Электронная подпись (ЭП) - очень удобный инструмент для сокращения бумажного документооборота, ведь ее помощью сотрудник может подписать любой документ удаленно, если в компания использует КЭДО.
Какие ЭП сотрудника существуют и как их можно оформить
Простая электронная подпись (ПЭП). Это самый простой и бесплатный вид электронной подписи с ограниченным функционалом. Оформить может только работодатель с любого устройства и выдать логин и пароль сотруднику.
- ПЭП ЕСИА. Более надежный вид подписи, так как требует подтверждения через Госуслуги. Однако использовать ее имеет смысл только компаниям, которые ведут документооборот через портал «Работа в России», с другими системами эта ЭЦП не работает. Оформить ПЭП Госуслуги сотрудник должен самостоятельно через регистрацию на портале.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Эта подпись имеет больше возможностей и позволяет физлицу подписывать кадровые документы, юридические документы и обращения в суд. Оформить эту подпись в личных целях сотрудник может сам, а если она нужна для КЭДО, то оформляет ее работодатель.
НЭП Госключ. С помощью этой ЭЦП сотрудник может с телефона подписать любой документ. Получить подпись работник должен сам через приложение «Госключ», предоставив доступ к подтвержденному аккаунту на Госуслугах.А если у физлица есть действующий загранпаспорт с биометрией и смартфон с модулем NFC, то можно оформить даже КЭП Госключ.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Этот вид подписи самый надежный и позволяет подписать любой документ. Высокая степень защиты означает и высокую стоимость, так что оформлять КЭП для всех сотрудников невыгодно, и обычно совсем необязательно. Процесс получения КЭП долгий: сотруднику нужно обратиться в Удостоверяющий центр лично или через Госуслуги и предоставить пакет документов.
Больше подробностей о том как работают ЭЦП можно в статье: empldocs.ru/vse-ob-etsp-dlya-sotrudnika