Для создания профиля должности или должностной инструкции не нужен HR: бесплатный чат-бот сделает это за пару минут

Профиль должности и должностная инструкция — важные документы для эйчаров, рекрутеров и собственников бизнеса. В этой статье разберёмся:
— Что такое профиль должности и зачем он нужен
— Что входит в профиль и как его составить
— Что такое должностная инструкция и зачем она нужна.
— Как автоматизировать процесс составления профиля должности и должностной инструкции.
Приятного чтения!

Профиль должности — это документ, который содержит описание основных задач, обязанностей, квалификационных требований и компетенций, необходимых для успешного выполнения конкретной должности в организации. Он дает ясное представление о том, что ожидается от работника на данной должности, какие задачи ему предстоит решать, и какие навыки и знания необходимо иметь для такой работы.

Простыми словами, профиль должности — это база для сотрудника в компании, в которой содержатся все необходимые полномочия и описания зоны ответственности сотрудника.

1. Для рекрутера и процесса найма персонала.

Профиль должности помогает организации определить, какие требования и квалификации необходимы для нового сотрудника, что позволяет привлечь правильных кандидатов на должность.

Представим ситуацию: вы рекрутер и к вам обратились за подбором сотрудника на определенную должность. Изначально руководитель решил не ставить чёткие рамки и посмотреть всех кандидатов с релевантным опытом. Вы начали поиск и предоставили заказчику 50 анкет подходящих кандидатов, но не один из них не подошёл компании, так как условия постоянно менялись, появлялись новые требования, а старые противоречили друг другу. Решить ситуацию без запинок помог бы составленный профиль должности.

2. Для HR внутри компании:

2.1. Построение системы вознаграждений.

Исходя из описанных задач и требуемого опыта работы, HR-специалисту проще определиться с вилкой заработной платы и обосновать её перед руководством. А ещё с чётко сформулированными критериями намного проще опираться на рыночные зарплаты определённых специалистов.

2.2. Планирование карьерного роста и развития

Профили должностей помогают HR понять, какие навыки и квалификации требуются для продвижения сотрудника по карьерной лестнице.

2.3. Формирование кадрового резерва

При наличии профилей должности составить кадровый резерв из внешних и внутренних кандидатов не составит труда. Это поможет избежать сложностей при наборе на вакантные должности. А ещё обучить “нового” сотрудника из своих намного выгоднее, если вы знаете, кто точно подойдёт на эту должность.

Например, HR поступила задача: нужно найти ещё одного инженера. Инженер должен улучшить показатели компании по производству и внедрить новую технику в работу. Если HR составит подробный профиль должности, то упростит для себя оценку заработной платы, а в дальнейшем и поиск специалиста. У него уже будет основа для опоры: какой сотрудник необходим, что он должен знать, каким опытом обладать и сколько таким сотрудникам платят в других организациях. Если подходящий для обучения сотрудник уже в штате, то можно смело предлагать его кандидатуру, а если объём задач и зона ответственности получились объёмными, то потребуется новый сотрудник.

3. Для руководителя отдела

С профилем должности проще организовать распределение работы внутри отдела и предотвратить её дублирование, передачу задач из рук в руки. Также профиль должности помогает избежать конфликтов, ведь каждый сотрудник понимает свою зону ответственности. А ещё профиль позволяет выдвигать специалистов на повышение.

4. Для сотрудника

Профиль должности содержит ожидаемые результаты работы. Это позволяет сотруднику объективно оценивать выполнение этих задач и достижение целей. В тоже время сотрудник может использовать профиль должности для анализа своих недостатков, чтобы развивать необходимые скиллы и компетенции.

В общем, наличие такого документа намного лучше, чем его отсутствие, ведь он полезен всем звеньям в цепочке организации.

Составление профиля должности бывает двух видов:

• Ситуативный

В таком случае профиль формируется по потребности, и, как правило, его составляют в короткие сроки, заполняя только необходимую информацию. С составлением HR справится самостоятельно. И, конечно, такой документ нуждается в дальнейшей доработке

• Методический

К формированию такого профиля подходят основательно. Для его создания понадобится группа из нескольких сотрудников: обычно это руководитель подразделения, в которое требуется сотрудник и HR. При необходимости можно подключить действующих сотрудников, которые отлично справляются со своей работой.

Чтобы составить профиль должности, нужно пройти несколько шагов:

1. Проанализировать корпоративную культуру компании. Здесь важно учесть этап развития компании и особенности её миссии, чтобы понять, кто вам необходим.
2. Проанализировать и разработать функционал и особенности работы сотрудника.
3. Прописать необходимую биографическую информацию: образование и требуемый опыт сотрудника. Если действительно необходимо, то определиться с полом и возрастом сотрудника.
4. Разработать модель ключевых hard и soft скиллов сотрудника.
5. Оформить и согласовать профиль должности.

Полноценного шаблона по профилю должности не существует, потому что каждая компания создаёт его самостоятельно исходя из целей и ценностей компании. Ниже мы расскажем о самых универсальных блоках и вместе с вами составим профиль должности для редактора печатных изданий в издательство “Космос”.

Начинать создание профиля должности лучше всего с базовой информации.

1. Базовая информация о должности.

В этом разделе укажите:

• название должности
• её целевое назначение
• данные о руководителе сотрудника
• оклад и премию, условия выплаты премии
• длину испытательного срока
• формат и график работы

Составляем на примере редактора: вносим информацию о наименовании должности и целевом назначении. Указываем руководителя будущего редактора, в нашем примере это будет главред Николай Ручкин. Испытательный срок на эту должность составляет три месяца, заработная плата делится на оклад и премию. Формат работы удалённый, классическая пятидневка с 9:00 до 18:00.

По итогу получаем следующее:

2. Затем переходите к составлению общих требований

Общие требования включают в себя необходимое образование и желаемый опыт работы.

Возвращаемся к редактору: издательству необходим сотрудник с высшим образованием. Отлично подойдут выпускники факультета филологии со специальностями «Издательское дело» и «Филология». Готовы рассмотреть выпускников с направления подготовки «Журналистики» и «Реклама и связи с общественностью». Необходимый опыт: 1-3 года.

3. Переходим к обязанностям.

В этот раздел вносим подробную информацию о прямых обязанностях и стараемся подробнее раскрывать информацию. Это раздел нам пригодится в дальнейшем для составления навыков идеального сотрудника.

Пример: издательству “Космос” нужен редактор для осуществления непосредственной редактуры текстов: исправления ошибок и корректировки стилистики автора. Подробно описываем эти разделы. Конечно, для отработки правок и уточнения фактической информации редактору нужно будет связываться с авторами текстов, укажем и это. По итогу мы получили такую информацию:

Осталось определиться с темпераментом и навыками нашего идеального редактора

4. Необходимые скиллы

Смотрим на обязанности и формулируем скиллы, которыми должен обладать наш идеальный кандидат. Для удобства разделите раздел на soft-skills и hard-skills. Начнём с хардов: в этот раздел вносим все обязанности, но в формате навыков.

Например, основная обязанность редактора — редактировать тексты. Значит, наш сотрудник должен уметь исправлять ошибки и улучшать грамматику. Для осуществления редактуры он должен знать правила вёрстки и владеть редакторскими стандартами. Таким образом прописываем все необходимые скиллы в таблицу.

Софт-скиллы также вытекают из обязанностей, но могут дополняться исходя из требований компании и её ценностей.

На нашем примере нам нужен внимательный к мелочам и креативный специалист. Издательство книг — командная работа, а редактору предстоит общаться не только внутри коллектива, но и с авторами, поэтому необходим коммуникабельный человек. Заполняем табличку, получается следующее:

5. Согласовываем и обсуждаем профиль

Поздравляем, мы составили базу! Осталось её согласовать с руководством, по ней составить описание вакансии и отправляться на поиски.

Это не конечный вариант, он может дополняться со временем: в будущем в него можно внести курсы повышения квалификации, способы оценки компетенций, горизонтальные связи и другую важную информацию, но для успешных поисков нам уже хватает информации.

Должностная инструкция (ДИ) — это документ, который определяет обязанности, ответственность и права сотрудника, работающего на определенной должности в компании.

Должностная инструкция нужна для:

• Защиты прав.

Иными словами, ДИ — это список обязанностей сотрудников. Исходя из этих списков нагрузка равномерно распределяется на всех сотрудников в организации, а также распределяет зоны ответственностей. Такой документ позволяет избежать конфликтов между сотрудниками и руководством, а также защитит права сотрудника или руководителя компании в суде.

• Сформулированных ожидания от сотрудника.

ДИ даёт каждому сотруднику чёткое представление о том, что ему необходимо делать для успешного продвижения по карьерной лестнице и на какие цели ориентироваться.

• Основа для оценки эффективности сотрудника.

Должностные инструкции могут использоваться для измерения и оценки эффективности сотрудника. Они могут служить основой для определения уровня оплаты труда, премий, а также для принятия решений о продвижении или увольнении сотрудника.

Для создания должностной инструкции опирайтесь на профиль должности:

• Пропишите требования и основные обязанности сотрудника
• Разработайте систему оценки эффективности
• Определите ответственность и полномочия

При составлении учтите корпоративную политику. Например, политику конфиденциальности, правила безопасности, процедуры общения с клиентами и другие аспекты.

Может показаться, что мы потратили на создание документа несколько часов. Но самом деле это заняло у нас не больше 5 минут: для удобства эйчаров и владельцев малого бизнеса команда создала бесплатного ТГ-бота, который автоматически составляет профиль должности для любого сотрудника в любой компании. Помимо профиля должности, бот также за пару минут создаёт должностную инструкцию

Для того, чтобы получить готовый профиль должности или должностную инструкцию, нужно ответить всего на 2 вопроса:

1. Чем занимается компания
2. Название должности

Далее бот с помощью искусственного интеллекта анализирует информацию и составляет базовый профиль. Нам остаётся только проверить его, внести немного правок и сохранить результат.

Делимся пользой с читателями: попробовать бесплатного бота вы можете по ссылке https://t.me/DocCheater_bot