Тест на совместимость: как выбрать импортонезависимую систему для распознавания документов
На фоне массового ухода зарубежных ИТ-компаний с российского рынка остро стоит вопрос выбора поставщика ПО. Интеллектуальные системы распознавания документов — не исключение.
Прецедент уже есть — компания ABBYY в январе 2022 года отозвала почти все свои продукты из Реестра отечественного ПО, в том числе и ABBYY FlexiСapture — софт для распознавания и классификации документов. Права на ПО теперь принадлежат юрлицам из США, что ставит под вопрос легитимность использования FlexiСapture в компаниях с госучастием. Для коммерческих организаций тоже есть свои последствия, например, согласно 265-ФЗ необходимо платить 20% НДС на использование нереестрового ПО.
И как же теперь предстоит выбирать систему для распознавания документов? Предлагаем провести «тест на совместимость». Ниже приведем 5 критериев, которые помогут убедиться, что система не только импортонезависима, но и выполнит свою задачу с максимальным эффектом.
1. Система находится в Реестре отечественного ПО
Реестр отечественного ПО — это перечень программ и сервисов, в который попадают только российские разработки. Программное обеспечение проверяют в Экспертном совете при Минкомсвязи России, в том числе на наличие иностранных компонентов. Кроме того, включение в Реестр подтверждает, что конечные правообладатели ПО — граждане РФ, и сама компания зарегистрирована в России.
Поэтому первое, что стоит сделать при оценке импортонезависимости системы распознавания — зайти на сайт Реестра и воспользоваться поиском.
Подсказка: проверьте, когда именно система добавлена в Реестр отечественного ПО. Дело в том, что до 2021 года требования были не такими жесткими. С 2021 года для включения в Реестр разработчикам нужно предоставлять документальные подтверждения того, что исходники кода ПО расположены на территории РФ.
Для тренировки попробуем найти в Реестре интеллектуальную систему Directum Ario One:
Как видим, система Directum Ario One вошла в Единый реестр отечественного ПО 14 февраля 2022 года, поэтому можно быть уверенным, что она совместима с отечественным и свободно распространяемым ПО, соответствует критериям импортозамещения и рискоустойчивости к внешним санкциям.
2. Готовность к работе в импортозамещенной среде
В новых реалиях лучше быть заранее готовым к тому, что распознаванием документов придется не в Windows, а, например, в ОС на базе Linux, с офисными пакетами Мой офис, Р7-Офис или OnlyOffice.
Ограничения на работу в импортозамещенной среде могут быть, например, у систем, которые используют иностранные компоненты, такие как библиотеки ABBYY для извлечения текстового слоя. Поэтому стоит заранее уточнить этот момент у поставщика или вендора.
3. Соответствие российскому законодательству в области делопроизводства
Еще один признак того, что система распознавания «заточена» под отечественного покупателя —
она проработана с точки зрения соответствия российскому законодательству. Например, если речь идет об обработке входящей корреспонденции, есть уже готовые решения согласно принятым в нашей стране нормам делопроизводства. В перспективе такой подход дает значимый эффект и быстрее окупается.
4. Наличие сквозного интеллекта
Требование к импортонезависимости системы — необходимое, но не единственное в 2022 году. Не менее важно включать интеллект в сквозные бизнес-процессы компании. Это новый шаг от простого распознавания в сторону снижения рутины и упрощения работы пользователей на всех этапах работы с документами.
От интеллектуального модуля сегодня ждут не только распознавания документов. Технологии уже позволяют интегрировать ИИ в систему управления корпоративным контентом, чтобы использовать возможности AI-решений на разных этапах.
В делопроизводстве ИИ может взять на себя определение ответственного исполнителя, формирование проекта резолюции, поиск документов по контексту, подбор шаблона для ответа и т.д. Когда во всей цепочке работы с документом уже присутствует интеллект, то удается снять загрузку не только с делопроизводителя, но также с руководителей и ответственных: они тратят меньше времени на вычитку документов и принятие решения.
Классический кейс встраивания ИИ работу с корреспонденцией – обработка документов интеллектуальными сервисами Directum Ario в АНО «СОДФУ» (Служба обеспечения деятельности финансового уполномоченного). Инструменты с ИИ классифицируют документы, извлекают из них реквизиты и факты. Дальше – больше. Например, можно обучить интеллект проверке фактов на корректность, чтобы исключить ошибки, связанные с человеческим фактором.
Сейчас заказчики понимают, что встроенный искусственный интеллект — не дань моде, а возможность высвободить человеческие ресурсы, исключить ошибки при обработке информации, ускорить процессы. В совокупности это помогает сэкономить деньги.
Включение интеллекта дает не только экономический эффект. Повышается удобство работы с системой, а значит, растет удовлетворение пользователя своим рабочим местом. Наконец, сотрудники меньше занимаются рутиной и больше времени посвящают более творческим задачам.
5. Интеграционные возможности системы
На этапе выбора системы распознавания важно продумать ее встраивание в сложившуюся ИТ-инфраструктуру компании. Обращайте внимание на наличие готовых коннекторов к популярным ERP, ECM, CRM или HRM-системами, возможность использования API (набор компонентов для взаимодействия программ) или подключение RPA (роботизированной автоматизации процессов).
Надеюсь, что «темных пятен» в вопросах выбора импоротнезависимых систем распознавания стало меньше. Параллельно с задачей импортозамещения можно решить и другие, не менее важные с точки зрения экономической эффективности: например, включение интеллекта на всех этапах обработки документов. Если вам интересна эта тема, узнайте больше о возможностях интеллектуальных сервисов Directum Ario.