Переходим на ЭДО: выгоды электронного документооборота для бизнеса

Работать с документами на бумаге – долго, дорого… и совсем не здорово. Традиционный подход кусается не только ценами на бумагу: он замедляет бизнес-процессы, увеличивает количество ошибок и штрафов, затрудняет коммуникацию с удаленными сотрудниками. Ему на смену приходит электронный документооборот (ЭДО).

Термин «ЭДО» используют для обозначения сразу нескольких понятий:

• внутренний, который организован в пределах компании. Отдельно выделяют бухгалтерский, управленческий, архивный, кадровый;
• межкорпоративный (внешний), то есть отправка и получение от контрагентов цифровых договоров, закрывающих документов и т.д. В этом случае компаниям нужен посредник – оператор ЭДО;
• ЭДО с государственными органами, например, для подачи отчетности в ФНС и другим регуляторам.
  

В этой статье рассмотрим, как происходит организация внутреннего электронного документооборота, какую роль в нем играет государство, и почему ЭДО сейчас как никогда актуален для бизнеса.

Короткий ответ: работа с электронными данными – это оптимизация расходов на делопроизводство, сокращение трудозатрат, высвобождение времени персонала на ключевые задачи.

А теперь подробнее о преимуществах:

• снижаются затраты на печать, пересылку, хранение оригиналов;
• обращаться к цифровым данными можно в любое время и с любого устройства – повышается мобильность сотрудников;
• повышается прозрачность процессов, поскольку электронные документы проще контролировать и практически невозможно потерять или безвозвратно уничтожить;
  
• работа ускоряется за счет автоматической регистрации входящих писем, наличия готовых шаблонов, настроенных маршрутов для согласования, интеллектуальных сервисов распознавания и других полезных инструментов;
  
• разграничение прав доступа к документам для разных категорий сотрудников или отделов гарантирует конфиденциальность данных;
  
• рутинных действий становится меньше, как следствие – меньше усталости и ошибок, больше времени на сложные и творческие задачи.

Для создания цифровой инфраструктуры понадобится специализированное ПО – система электронного документооборота (СЭД).

Основными функциями СЭД считаются создание, регистрация, хранение документов в цифре. Современные информационные системы электронного документооборота закрывают более широкие задачи, например, работу со всем спектром корпоративного контента, от писем до медиафайлов.

Нельзя забывать и про управление бизнес-процессами, без цифровизации которых ЭДО будет далеко не так эффективен. Поэтому сегодня правильнее будет говорить о внедрении в организациях ECM или BPM-систем, которые расширяют функции классических СЭД.

Среди отечественных ИТ-разработок СЭД на рынке много достойных предложений с «необходимой функциональностью, гибкими настройками, современным интерфейсом» и прочими шаблонными фразами из коммерческих предложений.

Если говорить об информационной системе документооборота для среднего и крупного бизнеса, то стоит обратить внимание на такие критерии:

• решения для цифровизации под конкретную бизнес-задачу. Например, вам нужно перевести договоры в электронный вид, и отдельный модуль «из коробки» ускорит и снизит затраты на внедрение;
• может ли система обеспечить юридически значимое хранение. безбумажный архив – удобная штука, но в некоторых случаях требуется большее. Так, для кадрового ЭДО важно соблюдать юридическую значимость трудовых договоров, приказов и пр. на протяжении всего срока хранения, а это десятки лет;
• независимость компонентов СЭД от внешних санкций и соответствие критериям импортозамещения: это значит, что компания не остановит работу РФ, а продукт совместим с отечественным и свободно распространяемым ПО (ОС Linux, СУБД PostgreSQL и Postgres Pro);
• удобный вам вариант поставки: на собственных серверах или в облаке. Не всем клиентам подходит облачное размещение ПО, многим важно размещение в закрытом контуре компании;
• возможность подключения к не только со стационарного ПК, но и со смартфона или планшета, чтобы создавать, редактировать, отправлять документы не только из офиса;
• коннекторы к популярному ПО: грамотная интеграция поможет избежать двойного занесения данных и в СЭД, и в учетную систему, например, 1С.
  

Bonduelle в России – это огромные сельскохозяйственные угодья, три завода, склады, офисы, многочисленные контрагенты. С ростом бизнеса росла операционная нагрузка и объем документации. Работа с документами на бумаге тормозила развитие компании, поэтому в Bonduelle приняли решение о переходе на электронный внутренний и межкорпоративный документооборот.

Сейчас каждый третий сотрудник Bonduelle работает в Directum RX. Что изменилось для компании?

• сократились затраты на печать и почтовые отправления. Использовать меньше бумаги в работе не только выгодно, но и экологично, что отвечает «зеленым» принципам компании;
• ускорились коммуникации с контрагентами. Договоры, акты и пр. создаются, отправляются и хранятся в электронном виде, поэтому каждый этап работы проходит быстрее;
• цифровизация избавила сотрудников от большого количества рутинных действий, освободилось время на развитие и важные задачи;
• повысилась мобильность офисных сотрудников: в любой момент можно развернуть «цифровой офис» у себя дома и работать удаленно через ПК или мобильное приложение.
  

Подробнее о внедрении смотрите в видео:

Еще одна причина для бизнеса не откладывать переход на ЭДО – изменения на законодательном уровне. По планам ФНС, к 2024 году большинство счетов-фактур и накладных должны перейти в цифровой вид. Такая мера должна ускорить обмен документами, сократить расходы на печать и пересылку.

Перед тем, как электронный документооборот в России станет обязательным для всех, государству придется проделать большой объем работы: упростить получение ЭП, перейти на машиночитаемые доверенности, подготовить единые форматы цифровых документов и правила обмена ими.

Часть этих мер уже реализована, например, с 1 января 2022 года сертификат ЭП предприниматели могут получить в ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Также ФНС России разработала рекомендованный формат для некоторых первичных документов.

В любом случае, лучше не терять время и начинать подготовку к переходу на ЭДО: определиться с целями цифровизации и выбрать информационную систему.

Изображение к статье – https://www.dw.com/