системе электронного документооборота, которая сегодня гораздо шире традиционного значения. Современные СЭД — это гораздо больше, чем просто автоматизация канцелярии и традиционного делопроизводства. Хотя, конечно, они начинались именно с этого, что и отражено в названии. Сегодня СЭД могут быть основой для электронного архива, в котором хранятся бухгалтерские документы, оперативно предоставляемые по запросам контролирующих органов. В СЭД можно реализовать электронный кадровый документооборот с приказами, уведомлениями, подписями, массовыми ознакомлениями — оцифровать бумажные процессы.

СЭД, которые изначально предназначались только для автоматизации делопроизводства, сегодня набрали столько смежной функциональности, что могут решать бизнес-задачи от автоматизации канцелярии до планирования производства.

На заре формирования рынка в 1990-х гг. СЭД воспринимались узко как системы автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). В отличие от западных решений, российские системы отвечали требованиям отечественных регламентов делопроизводства и отставали именно в технологических аспектах работы с электронными документами: подписание, организация хранения. Зарубежные решения относились к ECM-системам и позволяли организовывать хранение документов (цифрового контента), имели широкую функциональность поиска, разграничения прав доступа и масштабирования. К 2000-м гг. произошла конвергенция функций: два рынка объединились в один — СЭД/ECM, а СЭД стали использовать для создания корпоративного хранилища контента. ECM стало синонимом понятия «электронный архив».

Оказалось, что СЭД гораздо лучше, чем ERP или CRM-системы, справляются с обработками заявок, договорным процессом, претензионно-исковой работой. Следующим шагом стало практическое слияние с BPM-системами, ответственными за автоматизацию управления процессами. К 2010 г. СЭД научились поддерживать бизнес-логику жизненного цикла документов и строить сложные отчёты по процессам. Российские СЭД вобрали в себя наиболее востребованные функции ECM и BPM-систем и обогатились инструментами для работы с документами, уходящими далеко за границы традиционного ДОУ.

Постепенно ECM-системы уступили место новому классу систем — CSP (Content Service Platform), которые отличаются от предшественников более гибкой архитектурой и поддержкой Low-Code инструментария. Революционный шаг сделала компания Gartner, которая в 2017 г. отказалась от развития аналитики по классу ECM-систем и предложила новый класс — CSP.

Сегодня CSP — это вершина эволюции, платформа с набором сервисов и инструментами Low-Code. Оказалось, что современные российские СЭД гораздо больше соответствуют именно этому классу систем, чем всем предыдущим. Их функциональность давно не только не уступает, но даже превосходит зарубежные системы.

Рассмотрим пример федеральной транспортной компании из Санкт-Петербурга, в которой работает более 17 000 человек. Организация имеет территориально-распределённую структуру, хотя в пределах только одного города, все 20 служб компании не работают в одном офисном здании.

На заре формирования рынка СЭД организация автоматизировала работу канцелярии, что позволило объединить все распределённые подразделения в одну систему, отказаться от пересылки бумажных документов и минимизировать временные и финансовые потери. Спустя десятилетие потребовалось развить эту простую функциональность — расширить доступ к информации и документации для большего числа сотрудников. Потребовалось создать глобальный электронный архив организации.

Чтобы не плодить множество ИТ-систем для различных бизнес-задач, решили повторно использовать известную систему, но в последней версии с соответствующими возможностями. Единый архив становится единым пространством для документов компании, доступным всем пользователям и всем бизнес-процессам, независимо от подразделения, в котором они работают или от информационной системы — инициатора процесса. В результате инженер, отвечающий за эксплуатацию условного лифта или сложного аппарата, имеет доступ к соответствующей документации, а юрист — документы по объектам недвижимости, и всё это в одной системе.

Поскольку все документы хранятся в одном архиве, с которым интегрированы другие внутренние ИТ-системы более узкой сферы применения (ERP, PLM, CAD), в организации решена проблема обслуживания и головной боли из-за «зоопарка» ИТ-систем.

Другой пример — разработка системы управления сделками и просроченной дебиторской задолженностью в финансовой компании.

Компании требовалось автоматизировать и сделать прозрачным весь процесс работы со сделками. Когда клиент заполнял заявку на сайте, она передавалась во внутреннюю систему. Сначала данные по заявке уточняли менеджеры по работе с клиентами, затем полученная информация передавалась в другие подразделения для проверки, подготовки договора и даже подписания соглашений. Далее система контролировала исполнение обязательств, уведомляла снова ответственных сотрудников о просрочках или возможных рисках.

«Бесшовность» в управлении одним процессом сделала его прозрачным и более эффективным, увеличила скорость обслуживания. Чтобы этого добиться, пришлось интегрировать систему с другими учётными системами организации.

Если интересно, то последний кейс мои коллеги подробно опишут на вебинаре 18 марта «Как повысить эффективность бизнеса с помощью BPM-системы? Кейс автоматизации основной деятельности лизинговой компании». Ещё можно успеть зарегистрироваться!

Последние несколько лет только ленивый не говорит про цифровую трансформацию. Однако, что стоит за этим переходом и как его реализовать в компании — понятно единицам. Использование подобных решений позволит перейти от бумажных процессов к цифровым, повысить качество и скорость работы, сделать работу прозрачной.