Искали замену Trello, а получили идеальный инструмент для scrum-подхода с agile-блоком в коробке

Антон Астахов, руководитель аналитического центра «Сантехники-Онлайн», рассказал, почему выбрал для своего направления философию agile и как реализовал ее при помощи scrum-подхода в Kaiten.

«Сантехника-Онлайн» сперва существовала как небольшая розничная точка по продаже сантехники, а в 2008 году компания решила выйти на рынок электронной коммерции. Сегодня интернет-магазин – заметный игрок на рынке сантехнических товаров в России и Казахстане.

Любому бизнесу, который работает на рынке e-com, просто необходима аналитика. Без нее невозможно корректно ставить цели, выстраивать стратегию развития, оценивать успехи и неудачи рекламных кампаний, и это не говоря об эффективности бизнес-процессов в целом.

С agile я познакомился давно, не только как с системой гибких подходов к работе, но и как с системой ценностей. Методология не дает особых алгоритмов и приемов, но обладает специфической философией, которая помогает реализовывать проекты быстрее и с большей эффективностью:

1. Люди важнее процессов и инструментов. Участники команды не должны быть ограничены процессами и инструментами, важно, чтобы они также имели возможность их менять. Кроме того, необходимо, чтобы коллеги активно общались между собой лично.

2. Работающий продукт важнее исчерпывающей документации. Чтобы укладываться в сжатые сроки, нужно максимально сократить любую подтверждающую документацию на разных этапах процесса.

3. Сотрудничество важнее согласования условий. Жестко заданные условия контракта могут мешать исполнению обязательств, если в процессе возникнут новые данные. Поэтому так важен пункт 1 – чтобы все вопросы активно решались в процессе тесной коммуникации, а отношения между участниками были максимально доверительными.

4. Всегда нужно быть готовым к изменениям. Команда должна быть готова добавлять в продукт незапланированные новые возможности, а заказчик – проявлять гибкость, если возникают непредвиденные проблемы.

В работе аналитиков есть определенная сложность – задачи, выполняемые командой, по большей части масштабны и выполняются участниками по одиночке. В итоге от того, насколько эффективно работает отдельный человек, зависит и эффективность работы команды в целом.

Scrum-подход стал идеальным для нашего центра, потому что он дает каждому сотруднику необходимую свободу в решении задач, но при этом позволяет контролировать, насколько успешно он с ними справляется. Определяя содержание спринта в понедельник, уже в пятницу можно проследить, насколько эффективно справляется каждый участник команды, и выяснить, в чем причина задержек в работе.

Чтобы скрам-подход работал в команде, важны были три условия:

• собрать задачи в одной системе;
• мне, как руководителю, видеть загрузку всех исполнителей и количество ресурсов, которые занимает каждый проект;
• всем сотрудникам активно коммуницировать друг с другом, быстро получать обратную связь и следить за ходом работы по проекту.

Физические доски со стикерами мы отмели сразу, так как участники команд находятся в пяти разных городах. Жонглирование в таблицах Excel тоже не хотелось устраивать.

У меня был опыт взаимодействия с сервисом Trello. Поэтому я сразу выбрал его. В работе он прост, а необходимые дополнения для нашего фреймворка мы получили при помощи сторонних плагинов.

Начали работать в Trello, нас все устраивало, но… В марте нам отрубили возможность оплаты, и мы не успели оплатить сервис на год. Нужно было искать отечественную замену.

Искали инструмент, который был бы не просто трекером, переставляющим стикеры, а хорошим помощником с аджайл-составляющей. В итоге мы остановили выбор на Kaiten.

У ребят выстроен качественный парсер, поэтому задачи перенесли из Trello легко, даже с описаниями, комментариями, тегами, дедлайнами и пользователями. Что примечательно, перед переносом сервис запросил подтвердить актуальность данных сотрудников, чтобы переезд прошел комфортно и рабочий процесс не останавливался ни на секунду. Кроме того, все «забытые» старые пользователи Trello не были перенесены – генеральная уборка досок стала приятным бонусом.

Первые две недели мы адаптировались. Работали в сервисе по привычным спринтам, а параллельно я смотрел видео, вебинары и познавал функциональность методом научного тыка. Оказалось, что Kaiten может сделать контроль над работой scrum-команды намного удобнее…

Легкий переезд с «Трелло» и хороший парсер мы отметили сразу же. Однако, когда я стал погружаться глубже, оказалось, что инструмент максимально заточен под скрам-подход уже в коробке.

Отчетность по спринтам

При использовании предыдущего сервиса было затруднительно фиксировать результаты спринтов. Обычно я делал это вручную, отслеживая то, что волновало меня. Каково же было удивление, когда я увидел, что Kaiten обладает вшитым инструментарием для работы с отчетами по спринтам.

Лично для меня маст-хэвом стали графики сгорания и контрольный.

График сгорания помогает определить, насколько успешно прошел спринт, какое количество задач в нем было на старте, сколько на выходе. У нас есть своя специфика в работе, поэтому очень важно отслеживать, добавились ли таски в спринт в процессе его выполнения.

Контрольный график помогает мне понять, насколько эффективен каждый член команды, увидеть, какие сложности возникают у человека в работе, чтобы пофиксить баги или вовремя помочь.

Story map

Раньше я строил story map для себя в отдельном сервисе. Карта позволяет визуализировать стратегические цели не только на управленческом уровне, но и на уровне отдельных проектов, и наблюдать за процессом их достижения.

В Kaiten задачи подтягиваются в карту автоматически, а те, которые не обозначены в сервисе, я вношу вручную. Таким образом могу в любой момент обсудить с руководством или командой, на каком этапе мы находимся, и не тратить кучу времени на пересмотр задач.

Первое, что обрадовало нашу команду, – оповещалки в Telegram с возможностью отправить комментарий в задачу сразу из мессенджера.

Следующее – это возможность для каждой команды выстроить рабочее пространство исключительно для себя.

Со временем мы находили все больше милых сердцу фич.

Подсвечивание задачек, которые в работе больше недели, помогает вовремя обращать на них внимание.

Особенно хорошо этот инструмент работает в паре с возможностью указания материнских и дочерних тасков. Таким образом можно проследить весь путь образования задержек, начиная от создания первой задачи. Потрясающий инструмент контроля.

Блокировка стала практически спасением для задач, которые попадали в спринт, но не могли быть выполнены из-за проблем в другом отделе, на чью работу сотрудники центра не могут повлиять.

Я был настолько рад этому, что устроил внутренний вебинар, и несколько команд в других отделах тоже стали пользоваться Kaiten. К тому же, сервис вышел значительно дешевле, чем «Трелло».

Мои ощущения: работать с Kaiten комфортнее, проще и удобнее, он экономит время, средства и какое-то количество нервных клеток. Kaiten предоставляет широкий набор инструментов, чтобы выстроить операционно-текущее и стратегическое планирование, а также базу знаний для сотрудников. Однако надо помнить, что такой результат можно получить, только если вы уже выстроили процессы взаимодействия в команде.