Как CRM преображает работу компании

Пример того, как внедрение CRM оправдывает себя даже в отрасли с невысоким уровнем цифровизации

Во многих организациях руководители и сотрудники ведут работу с помощью Excel-таблиц или простейших планировщиков, не рассматривая другие варианты. По такому же сценарию шел рабочий процесс и в компании «Энергия Юга». Но что хорошо для небольшой фирмы, не всегда эффективно в более крупной компании, особенно если речь идет о предприятии, работающем в сфере электроэнергетики и охватывающей весь южный регион России. Поэтому по прошествии нескольких лет руководство пришло к простому выводу: нужно внедрять CRM.

После тщательного анализа рынка и сопоставления возможностей разных CRM-систем был выбран Мегаплан. Основной проблемой до внедрения системы управления бизнесом было обилие рутинных задач, что неизбежно приводило к проявлению человеческого фактора. Поэтому руководство компании выбирало платформу, которая сможет максимально автоматизировать выполнение бизнес-задач и поможет избежать форс-мажорных ситуаций. Кроме того, важен был и комфорт при работе с CRM.

Автоматизация крайне важна при ведении сделок: система самостоятельно выполняет ряд действий, которые обычно требовали от менеджеров затрат времени. Это касается и документооборота, и составления заявок. Еще один весомый плюс CRM-системы связан с отправкой уведомлений, что избавляет сотрудников компании от множества звонков. Это очень важный момент, когда в работе над одной задачей задействовано несколько отделов.

До внедрения системы управления возникали сложности, которые были связаны, прежде всего, с совместным доступом к Excel-таблицам. Несколько лет работа в таком формате оправдывала себя простотой и тем, что использование подобных документов не требует наличия специфических навыков — с Excel-файлами знакомо большинство офисных сотрудников.

Но практика всегда показывает «тонкие места», где чаще всего возникают сложности. И они появились не только по мере увеличения объема обрабатываемой менеджерами информации. Как и в любой производственной компании, в «Энергии Юга» задачи переходят от одного подразделения к другому. В работе задействованы не только менеджеры, но и проектировщики, строители, монтажники. Регулярно происходит взаимодействие с поставщиками оборудования, подрядчиками и другими контрагентами. Без применения профильного ПО такие коммуникации усложняются. Именно поэтому нужна была CRM, которая поможет в работе по каждому направлению.

Проанализировав ассортимент CRM, представленных на российском рынке, и протестировав некоторые из них, руководство компании в итоге выбрало Мегаплан. Во многом причиной для этого стал не только обширный функционал, но и простота настройки и персонализации. По словам Сергея Краснова, руководителя волгоградского филиала компании «Энергия Юга», самостоятельно настраивать необходимые бизнес-процессы он начал уже через несколько дней после внедрения — не потребовалось тратить много времени на адаптацию.

Сегодня компания использует Мегаплан для ведения проектов и контроля сроков по каждому из них.

Очень важный момент в том, что все взаимодействие между отделами и с поставщиками отображается в CRM. Каждый проект тоже отражается в системе управления, это важно, потому что работа над каждым объектом идет не один месяц и в ней задействовано множество сотрудников из различных отделов. В распоряжении персонала весь объем нужной информации.

Еще один существенный плюс — надежная система оповещений. При переходе задачи в другой статус сотрудники нужного отдела сразу получают уведомление о том, что можно брать ее в работу. Когда работу вели через Excel, иногда с этим возникали сложности: приходилось звонить коллегам или отправлять письма с описанием того, что нужно сделать. Сейчас такой проблемы нет — все перед глазами.

Когда компания работает более 10 лет, неизбежно накапливается массив из контактов — это и заказчики, и партнеры. И в CRM все данные о них под рукой.

Для хранения информации по всем контрагентам в Мегаплане существует отдельный модуль «Клиенты». В нем не только собраны контактные данные, но и показана история взаимодействий. Поэтому даже если к работе приступает новый менеджер, он всегда может посмотреть, какие были договоренности с переданным ему клиентом.

Отдельно стоит выделить блок «Отчеты», который просто незаменим для каждого руководителя. Чтобы получить понятно оформленную аналитику по каждому из интересующих моментов, достаточно внести нужные критерии в фильтр — CRM за несколько секунд составит объективный отчет. Кроме того, отпадает необходимость нагружать сотрудников такими задачами. Это экономит их время и позволяет не отвлекаться от работы. Использование CRM превратило ручное составление отчетов в анахронизм.

Несмотря на наличие в CRM отраслевых шаблонов, многие процессы пришлось настраивать самостоятельно, так как строительство подстанций и линий электропередачи — очень специфичная сфера. Поэтому нужно было отразить в системе управления все схемы, по которым проходят сделки. Первый месяц ушел на интеграцию, когда сотрудники создавали задачи, добавляли контакты и заводили сделки, которые были на тот момент в работе.

Любая система CRM — это своеобразный продукт, с которым нужно научиться работать. Но благодаря гибкости и настраиваемости Мегаплана обучение персонала заняло всего несколько дней. После этого они самостоятельно вносили данные в систему и фиксировали сделки.

Очень кстати пришлась опция в Мегаплане, которая позволяет самостоятельно создавать и настраивать воронки. Это существенно упростило работу для начальников отделов и обеспечило контроль над выполнением задач. Управлять производственными процессами стало проще.

Не первом этапе для теста была выбрана облачная версия Мегаплана, но впоследствии руководство компании решило перейти на коробочную версию. Это окончательное подтверждение того, что система управления полностью оправдала себя.

Правильно выбранная и настроенная CRM-система неизбежно дает положительный эффект. Так случилось и после внедрения Мегаплана в компании «Энергия Юга». Прежде всего, стало проще работать благодаря автоматизации, которая исключила ряд рутинных дел. Это экономия времени и быстрый доступ к нужным задачам и контактам, теперь не приходится долго искать информацию по сделкам.

Разумеется, быстрое построение информативных отчетов тоже сказалось: CRM показывает нужные данные, от сроков выполнения задач до эффективности каждого сотрудника. Исходя из этого, пример компании «Энергия Юга» демонстрирует, что, даже работая в сфере, для которой характерен невысокий уровень цифровизации, можно достаточно легко внедрить CRM для эффективного выполнения поставленных задач и проведения сделок.

Если вы тоже хотите автоматизировать работу вашей компании и более качественно управлять рабочими процессами, приглашаем вас на бесплатную консультацию со специалистами Мегаплана. Мы вместе с вами разберем процессы, которая проходят в вашей компании, и предложим способы их автоматизации в Мегаплане. Оставить заявку на консультацию можно здесь.