Полный гайд, как устроен сервис онлайн записи Calendly: разбираемся, как тут все работает

Если вы задумывались, как избавиться от хаоса в делах и не тонуть в согласованиях встреч, то наверняка знаете о популярном планировщике встреч Calendly. Я собрал полное и исчерпывающее руководство по использованию этого сервиса онлайн записи. Рассказываю, как создать учетку, настроить аккаунт и назначить встречи. Enjoy!

Calendly — сервис для планирования встреч. Не только онлайн но и офлайн встреч. Онлайн запись избавляет пользователей от долгих согласований времени и места встречи и помогает навести порядок в расписании. Вот, как это работает.

• Создаете тип встречи — указываете тему, описание, место встречи и длительность.
• Выбираете удобные даты и временные интервалы.
• Отправляете ссылку человеку, с которым нужно созвониться.
• Ваш собеседник переходит по ссылке и выбирает из свободных слотов удобное время и дату.
• Вам остается перейти в календарь, чтобы увидеть расписание встреч и вовремя прийти на созвон.

Интерфейс планировщика выглядит лаконично, а большинство настроек спрятаны в боковом меню. Поэтому не все функции удается найти с первого раза — вначале придется немного «поплутать» по разделам. Давайте сэкономим время и посмотрим, как начать пользоваться сервисом.

На главном экране в правом верхнем углу нажмите кнопку «Get started». Перед вами откроется окно, как на скрине. Зарегистрироваться в сервисе можно через электронную почту или авторизоваться через аккаунт Google или Microsoft. Далее система предложит создать собственный URL-адрес личного кабинета и настроить часовой пояс. Можно сделать это сразу или позднее.

После авторизации откроется личный кабинет. Перед тем, как создать первую встречу, заполните информацию о себе и компании. Для этого в правом верхнем углу нажмите иконку «Account» и перейдите во вкладку «Profile». В открывшихся настройках можно изменить информацию профиля, добавить аватарку, обновить ссылку и изменить настройки входа.

Чтобы назначенные встречи автоматически появлялись в вашем виртуальном календаре, подключите его во вкладке «Calendar Sync». Calendly умеет синхронизироваться с сервисами Google, Microsoft и Apple.

Вернитесь на главную страницу кабинета через команду «Back to home», а затем нажмите в левом верхнем углу кнопку «+ Create». Здесь можно выбрать тип встречи, площадку и длительность — 15, 30, 60 минут или настроить пользовательский интервал.

Введите название встречи и ее описание в разделе «Event details». В «Scheduling settings» настройте свободные слоты по времени и дням, а также задайте перерывы между встречами. Последнее можно сделать в подразделе «Buffer time».

Нажмите кнопку «Share» в верхнем левом углу меню. Появится окно со ссылкой на встречу — скопируйте её и отправьте участнику встречи.

Когда пользователь перейдет по ссылке, то увидит окно, как на скрине ниже. Он сможет выбрать удобную для себя дату и время из ваших свободных слотов. Затем встреча отобразится у вас в подключенном календаре.

Английский язык. Русскоязычным пользователям интерфейс Calendly может показаться сложным. Даже если вы разобрались в функционале, ваш собеседник, которому вы отправили ссылку, рискует не разобраться, «куда нажимать». В сервисе можно поменять язык интерфейса, но русского в списке — нет.

Нет поддержки на русском языке. Следующая проблема русскоязычного юзера — общение с техподдержкой. Если ваш английский на уровне «London is the capital of Great Britain», то решать проблемы придется через переводчик.

Большинство нужных функций — только на платном тарифе. В бесплатной версии нельзя создавать несколько слотов для встреч, настраивать оповещения и приглашать в созвон больше одного участника. Извольте платить.

Недешевая цена тарифов. Чтобы воспользоваться всеми возможностями сервиса, нужно купить платный тариф. Самый дешевый — это Standard, который стоит $10 в месяц. Остальные еще дороже. Если вы живете в рублях, то не забывайте, что цена будет меняться в зависимости от курса американской валюты.

Проблемы с оплатой. Даже если у вас есть деньги на платный тариф, с оплатой придется повозиться. Поскольку Россия отключена от международной системы SWIFT, вам нужно иметь карту иностранного банка или использовать какое-то решение, которое помогает обойти проблему.

Как еще можно организовать онлайн запись на русском языке? Ну конечно же Yclients и DIKIDI, но эти системы тяжелы в настройке и использовании...

Когда мы с командой собирали «Планёрку», то опирались на интерфейс Calendly. Если вы ранее уже пользовались им, то здесь разберетесь интуитивно. В «Планёрке» можно задавать временные слоты, указывать свободное время, ставить перерывы и синхронизировать встречи с календарями. Есть и много других фишек, о которых я рассказывал в этой статье.

Вот такое окно видит пользователь, который переходит по ссылку на встречу в «Планёрке»

Чем «Планёрка» лучше Calendly:

✅ Экономичные тарифы. Планировщик предлагает три тарифа с расширенными функциями — их количество зависит от срока вашей подписки. Если перевести стоимость тарифов Calendly в рубли, видно, что в «Планёрке» тот же функционал обойдётся в 2 раза дешевле.

✅ Простая оплата. Не нужно заводить карту иностранных банков или ухищряться с переводом денег. Купить подписку можно с помощью любой российской карты, через сервисы Яндекс Pay или Тинькофф. Компании могут оплачивать услугу по реквизитам.

✅ Бот для напоминаний. Кроме уведомлений через электронную почту можно установить Телеграм-бота. Он напомнит о встрече, чтобы вы не пропустили созвон. И еще он умеет в два клика собрать встречу в любом чате.

✅ Всю функциональность можно попробовать бесплатно. Единственное ограничение — не более 5 встреч для одного пользователя. После исчерпания лимита нужно переходить на платный тариф.