Как сократить расходы компании за счёт перехода на новый софт. Опыт смены сервисов и перевода команд на свой продукт

Мы сменили три инструмента для бизнеса и сэкономили на программном обеспечении 200 тысяч рублей за последний год. В статье рассказали, как настраивали, выбирали и анализировали инструменты. А ещё поделились опытом перевода компаний с зарубежных софтов на нашу систему управления проектами.

Мы в Cerebro разрабатываем систему управления проектами, работаем на международном рынке. Большинство наших клиентов — российские компании, а с начала 2022 года доля клиентов из СНГ стала расти быстрее (85% от всей базы). Запрос на отечественные решения связан с доступностью продуктов и безопасностью хранения данных.

С другой стороны, есть трудности при смене ПО: например, интеграция привычных систем в бизнес-процессы компании, консервативность и вопрос устойчивости компаний-разработчиков.

В этой статье разберем опыт с двух сторон — как мы выбирали новые инструменты и помогали компаниям переходить на наш продукт. Покажем, как проводить анализ, с чем можно столкнуться при смене инструментов. Дадим общие рекомендации тем, кто ищет замену рабочим продуктам.

Проблемы и трудности при смене софта возникают нередко, есть ещё один нюанс: чем сложнее организована компания и чем больше у неё сотрудников, тем больше времени и ресурсов требуется на внедрение и адаптацию. Выделим критерии, при их учёте можно получить профит:

• Безопасность ← Есть риски, что продукт перестанет получать поддержку. Вопросы к защите конфиденциальных данных всё ещё остаются, в том числе у российского ПО ← При выборе продукта обращайте внимание на следующее: политика обработки персональных данных, хранение данных (если это облачное ПО), на какой территории расположены сервера.
• Стоимость ← Растёт стоимость продуктов, в том числе из-за инфляции и валютных колебаний ← Присмотритесь к более бюджетным системам — например, такие продукты предоставляют небольшие компании, или выбирайте простые решения без допфич.
• Перспективы и надёжность продукта ← Вы потратили усилия разработчиков для настройки системы, и потом она перестала работать, т.к. нельзя купить лицензии ← Подберите продукт с нейтральной философией и изучите историю развития продукта, оцените роадмап и соотнесите со своими запросами. Никто не хочет сталкиваться с рисками, что продукт перестанет получать поддержку.
  

1. Выберите используемые продукты, которые хотите заменить.

2. Определите задачу, которую решает программное обеспечение. Не существует универсальных инструментов, которые отвечают на все запросы. Поэтому рекомендуем придерживаться принципа: один продукт — одна задача. Так получится определить критерии для сравнения. P.S. на практике, скорее всего, вы выделите несколько задач на один продукт. Постарайтесь не переусердствовать и оставьте самое важное.

3. Создайте таблицу, чтобы записать и сравнить данные.

4. Подберите критерии, по которым будете сравнивать софты. В качестве критериев ориентируйтесь на используемую функциональность продуктов (см. предыдущий шаг), а в ячейках отмечайте, насколько софт отвечает запросам.

Чтобы не тратить время на создание таблицы, воспользуйтесь готовым шаблоном:

→ Посмотреть таблицу «Сравнение продуктов»

Пользуйтесь наработками, можете вносить правки (мы подготовили сравнение для выбора системы управления проектами, кастомизируйуте таблицу под себя).

Где искать программы для сравнения? Советуем попробовать следующие источники:

• Сайты-каталоги

Поищите на сайтах, в которых есть перечень продуктов (с карточками, ценами, отзывами) или подобраны альтернативы западных решений. Например, Российские аналоги, Маркетплейс ПО от Руссофта, подборка от Пачки или любые сайты-каталоги. Для более точного результата погуглите запросы «Аналог сервисов», а ещё лучше уточните, какую именно замену ищите: «Аналог MailChimp», «Аналог Jira» и т.д.

• Профильные сайты с обзорами и статьями

На профильных площадках можно найти опыт компаний по использованию софтов, подробные отзывы в виде публикаций. Под статьями оставляют комментарии, где пользователи дополняют ревью, делятся частным опытом и спрашивают рекомендации. В этих комментариях часто попадается годная информация.

Площадка vc.ru идеально подходит для поиска таких статей. Вот несколько примеров:

Самая большая подборка российских аналогов зарубежных сервисов

Классно дунул: как ветер перемен снёс зарубежные сервисы и софт с российского рынка

Каких сервисов и продуктов больше всего не хватает в условиях введённых санкций?

• Мнение коллег

Рабочий метод, если есть знакомые, с кем работали и у кого был опыт тестирования разных сервисов. Если таких нет, можно найти профильные чаты (в Телеграме — поиск через TGStat, во ВКонтакте — эксперты, внутренний поиск, и т.д.) и запросить рекомендации в чатах у коллег или экспертов.

Мы так искали новый сервис автопостинга в соцсети — не стали тратить время на ресерч и доверились мнению SMM-специалистов и маркетологов.

Чтобы грамотно подобрать нужные инструменты, используйте систему критериев. Мы уже писали, что, обобщенно, один продукт отвечает на одну задачу. Не запутаться в количестве критериев поможет разграничение по степени важности: приоритетными при оценке продуктов будут более важные критерии.

Например, при выборе системы для email-рассылок мы определили наиболее важные функции используемого продукта, вспомнили, чего нам не хватало в Mailchimp. Занесли эти данные в таблицу. Собрали наиболее интересные системы и стали сравнивать.

Что важно: критерии под разные инструменты будут отличаться. Набор критериев для одной компании не будет похож на выборку для другого бизнеса.

Может получиться так, что вы приметили несколько инструментов, которые, возможно, внедрите в процессы. В таблицу впишете критерии, станете искать продукты и анализировать их. А выбор падёт на совсем другие инструменты — благодаря анализу данных.

После выборки систем пройдите следующие шаги:

1. Зарегистрируйтесь на демо
2. По возможности запросите вебинар с экспертом
3. Начните использовать продукт в рамках тестового периода

Расскажем про наш опыт проведения вебинаров:

Пару слов о службе поддержки. Убедитесь, что в системе есть активная служба поддержки, различные каналы связи и скорость ответа не занимает недели. При выборе b2b-сервисов качество поддержки может быть важнее некоторых критериев — при быстром реагировании саппорта риски простоя значительно уменьшаются.

Мы в Сerebro поддерживаем клиентов на всех этапах онбординга. Кроме обучающих вебинаров, консультируем клиентов в удобных для них каналах, таких как мессенджеры. Есть специальные выделенные специалисты, например, бизнес-аналитик — он помогает новым компаниям настроить процессы в системе, перенести данные. Мы не берем за это деньги.

Как показывает наш опыт, вебинары в записи — не всегда лучшее решение. Если у человека нет обратной связи, легко запутаться. Связь с консультантом значительно сэкономит ваше время. Идеальный сценарий: вы нашли коннект с представителями и вам подробно рассказали, как облегчить проблемы, сняли сомнения. А у вас после проведения вебинара появится понятное представление о продукте.

Для клиентов мы предлагаем кастомные решения, рассказываем о возможностях системы исходя из задач клиента, отвечаем подробно на вопросы, где и какую кнопочку нажать. Процесс внедрения трудоемкий, но всегда окупаемый, и такой подход всячески облегчает путь для клиента.

После знакомства отметьте впечатления от продуктов. Обсудите мнение с техническими специалистами, которые отвечают за настройку продуктов и интеграций, коллегами, которые непосредственно работают в системах, и руководителями отделов.

Не игнорируйте техспецов — им работать с программами, настраивать, переносить информацию и т.д. Если в вашей компании нет таких сотрудников, проконсультируйтесь у более опытных людей. Или обратитесь за помощью к команде выбранного продукта — они могут выделить своего специалиста, чтобы вам помочь.

Выберите продукт, оплатите месяц использования и фиксируйте впечатления уже от рабочих процессов.

В самом начале пользования продуктом могут всплыть непредвиденные обстоятельства, которые не учли в демо-периоде. Лучше заплатить больше за месяц пользования, чем потратить деньги на оплачивание длительного периода и испытывать дискомфорт.

Если инструменты устраивают после месяца использования, оплачивайте софт на больший срок. Обычно хватает небольшого периода, чтобы оценить опыт пользования продуктом.

Для обслуживания бизнеса используем порядка 30 инструментов. В основном, это продукты для отделов компании (продажи, бухгалтерия, разработка, саппорт, дизайн и маркетинг), поддержки сайтов и серверов, проведения вебинаров.

Вопрос о смене рабочих систем назрел давно. В основном недовольство связано с работой техподдержки (запросы игнорировались или долго не решались), отсутствием развития продуктов или неясным видением будущего этих систем.

Начнём по порядку.

Эквайринг — Торговый эквайринг Тинькофф

Этот инструмент выбрали потому, что пользуемся услугами банка для ведения бизнеса.

Переход произошел в начале года, само подключение и использование API произошло быстро, так как их flow +/– соответствовал зарубежному сервису Stripe, с которого мы переходили. Потом нас ждали непредвиденные обстоятельства, о которых никто из менеджеров банка не сказал. Но с этими проблемами удалось быстро справиться. Стоит отметить, что процесс отслеживания всех операций через интерфейс сервиса достаточно удобен, показываются все уникальные идентификаторы и состояние платежей.

Сервис email-рассылок — Unisender

Ранее использовали Mailchimp — сервис с очень большой функциональностью, от которой мы использовали 10%. Так как имеем большой опыт взаимодействия с Mailchimp, расскажем, что нравилось в этом инструменте:

Из плюсов: стабильная работа и мгновенная отправка на тысячи контактов, возможность предпросмотра писем от лица каждого контакта в любом формате (браузерном и мобильном), возможность сделать двуязычным один шаблон при отправке, в зависимости от условий.

Из минусов: стоимость, англоязычная и труднодоступная поддержка, большая база знаний, в которой нет желания разбираться. Ограниченные инструменты в дизайне шаблонов, отвалившаяся функциональность по мультиязычности.

Остановились на Unisender — сервис часто видели в обзорах, а после детального сравнения выбрали его, так как понравилась работа с шаблонами и есть все необходимые фичи для email-маркетинга, а его функциональность более схожа с Mailchimp.

Этот сервис для автоматизированной отправки писем состоит из двух отдельных сервисов: Unisender и Unisender Go. При подключении также были трудности, с которыми поддержка помогла справиться. Помимо отправки писем, основной сервис предоставляет детальный анализ результатов рассылки, что нельзя сказать про сервис Go — в нём показывает скудный график, на котором представлено количество отправленных и неотправленных писем, ошибок. Из недостатков: нет мультиязычности.

Сервис отложенного постинга — Postmypost

До этого использовали Amplifr. Были попытки найти аналоги раньше, серьёзно к этому вопросу подошли после того, как сервис объявил о своём закрытии.

При поиске нового инструмента ориентировались на мнение SMM-специалистов. Предварительный отбор провели после того, как нашли рекомендации под статьями с подборками продуктов, также познакомились с отзывами на сайтах-каталогах.

Выбирали между двумя продуктами, остановились на Postmypost. Среди критериев было: интеграция с определёнными соцсетями, удобный кабинет для работы.

С первого взгляда понравилась визуальная составляющая. Стильно, лаконично. Отметили стандартную проблему, которая была с Amplifr — ошибки при интеграции с Facebook* (Meta, владеющая Facebook, признана экстремистской организацией и запрещена на территории России). Как потом выяснилось, это ошибка со стороны соцсети, а не сервиса. Сервис имеет в своем кармане обширный функциональность и инструменты.

Ещё плюсы: поддерживает все известные соцсети, удобно для постинга в Телеграме (есть ограничения по размеру постов), небольшая стоимость.

Не понравился тем, что возникают ошибки при интеграции, требуется много времени для постинга (публикует с разрывами более чем в 1 минуту).

Также столкнулись с неотзывчивостью техподдержки, привлекали своих технических специалистов для краткосрочного решения проблем, но потом удалось дотянуться до разработчиков и устранить недочёты.

Сколько сэкономили всего

До этого тратили в месяц 335$ на Mailchimp и 3825 руб. на Amplifr. Переход на новые инструменты дал экономию (считаем помесячно): 13 468 руб. с Unisender, 3 178 руб. с Postmypost. Здесь не учли переход на другой эквайринг, так как системы берут процент от успешных платежей. Итого экономия за год составила 199 752 руб., что для нашей компании является неплохим показателем.

За последний год к нам вернулось три больших клиента и пришли семь компаний по причине смены софта.

Для перехода на Cerebro проводим полный цикл онбординга с бизнес-аналитиком (обучение, создание структуры, анализ — аудит пайплайна), также есть плагины для переноса с ShotGrid части файлов/данных.

У наших клиентов появляется возможность получить полностью кастомизированную систему под свои запросы.

Другие преимущества:

• находимся в реестре российского ПО + сервера на территории РФ (данные под защитой)
• возможность отслеживать до 1000 задач одновременно (по сравнению с другими системами)
  
• уникальный плеер для визуального комментирования Mirada
  
• отзывчивая служба поддержки
  
• сервис поддержки без дополнительной стоимости
  

Надеемся, у вас получится найти подходящие инструменты. Если есть опыт подбора и внедрения новых систем, пишите об этом в комментариях.

Если вы ищете сервис для управления проектами — попробуйте наш продукт Cerebro. Пишите нам на [email protected], будем рады пообщаться.