Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени
Последнее время я стал буквально разрываться из-за количества работы, объёмов полученной информации, активностей в развитии личного бренда и профессионального роста. Многие мысли стали теряться, дела забываться и вылетать из головы.
P.S. В конце статьи вас ждёт ссылка на разработанный шаблон, которым вы можете бесплатно воспользоваться.
Мозг — уникальный механизм
Тенденции развития современного мира заставляют держать в голове тонны вторичной информации, которая засоряет наш мозг. Телефонные номера, PIN-коды, почтовые индексы, пароли и логины от соцсетей, адреса, дни рождения друзей, имена этих друзей. Кажется список можно продолжать бесконечно.
Всё это загружает память настолько, что в нужный момент приходится скрупулёзно копаться в этой куче знаний в надежде отыскать нужное и применить. Некоторые люди стараются держать всё это в голове. Не буду их осуждать, ведь у каждого свои методы, но считаю, что мозг лучше использовать для решения задач, а не для зазубривания информации.
Почему Notion
Что стоит делать в подобной ситуации — это освободить голову от ненужных вещей. Мозг — уникальный инструмент, поэтому глупо использовать его для рутинной работы — например, запоминания информации, которую можно записать.
Был необходим интерактивный блокнот, который всегда бы был с собой, понятный и компактный, с возможностью кастомизации и масштабирования.
Глотком воздуха стал Notion — отличная кроссплатформенная программа, которая позволяет использовать всевозможные модели отображения информации по щелчку. Захотел — сделал таблицу, захотел — таскер, вставил чек-боксы, буллиты или календарь. Эдакий универсальный конструктор, который позволяет воплощать самые вопиющие перфекционистские идеи.
Создавая страницу за страницей, я складывал на полочки накопившуюся в голове кучу информации. Создал разделы соответственно тем категориям, которые занимали место в моей памяти.
Задача проекта «Спринт жизни»
Я не был бы дизайнером, если бы не хотел делать жизнь людей проще, поэтому идея создать там универсальный шаблон пришла сразу. Он помогал бы людям организовывать личную жизнь и повышать эффективность своей работы.
За основу была взята методология Екатерины Ленгольд, явной пропагандистки Agile. Систематизация личного времени помогла девушке в 23 года стать самым молодым вице-президентом в мировой аэрокосмической индустрии и справиться со всеми важными и срочными делами.
Система планирования состоит из четырёх основных элементов:
- Постановка целей на девятинедельный спринт.
- Формирование полезных привычек.
- Планирование дня 30-минутными блоками.
- Ежедневная рефлексия.
Теперь перейдём к делу. Задачей было создать шаблон для ежедневного планирования, со всеми прикрасами Agile, с возможностью его масштабировать. Notion, как платформа для разработки продукта, стал идеальным вариантом из-за гибкости, возможности быстро вносить изменения — и бесплатной версии.
Оставалось лишь составить удобный трафарет, некую универсальную формулу, которую каждый мог бы при необходимости подстраивать под себя.
Концепция шаблона «Спринт жизни»
Я начал с целей и задач спринта жизни, это основная страница, которая заполняется в начале и в конце. Краткий roadmap шаблона был такой:
- Планируете свой девятинедельный спринт — расписывайте, чего хотите добиться.
- Пишите план действий на одну неделю, который сможет приблизить вас к заветной мечте.
- При необходимости планирования каждого дня можете открыть так называемый планер и расписать по часам, что необходимо сделать.
- Маленькими шагами формируйте привычки.
- Первая неделя спринта заканчивается — переходите к следующей.
- В конце девятинедельного спринта проводите ретроспективу и пишите о том, что получилось, что нет.
Затраты времени должны быть минимальны, чтобы у пользователя было желание возвращаться в шаблон планирования. В среднем на постановку целей должно уходить около 30 минут, ещё столько же на анализ результатов (раз в девять недель). Плюс ежедневно вы будете тратить в общей сложности 15 минут на планирование дня, фиксирование привычек и вечернюю рефлексию.
Ценность
Необходимо было создать ценность шаблона. Для этого я сформировал основы того, почему так важно планировать своё время и какую пользу это может принести. Подробнее о концепции вы можете прочитать в статье, посвящённой как раз этой идеологии.
Также я сделал ставку на тех, кто впервые будет пользоваться Notion, для этого я сформировал пошаговую инструкцию, некий онбординг, который поможет новым пользователям легче ориентироваться в непривычном интерфейсе.
Первоначально у меня было несколько не совсем удачных вариантов отображения интерфейса планирования дня и распорядка недель.
Важно было понимать цели пользователя, основная из них — быстро спланировать девятинедельный спринт и вести записи каждый день.
Внутри всего шаблона можно заметить одинаковые паттерны для тех строк, которые необходимо заполнить вручную, и на них нужно обратить особое внимание, поэтому я выделил их газетным флёровым цветом.
Если что-то можно выполнять, это можно сразу вычеркнуть, to-do-лист пришёл на помощь.
Также я поработал над приятной визуализацией страниц, благо интерфейс Notion c лёгкостью позволяет это сделать.
Идея сделать девизы на каждый спринт — это некий стимул, своего рода далай-ламинг, способный дать правильный вектор, пробудить в тебе новое дыхание и открыть глаза на вещи, которые ты раньше не замечал.
Обучение
Что касается обучения. Если ты впервые попал в эту систему, у тебя будет ступор, возможно, нехватка идей, соображений, как всё это заполнять. Именно для этого я предусмотрел две страницы:
- Страница, которую ты будешь заполнять сам своими данными.
- Страница-пример, полностью заполненная мною, которая поможет опираться на конкретный план, привычки, позволит правильно формулировать свои цели.
Сама страница обучения представляет собой пошаговую инструкцию, проиллюстрированную примерами из шаблона и сдобренная ссылками на сами страницы внутри пространства.
Тест и продакшн
Чтобы протестировать это решение, я отправил шаблон нашему штатному скрам-мастеру Ирине, которая сразу же дала мне обратную связь.
Я внёс исправления, и систему расшарили пользователи Facebook, которые хотели её протестировать.
Сейчас пользователи продолжают тестировать шаблон, а я — получать обратную связь, чтобы сделать решение ещё лучше.
Напоследок скажу одну важную вещь. Вы можете использовать любой инструмент, это не столь важно. Главное — не забивать голову лишней информацией. Ну и конечно, ссылка на шаблон. Надеюсь он вам поможет.
Со временем я пришел к тому, что если есть мотивация — ты берешь и делаешь. Если её нет — то просто мучаешь жёпу (читай как "читать книжки по мотивации, тайм менеджменту, как не прокрастинировать, сраные ежедневники, спринты, задачи и т.п.). Лучше это время потратить на что-то приятное.
Сначала нужно понять, что даёт тебе силы и энергию — отдых, тишина, хороший сон, спорт зал, путешествия, гейминг, тачки, байки, рыбалка, охота, бары, бухло? Наполняй этим свою жизнь. А затем направляй полученную энергию в работу, проекты, семью и т.п.
Хотел прочитать статью, оставил открытой на потом, так она и висит в браузере уже неделю-две? Значит она тебе не нужна. Удали и иди дальше. Избавляйся от мусора и информационного шума. В девайсах и своей голове.
И перестаньте гнаться за успешным успехом, если от самого процесса вы не кайфуете. У каждого свой ритм, свои возможности и одна жизнь.
Не соглашусь. Мотивация достаточно ветренная вещь - сегодня есть, завтра нет. То есть более или менее больших целей так не достигнуть.
Для себя решил что когда появляется мотивация - вкладываю её в создание привычек: читать одну проф. статью в день, заниматься спортом несколько раз в неделю и так далее. Так получается достигать действительно больших целей. Иначе просто бросаю всё на начальных этапах когда иссякает первый энтузиазм.
Ответ на главный вопрос Жизни, Вселенной и Всего Остального, что обсуждается здесь. Это, черт возьми, квинтэссенция всей этой истории!
Другое дело, конечно, что кого-то прет систематизировать все подряд, в т.ч. свою жизнь.
Как выразился один известный персонаж про это вот всё: "Планировщики пытаются контролировать свои тесные мирки. Я не планировщик. Я пёс, бегущий за машиной. Я бы не знал, что делать, если б догнал... Так что, я просто делаю, и всё."
P.S. А если по теме, то писать задачи на каждые полчаса-час своей жизни - это слишком. Скучно же жить, когда у тебя на 9 недель вперед почасовой план. Тебе звонит важный клиент, друзья или еще кто-то, нарисовывается интересное мероприятие и приходится выполнять жалкие попытки впихнуть его в невпихуемые 9 недель плана, которые ты с усердием 4 часа сидел и составлял. Для работы использую Trello, рабочие CRM, где у меня вписаны 2-4 важных задачи на день. На телефоне установлен Wunderlist, туда вношу важные личные дела с напоминаниями, которые надо выполнить и не забыть (запись на СТО, оплата ЖКХ и т.п.).
Не обязательно по полчаса расписывать можно кардинально: за 9 недель выйти из запоя. Тот еще челендж.
Вы прямо как Дон Хуан.
Сначала пишешь статьи про эффективность, тайм менеджмент и мотивацию.
Потом пишешь статьи про выгорание.
Вот это грамотно !
Комментарий недоступен
А вот Notion в офлайн вообще не умеет. =( Даже в режиме тупого кэша.
Спасибо за интересную статью! В Notion много разных шаблонов, даже GTD пытаются делать, или набор всех покемонов. Я обучаю работе с Notion, и там, конечно, гибкие механизмы. Если кому интересно, ниже вебинар по Notion, сейчас готовлю обучающие видео по основным аспектам работы и юз-кейсам.
Комментарий недоступен
Интересно, что notion в себе совмещает сразу много инструментов, и необязательно использовать их все, если кому-то чуждо планирование по полчаса, например. Думаю, было бы полезно потестить
Очень индивидуальный подход. Если в 23 ты хочешь стать «Катькой», то наверное это верный путь.
Я прежде, чем купить ее ежедневник, попробовал его распечатать. Выбросил через день. Для меня не подходит.
Для меня подошло просто работать помидорками, но невозможно расписать их даже на пару часов вперед. Всегда есть звонки, письма (с учетом работы с клиентами и наставничеством). Но 25 минут концентрации всегда хорошо с перерывом.
Помидорки очень хороши для рутины и всякой срочности, для потока - сомнительная тема. Либо надо их удлиннять из 25-минутной классики как минимум до часа.
Notion крут.
Но вот что в нём неизменно тяготит (именно тяготит, проблемой это вроде и не назовёшь), так это какое-то инфантильно-чудаковатое графическое оформление.
Это каким нужно быть маньяком планирования, чтобы каждый час дня расписать на 9 недель вперёд.
Тем более не в календаре с напоминаниями, а ноушене.
Как по мне, цели лучше фигачить майнд-мапом на бумаге, фоткать и заливать в спец. альбом в Google Photo.
Для привычек – Google таблицы
Для дневника – Google документы
И все бесплатно без ограничений в 1000 блоков (что для меня оказалось крайне мало) и главное с быстрыми нелагучими нативными приложения.
В ноушене есть напоминания
Ну это хардкор, конечно. В комментариях постоянно пишут: Трелло, Симплноутс, Вандерлист и т.д. Ну ладно, Трелло необычен. А все остальное-то зачем? Ведь заметки, напоминания и календарь от Эппл отлично справляются, слушают Сири, синхронизируются с Маком и т.д.
Может на айфонах и маках удобнее что-то стандартное использовать, хз. У меня телефон - на андроиде; планшет, ноут, компы - все на вин10. Туда из Store устанавливается приложение Вундерлист. Виджеты удобные для телефона - разместил на пол экрана списком задач. Красиво, наглядно. Телефон достал, видишь главное, что в ближайшее время нельзя забыть и сделать. Уведомлялки приходят. А заметки, голосовые все эти помощники, и стандартный календарь у меня как-то не прижились в обиходе)
И где всё это взять на Windows или Android, мм?
А есть чат в Telegram, где обсуждаются подобные техники и инструменты?
Вместо обсуждения в чате лучше брать и делать
В котором ты снова всех затрахаешь своим лого?
блогодарен
Автор ставит в начале статьи проблему упорядоченного хранения информации, а далее решает совсем другую - планирования времени. В итоге всё каша кашой. Спринты на 9 (девять, Карл!) недель, а интервал планирования полчаса 🤦🏻♂️
Мощная проделана работа, вы молодец.
Но как же скучно жить по такой системе
Комментарий удален модератором
"...это освободить голову от ненужных вещей." - и вспомнился мне тут Шелдон Купер со своими игральными костями.
Нужно усложнять, чтобы в результате все стало проще, а не упрощать, чтобы в результате все стало сложнее.
(С) Веслав Брудзиньский
Евгений, спасибо за статью и за шаблон!
Это весьма наглядное и альтернативное решение для ежедневника от Екатерины, которым многим не зашел именно в бумажном формате.
Теперь можно ссылаться на эту статью, когда люди будут спрашивать о том, как выглядит agile-планирование не в IT :)
Ребят, тут получил обратную связь и решил выкатить
https://www.notion.so/egorovdigital/V-1-0-cef5d5b1924144afb788cb3f4ad8bb60
Мне кажется, что вы попытались не упростить систему, а усложнить. Это какой стабильностью нужно обладать, чтобы все это контолировать...
Много комментариев по системе планирования. Планер нужен тем, как сказал автор, чтобы разгрести и упорядочить кучу дел. Если у тебя нет дел, то как ты себя не заставляй в плане что-то придумать, он тебе не нужен.
Спасибо за шаблон, сам пытался сделать что-то подобное. Буду пользоваться:)
питчиг отличный!