5 причин автоматизировать закупки

С недостатком кадров сталкиваются большинство компаний. Подобрать персонал становится труднее и на это есть несколько причин: от нехватки необходимых навыков у кандидатов до завышенных зарплатных ожиданий. Нередки ситуации, когда рост нагрузки требует новых рабочих рук, но поиск сотрудника не приносит результатов. В этом случае (а лучше заранее), стоит задуматься об автоматизации, которая повышает производительность труда и позволяет сделать большее работы за меньшее время.

• Снизить нагрузку на существующих сотрудников, освободив их от монотонной рутинной работы. Высвобождается время и снижается потребность в новых кадрах.

• Нанять менее квалифицированных сотрудников с низкими зарплатными ожиданиями.

При этом нужно соблюсти два условия:

1. Во-первых, желательно, чтобы в компании остался кто-то из высокооплачиваемых специалистов, которые понимают суть работы
2. Во-вторых, стоит продумать более-менее чёткий бизнес-процесс, который низкооплачиваемый сотрудник сможет выполнять без особых умственных усилий.

• Снизить зависимость от “незаменимых” сотрудников.

1. Бизнес-процессы существуют в программе, а не только в голове сотрудника
2. Использование общепринятых методик вместо заказа только по интуиции помогает новым сотрудникам быстрее влиться в работу

Небольшие бизнесы держатся исключительно на личной вовлеченности владельца. Вместе с операционной деятельностью на него зачастую возлагаются и функции по закупкам. Рутинные операции, в том числе и по закупкам, легко поддаются автоматизации.

• Делегировать функции закупок компьютеру, который не ошибается и не устает
• Откладывается вопрос о найме сотрудника, который бы занимался закупками
• Высвобождается дополнительное время, которое можно потратить на важные задачи

До падения рубля спрос был поживее. Можно было привезти партию товара, которая распродавалась на треть, потом привезти новую и все равно заработать. Сейчас так легко деньги в запас не вкладывают. Предприятия уже не могут себе позволить игнорировать скопившиеся неликвиды.

• Формировать заказы с позиции “ровно столько, сколько продастся”

• Анализировать продажи и выявлять позиции, которые будет иметь спрос

• Заблаговременно выявлять товар, который будет долго лежать на полках

• Назначать новые цены и скидки, перемещать неликвидные товары между магазинами

Как правило, когда заказ поручают филиалам, они заказывают больше чем нужно.Мы писали об этом в кейсе нашего клиента “Как избавиться от неликвидов”. Последнее время наметилась тенденция передачи этих функций от филиалов в центральный офис. При этом нужно отдавать себе отчет что обе крайности (заказ только филиалом или заказ только в центре) одинаково плохи .Оптимальное решение – перенести заказ в центр, но при этом наладить взаимодействие менеджеров центрального офиса с филиалами. Менеджеры центрального офиса видят товары просто как строчку в прайсе, а сотрудники на местах имеют возможность пощупать товар и знают, что он из себя представляет.

• Понять какой товар оставить в ассортименте, а какой убрать

• Вовремя перемещать товар, создавая баланс между филиалами

• Формировать четкие товарные матрицы

Чтобы отладить систему закупок часто прибегают к помощи внешних консультантов. Это правильно, т.к. собственные сотрудники и не должны обладать очень глубокими познаниями в области закупок, теории вероятностей и статистики. Консультант отлаживает процесс и сотрудники ходят по протоптанной им дорожке. Однако, консультанты удовольствие не из дешёвых. Правильнее либо совместить автоматизацию и консультанта, либо сначала сделать автоматизацию, получив базовые улучшения и закрыв большую часть лёгких вопросов, а потом пригласить консультанта, чтобы он помог разобраться в действительно сложных моментах.

• Повысить качество закупок, не вникая глубоко в суть методологии закупок

• Бесплатно получать консультации от разработчиков софта при возникновении вопросов.

Начните знакомство с автоматизацией с установки демо-версии Помощника Закупок для 1С