Потраченное время и рентабельность проектов. Какая тут связь?

В проектной деятельности очень важно отслеживать эффективность проектов, однако способов определения очень много, потому что все компании разные и для каждой нужен свой показатель.

Поэтому мы в HelpExcel долго анализировали все возможные варианты и остановились на том, что нам идеально подходит - количество часов, затраченное на проект. Ведь одновременно ведется огромное количество проектов и просто необходимо понять, на какие стоит сделать упор в данный момент. И при таком показателе рассчитать рентабельность проекта становится намного проще: нужно просто сравнить прибыль, которую принес данный проект и расходы(количество часов, умноженное на почасовую ставку).

Однако этот вариант предполагал подключение всех сотрудников к единому приложению учета времени. Но все такие приложения на корпоративном уровне платные и не предоставляют все необходимые данные для аналитики. Выходом из этого положения стало приложение, созданное на основе Google Sheets нашей командой специально под нашу специфику. И в этой статье мы бы хотели поделиться своим опытом работы с этой разработкой.

Данное приложение представляет собой систему Google таблиц, содержащих все необходимые поля, для ведения учета задач и рабочего времени. Доступ к данным, создание записей и редактирование осуществляется посредством интерфейса сервиса AppSheet - стандартного инструмента интегрированного с инфраструктурой Google, а также при помощи самих таблиц. AppSheet можно установить на телефон под управлением Android и IOS или использовать браузерную версию.

Интерфейс пользователя

Каждый пользователь при входе в приложение видит список своих текущих и выполненных задач в виде таблицы. Ниже представлены варианты отображения в браузерной версии приложения и на экране телефона.

Создание новой новой задачи происходит путем заполнения формы ввода и начинается с нажатия кнопки “+” в правом нижнем углу экрана. Ниже на снимке показан пример заполнения данной формы:

После создания, задача становится доступной в Вашем списке текущих задач. Чтобы перейти к необходимой задаче, нужно нажать на соответствующую ей строку в отображаемой таблице. Окно управления задачей выглядит следующим образом и реализует следующие возможности:

• Запустить, остановить таймер: нажмите на эту кнопку когда начинаете работать над задачей и затем, еще раз, когда завершите работу. Время будет автоматически записано в таблицу учета рабочего времени.
• Записать время работы над задачей (если во время выполнения у Вас не было возможности использовать таймер, или по иным причинам)
• Пометить задачу как выполненную
• Изменить задачу

Информацию о задачах и времени их выполнения можно посмотреть на вкладке “Учет времени”. Навигационное меню для переключения между вкладками приложения находится в нижней части экрана.

Интерфейс менеджера

Менеджерам компании доступны все возможности, которые были продемонстрированы выше, а также средства для аналитики эффективности рабочего процесса.

На снимке ниже показана Google таблица, позволяющая отобразить все существующие в организации задачи и их дедлайны, отфильтрованные по различным атрибутам: например, по исполнителю.

А эта таблица показывает последнюю активность определенного пользователя:

Как оказалось такое приложение отлично подойдет для тех, кто привык держать все под контролем. Им можно пользоваться как обычным органайзером, или настроить его как мощный инструмент для тайм менеджмента.

А как вы отслеживаете эффективность проектов?