Топ-13 лучших систем по управлению проектами

Один из важных инструментов по увеличению эффективности работы компании – система управления проектами в организации. В зависимости от целей бизнеса, встречаются простые программы и сложные сервисы, использующие внутренние разработки. На личном опыте опишу 13 систем, помогающих в организации работы компаний.

Бесплатный облачный сервис для одновременной работы 10 человек. Имеет множество функций: доски с заданиями, видеочат, настройка доступа, обмен файлами. Подходит для малого бизнеса. Руководители могут настроить должности сотрудников, контролировать выполнение плана.

К плюсам относится:

• Составление отчётов организации;

• Создание бесконечного числа задач;

• Красивый и понятный интерфейс (по моему мнению);

• Возможность сменить фон на любую картинку;

• Доступ к файлам по ссылке.

Из недостатков выделяют:

• Бесплатное использование до 10 человек;

• Платная установочная версия для компьютера.

Тариф, не имеющий ограничений, стоит 499 рублей в месяц. Подойдёт для работы с малыми и средними организациями. Позволяет составлять план работы и следить за процессом контроля сотрудников организации.

Знакомый многим инструмент с простым интерфейсом для небольшой группы разработчиков. Доступен платный тариф, открывающий множество функций. Рабочий стол состоит из досок, на которых находятся списки необходимых дел. Для руководителя отдела предусмотрена удобная система наблюдения за выполнением плана.

Плюсы Trello:

• Обмен файлами;

• Использование для маленькой команды;

• Планирование целей для каждого сотрудника.

Минусы Trello:

• Нельзя открыть больше 10 досок;

• Платный экспорт данных (что очень печалит);

• Открытие доступа сотрудникам только в пакетах за деньги.

Ежемесячная подписка стоит 10$. Она подходит для работы в команде до 100 человек. Для крупных компаний функционал софта не подходит.

Относительно новая система управления с большим количеством доступных модулей: быстрое внедрение, кастомизация под нужды предприятия и самостоятельное администрирование. В интерфейсе A2B разберётся каждый сотрудник – будь то программист лет 20 или бухгалтер Лидия Ивановна 65 лет.

Преимущества A2B:

• Возможность купить модули программы отдельно друг от друга. Например, канбан мы в компании вообще не брали.

• Быстрая работа службы поддержки;

• Бесплатные настройка и внедрение системы.

Недостатки A2B:

• Нет готовых шаблонов;

• Простой дизайн.

Тарифы на облачную версию начинаются от 150 рублей. За отдельную плату, пользователь может получить доработку системы под свои индивидуальные требования.

A2B подходит для разных сфер деятельности. В удобном интерфейсе сотрудники компании быстро освоятся и смогут контролировать выполнение проектов. Имеется коробочная версия от 10 пользователей и более.

Известнейшая CRM-система с возможностью интегрирования бухгалтерии 1C. Демонстрационная версия сильно ограничена, она подходит для мелких предпринимателей. Возможна интеграция с сервисами Google Drive, Яндекс Диск и One Drive.

Плюсы Bitrix24:

• Удобный рабочий чат. По мне, так самый удобный из всех CRM.

• Хранение файлов до 5 ГБ;

• Редактор документов прямо на рабочем столе (мастхэв!);

• Получение отчётов и статистики;

• Общение в чатах, видеоконференции.

Недостатки Bitrix24:

• Деньги и еще раз деньги! Тарифы дороговаты, почти все плагины и интеграция платные;

• Воронки продаж только в платных пакетах.

Доступно 6 тарифов от 790 до 9590 рублей, в зависимости от целей бизнеса. Какой вам подходит – решать самим.

Программа используется во множестве государственных органов 😊 Среди доступных функций выделяется удобная CRM с возможностью контроля работников.

К преимуществам Мегаплана относятся:

• Бесконечное число проектов;

• Контроль финансов;

• Формирование отчётов и аналитики;

• Интеграция с бухгалтерией 1C.

Минусы программы:

• Загруженный интерфейс;

• Платный аудит бизнес-процессов.

Мегаплан предоставляет множество пакетов от малого бизнеса до крупных компаний. Имеется приложение для работы со смартфонов Android или iOS.

Популярный таск-трекер с понятным интерфейсом. Можно использовать как в команде, так и в личных целях. Имеется демонстрационная версия, которая открывает широкий функционал: планирование, общение в чате, контроль выполнения.

К преимуществам относят:

• Удобный рабочий стол;

• Возможность создать команду внутри программы;

• Интеграция с облачными сервисами;

• Мобильное приложение.

Недостатки Asana:

• Отсутствие русского языка в приложении Android. Существенный минус.

Разработчик представляет 4 тарифа в зависимости от целей компании. Для большого предприятия подойдёт пакет Premium и Business за 10,99$ и 24,99$ в месяц. Также возможны индивидуальные условия для крупных предприятий.

Бесплатная система для контроля задач организации. Подходит только тем компаниям, которые не ведут документооборот, и не составляют отчёты. Данные возможности открываются только после покупки платного тарифа.

К плюсам относятся:

• Бесконечное создание задач;

• Интеграция с популярными CRM-системами;

• Личный планировщик для каждого сотрудника.

Недостатки использования Pyrus:

• Платное резервное копирование;

• Нет подробной аналитики в демонстрационной версии.

Существует 2 пакета: облачный и безоблачный. Первый продаётся за 279 рублей в месяц. Скачиваемая программа с неограниченным доступом к хранению файлов доступна по подписке за 825 рублей.

Бесплатная программа для контроля и управления командой до 10 человек. Имеется ограничение на обмен файлами до 2 ГБ. Также представлен гостевой режим, в котором можно попробовать стандартные функции: проекты, отчёт, использование шаблонов, воронки.

К преимуществам относят:

• Контроль выполнения целей, назначение дедлайнов;

• Детальные отчёты и сводки;

• Большое количество шаблонов;

Недостатки Jira:

• Возможность вести журнал событий;

• Наличие анонимного доступа.

Пробная версия подходит только для маленьких компаний. Для команды от 10 человек потребуется платный тариф. Его стоимость составляет 7-14$ в зависимости от целей организации и необходимого функционала.

Удобный инструмент, позволяющий создавать проекты и задачи в бесплатном режиме. Лимит на количество человек не должен превышать 5 участников. Имеет удобный рабочий стол со структурированными функциями.

К достоинствам ToDoist относят:

• Создание проектов и задач;

• Контроль выполнения целей;

• Большое количество шаблонов;

• Возможность обмениваться файлами.

Недостатки использования:

• Отсутствие комментариев при создании проекта;

• Платная интеграция с почтой и другими сервисами.

ToDoist подходит для управления малым бизнесом. Большим компаниям функционал программы покажется недостаточным. Представлено 3 тарифа: бесплатный, Pro и бизнес. Пакеты доступны по подписке за 229 и 329 рублей.

Система управления имеет урезанную демонстрационную версию, в которой доступно ведение двух дел и возможность пригласить до 5 человек. Также ограничения коснулись обмена файлами. Объём не должен превышать 100 мб.

К плюсам WorkSection относятся:

• Групповые чаты и комментарии к задачам;

• Контроль бюджета компании;

• Возможность настроить права доступа;

• Визуализация статистики.

Недостатки WorkSection:

• Малый функционал демоверсии.

Подходит для использования любым видом бизнеса. На официальном сайте представлено 5 тарифов с различным функционалом. Стоимость составляет от 29$ до 199$. Также доступен пакет Enterprice для крупных агентств и предприятий.

Программа с большим бесплатным функционалом. Разработчик не ставит ограничения на количество проектов и участников. Основные функции: блокнот, заметки и календари для контроля выполнения плана. Программа считает количество времени, которое уходит на выполнение цели.

Достоинства ClickUp:

• Интеграция с облачными хранилищами;

• Доступ к готовым шаблонам;

• Более 100 различных функций;

• Сортировка карточек по тегам.

Минусы ClickUP:

• Лимит в бесплатной версии на 100 действий;

• Настройка прав доступа только в режиме за деньги.

Функционал ClickUP подходит для компаний различного объёма. Для малого бизнеса объем функционала может показаться даже слишком большим. Для получения полного функционала, достаточно купить подписку за 5$ в месяц.

Онлайн трекер, предназначенный для управления большим количеством процессов. Используется среди разработчиков, предпринимателей и владельцев небольших торговых точек. Полностью локализован на русский язык. Позволяет работать с клиентами и управлять сделками. Доступна настройка воронок продаж.

К преимуществам YouTrack относят:

• Интеграция с почтой, телефонией и мессенджерами;

• Коммуникация между партнерами и сотрудниками;

• Наличие поиска для быстрого нахождения нужной функции;

• Отметки на важных задачах.

Минусы YouTrack:

• Обширный функционал, с которым сложно работать;

• Малый объём хранимых данных;

• Нет документооборота.

Точную стоимость платного тарифа Youtrack назвать сложно. Она рассчитывается исходя из количества пользователей. Например, тариф с доступом для 1000 людей обойдётся руководителю в 1625$.

Планфикс – система для автоматизации бизнес-процессов, позволяющая работать в любой сфере бизнеса. Доступна настройка планеров, назначение событий. Также программа формирует отчёт и статистику. Имеется облачная версия.

К достоинствам внедрения сервиса Планфикс относят:

• Быстрая техническая поддержка;

• Общение с клиентами через единый сервис;

• Единая база клиентов;

• Простой рабочий стол и быстрая настройка нужных функций;

• Наличие шаблонов для документов.

Недостатки сервиса:

• Нет визуализации отчётов;

• Отсутствие чата (весомый минус!);

• При отключении от оплаты, нельзя посмотреть данные о компании.

Планфикс подходит как для мелкого бизнеса, так и для крупных корпораций. Цена за сотрудника составляет от 2 до 5 евро, в зависимости от предоставленного функционала.

Выбор программного обеспечения для ведения бизнеса всегда сложен: хочется учесть все нюансы и не потратить деньги и время впустую. Советую заранее обдумать не только функции, которые необходимы сейчас, но и те, что могут понадобиться в будущем. Ведь переход с одной системы управления бизнесом на другую, настройка и внедрение новой программы могут занять длительное время и большие расходы.

Если организация небольшая и имеет менее 5-10 сотрудников, то можно обойтись бесплатными версиями YouGile, Jira и ToDoist.

Популярная, незатейливая и главное бесплатная система для небольшого количества задач с простым интерфейсом – Trello. Думаете, что визуальная составляющая играет большое значение в эффективности сотрудников - ознакомьтесь с тем, как это реализовано в Asana.

Каждая организация индивидуальна: разные процессы и задачи, количество сотрудников. Поэтому лучшим решением будет выбрать несколько подходящих вам программ и воспользоваться пробным периодом.

Пишите в комментариях, какой CRM вы пользуетесь - будет полезно узнать мнения.