Выбираем программный продукт, который можно использовать для ведения управленческого учета в малых и средних компаниях

(обновленная)

Я настраиваю управленческий учет в малых и средних компаниях.

Мой среднестатистический клиент имеет такой портрет:

Мужчина, 30-35 лет, русскоязычный, женат, имеет детей, не имеет экономического или бухгалтерского образования, является собственником компании, одновременно выполняет функционал директора и главного кассира, а также непосредственно руководит одним из бизнес-процессов компании. Он очень активен, не любит “непонятных” ему вещей или ситуаций, стремиться контролировать все, прямолинеен.

Его компания выполняет заказы клиентов (не важно какие, главное что есть обращение клиента, есть адаптированный под клиента проект будущего продукта, есть индивидуальный заказ товаров под проект, есть выполнение работ по комплектации или изготовлению проекта). Продуктовая линейка компании имеет от 1 до 4 типов продуктов.

Бизнес-процесс компании состоит из следующих этапов: маркетинг, продажа, снабжение, производство, управление.

В компании работает до 10 человек (не считая рабочих), больше 50% сотрудников работают удаленно или на выезде. Внутренний чат компании ведется в Ватсап. Некоторым сотрудникам выдаются деньги на расходы или разрешается получать деньги от клиентов. У компании есть операции, о которых нельзя знать многим сотрудникам или внешним контроллерам (например: бухгалтеру). В компании применяются разные системы оплаты труда: оклад + % от заказов, сделка, оклад.

У компании открыты счета в нескольких банках (Тинькофф, Альфа, Точка, Сбербанк) или же в одном банке, но разные счета (расчетный, карточный, депозитный). Есть операции с наличкой. Собственник часто с корпоративной карточки оплачивает личные расходы или с личной - расходы компании.

Компания платит налог 6% с оборота. Бухгалтер работает на аутсорсинге. Финансиста или экономиста в штате нет. Аналитику собственник собирает сам.

Компания выдает ссуды своим сотрудникам, а также привлекает средства от других кредиторов (инвесторов, партнеров, банков).

У компании есть простая CRM, иногда программа учета складских операций. Все записи по финансам, в лучшем случае, ведутся в электронных таблицах (Excel или Google таблицах, неважно).

- если не записывает расходы сразу, теряет суммы;

- не помнит куда потратил (в среднем 50 тыс. в месяц);

- если регулярно записывает расходы, много времени уходит на ведение записей (от 30 минут до часа в день);

- нет возможности делегировать часть процесса сотруднику “проще самому” (не понятно все ли он правильно сделал, поэтому много времени уходим на контроль и проверку);

- много времени уходит на сведение цифр, чтобы понять сколько заработал за месяц, год, на сейчас (если не делает это регулярно, потом тратит от 3 дней до месяца);

- много таблиц, а целостной картины нет (цифры одной таблицы не совпадают с цифрами другой);

- постоянно сталкивается с ситуацией “тушения пожара": “Шеф, все пропало, …, клиент уезжает!!!” (как правило, срочно нужны деньги на материалы, оплату рабочим, иначе не сделаем заказ в срок);

- нет возможности проанализировать сколько фактически прибыли принес конкретный заказ, какой тип продуктов приносит больше прибыли;

- нет возможности оценить происходит ли реализация заказа в рамках запланированного бюджета;

- нет возможности быстро посчитать точку безубыточности компании, этапа бизнес-процесса, сотрудника или должности (например: сколько заказов должен принести менеджер, чтобы окупить свой оклад);

- сложно разобраться почему “работаем, работаем, а денег нет”?

- нет цифры сколько компания должна на текущий момент (деньги посчитали и распределили и тут неожиданно всплывает информация “а мы еще должны …”);

- неразбериха, сколько и каких товаров есть на складе, а так же нет актуальной цифры “непонятно сколько денег заморозили в товарах”.

!!! Каждая их озвученных проблем может делиться на несколько в зависимости от необходимого уровня детализации (данные нужны на уровне показателей компании, показателей типов продукта или показателей проект/заказ), поэтому общее количество проблем, которые надо решить, составляет 17 шт.!!!

Для решения этих проблем, я предлагаю своему клиенту вести базу управленческой информации. База управленческой информации - это единое, централизованное место хранения и проверки всей информации о заказах, доходах, расходах и долгах компании. Создание базы управленческой информации можно выполнить как на базе Google таблиц (если придерживаться основных принципов ее формирования) так и на базе существующих программных продуктов. Из известных мне программ, для этой цели могут подойти:

• BRIZO;
  
• Финолог;
• Adesk
• ПланФакт;
• S2 Бизнес приложения;
• Seeneco.
  

Рассмотрим, сравним и выберем из этих программ максимально подходящую моему клиенту:

Набор функционала у каждой программы немного отличен от других. Для сравнения программ по функционалу, я начислила каждой программе баллы, в зависимости от того какое количество проблем она закрывает (максимальное количество баллов, при закрытии всех проблем составляет 17)

(данные собраны по состоянию на 17-02-21)

➕ плюсами:

• простой и интуитивно понятный интерфейс и настройки;
• есть интеграция с Ватсап.
  

➖ минусами:

• дату признания транзакции доходом или расходом для составления; отчета о финансовых результатах нужно вводить руками;
• нужно переходить на CRM этой программы;

• отсутствие отчетности по долгам;

• отсутствие встроенной синхронизации с выписками по счетам в банке.

• 1 балл за отсутствие функционала автоматического заполнения данных;

• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать фактическую рентабельности типа продуктов;
• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать сумму постоянных расходов этапа бизнес-процесса;
• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать точку безубыточности сотрудника/должности;
• 1 балл за отсутствие перечня текущих долгов;
• 0,5 балла за отсутствие аналитики по продажам;
• 0,5 балла за отсутствие отсутствие категорий в бюджете по проектам/заказам.

Более подробное описание BRIZO смотри в моем блоге

(данные собраны по состоянию на 17-02-21)

➕ плюсами:

• простой и интуитивно понятный интерфейс и настройки;
• возможность автоматизировать запись безналичных операций;
• наличие функционала по ведению склада;
• удобный функционал разбивки платежей на периоды и заказы.

➖ минусами:

• проект не связан с клиентом;
• нет удобного решения для мобильных устройств.

• 1 балл за отсутствие возможности сразу, в момент оплаты, записать расходы/доходы;
• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать фактическую рентабельности типа продуктов;
• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать сумму постоянных расходов этапа бизнес-процесса;
• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать точку безубыточности сотрудника/должности;
• 0,5 балла за отсутствие аналитики по продажам;
• 0,5 балла за отсутствие категорий в бюджете по проектам/заказам.

(данные собраны по состоянию на 18-02-21)

➕ плюсами:

• возможность автоматизировать запись безналичных операций;
• есть возможность просчитать прибыль по типам продуктов;
• есть возможность просчитать стоимость и точку безубыточности этапа бизнес-процесса компании.

➖ минусами:

• проект не связан с клиентом;
• нет интеграции с CRM.

• 1 балл за отсутствие возможности гибкой настройки доступов сотрудников;
• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать точку безубыточности сотрудника/должности;
• 1 балл за отсутствие возможности вести поштучный учет на складе;
• 0,5 балла за отсутствие аналитики по продажам.

(данные собраны по состоянию на 19-02-21)

➕ плюсами:

• большое количество CRM, с которыми можно интегрироваться;
• есть возможность просчитать прибыль по типам продуктов;
• есть возможность просчитать стоимость и точку безубыточности этапа бизнес-процесса компании.

➖ минусами:

• сложность настройки составляет 5 баллов из 10;
• сложность интерфейса 7 баллов из 10;
• ограниченный механизм настройки прав доступа.

• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать точку безубыточности сотрудника/должности;
• 1 балл за отсутствие возможности вести поштучный учет на складе;
• 0,5 балла за отсутствие возможности гибко настраивать доступ сотрудников;
• 0,5 балла за отсутствие функционала автоматического заполнения данных;
• 0,5 балла за отсутствие аналитики по продажам.

(данные собраны по состоянию на 22-02-21)

➕ плюсами:

• возможность автоматически создавать транзакции в зависимости от параметров проекта/заказа;
• гибкий конструктор создания пользовательских отчетов.

➖ минусами:

• сложность настройки составляет 7 баллов из 10;
• нет встроенной интеграции с выписками по счетам в банках.

• 1 балл за отсутствие возможности сразу, в момент оплаты, записать расходы/доходы;
• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать точку безубыточности сотрудника/должности;
• 1 балл за отсутствие перечня текущих долгов;
• 0,5 балла за отсутствие встроенных инструментов финансового планирования денег по заказам;
• 0,5 балла за отсутствие встроенного отчет о расчете фактической рентабельности проекта/заказа;
• 0,5 балла за отсутствие встроенного отчет о расчете фактической рентабельности типа продукта.

(данные собраны по состоянию на 22-02-21)

➕ плюсами:

• удобен для бухгалтерского учета, можно вести оба учета в одной базе;
• усиленная система защиты от случайного доступа.

➖ минусами:

• клиентов и счета можно ввести только через ИНН;
• очень тяжелый для восприятия интерфейс человеку далекому от бухгалтерии и финансов.

• 1 балл за отсутствие возможности сразу, в момент оплаты, записать расходы/доходы;
• 1 балл за отсутствие возможности гибкой настройки доступов сотрудников;
• 1 балл за отсутствие аналитики по продажам;
• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать фактическую рентабельности типа продуктов;
• 1 балл за отсутствие возможности сравнить плановые и фактические показатели по проекту/заказу;
• 1 балл за отсутствие возможности рассчитать точку безубыточности сотрудника/должности;
• 1 балл за отсутствие перечня текущих долгов;
• 1 балл за отсутствие возможности вести поштучный учет на складе;
• 0,5 баллов за отсутствие полного функционала автоматического заполнения данных.

Ни одна из программ не набрала 17 баллов, т.е. ни одна из программ не решает полный пакет проблем моего среднестатистического клиента. Лидерами по функционалу, максимально близкими к идеалу, стали программы Адеск и ПланФакт.

Поскольку меня интересует оптимальное соотношение 2 характеристик, функционала программы и ее стоимости, я использовала инструмент “пузырьковый график”, на котором разместила программы в зависимости от количества баллов за функционал и годового платежа за использование полного функционала программа. У меня получились следующие результаты:

Как видно по данным графика, в тройку лидеров, максимально удовлетворяющих запросам моего клиента, вошли программы Адеск, ПланФакт, Финолог. При этом Финолог уступает ПланФакт по функционалу, а ПланФакт уступает Адеск по стоимости.

Именно эту тройку, я буду рекомендовать своему клиенту, чтобы на основании их плюсов и минусов, он мог выбрать наилучший для себя продукт.