Как сохранить нервы, когда Jira удаляет твой аккаунт со всеми данными и внедрить «свой Гугл» для командной работы

В статье мой личный опыт и первые шаги по структурированию знаний и выстроении нового онбординга для командных игроков.

Друзья, привет! Меня зовут Иван, я основатель CLUB.ORG.

Пару статей назад я рассказывал о своём стартапе и кратко о его пути и будущем. Сегодня поделюсь немного «внутренней» кухней, как и зачем мы (я и команда) начали структурировать накопленные и новые знания.

Это часть не относиться к знаниям, которые накапливают участники CLUB.ORG (об этом будет отдельная статья), а рассказывает именно о процессе формирования знаний команды проекта.

Тут можно долго перечислять про хаос, удобство, важность хранения данных и т.д..

Но, на самом деле, всё просто - экономить деньги и накапливать капитал:

• когда всё «по полочкам», сотрудники тратят меньше времени, вы экономите на ФОТ (фонд оплаты труда)
• процессы онбординга становятся проще, легче и быстрее, когда вся нужная информация сегментирована и доступна в рамках «одного окна»
  
• накапливаемые знания = это напрямую капитал, который имеет вполне реальную оценку в качестве нематериальных активов.
  

Да, конечно, звучит всё красиво, пока мы не дошли до этапа внедрения. Но тут каждый должен сам взвесить «за» и «против» и увидеть долгосрочную перспективу и положительный экономический эффект, а он точно будет.

К слову, я застал ещё те далёкие времена, когда говорили, что внедрение CRM - это напрасная трата времени и денег.

Вообще, для меня это очень большой путь, длинною в несколько лет. Раньше всегда мы использовали таблички, гугл доки, другие гугл сервисы и информация более менее накапливалась и хранилась. За исключением пары проектов.

Но в этом году всё это добро начало превращаться в хаос, часть информации стала теряться, а онбординг новых командных игроков стал превращаться в ад с кучей ссылок из разных источников.

Мы начали терять время и деньги.

И, наконец-то, я пришёл к тому, что нам нужно делать «свой Гугл» - единое пространство для структурирования и хранения знаний с удобным поиском.

И желательно, чтобы это был уже готовый сервис.

Раз уж я написал в заголовке, то кратко расскажу. Одна из моих команд более 8 лет использовала Jira + Confluence для трекинга проектов и хранения знаний.

Но, после всем известных событий, нам без предупреждения удалили аккаунты без возможности переноса данных.

«Дак как нервы то сохранить в этой ситуации, кэп?». Да очень просто)) делайте заранее бэкапы и будьте параноиками - они выживут, потому что готовы даже к зомби-апокалипсису.

Ну и повезло тем, у кого была развёрнута версия с установкой на свой сервак.

Эта история сформировала новый опыт и критерии выбора решений для команды.

Исторически сложилось так, что перед выбором любых сервисов для командной работы, я делаю свой список требований, потом уже мы совместно выбираем решение.

В данном случае он был такой:

• Российский сервис. Не только для того, чтобы здесь хранить свои данные, но и иметь гарантии что нам «не помахают рукой» и скажут «до свидания», вместе со всей нашей рабочей инфой.
• Быстрое внедрение. Для меня теперь нормальный срок 1-3 месяца.
  
• Удобный поиск по материалам.
  
• Канбан-доски.
  
• Сегментация материалов.
  
• Возможность делать нужное оформление статей = хороший редактор.
  
• Возможность вставлять видео с Ютуба и воспроизводить его в статье без перехода.
  
• Разграничение доступа к материалам для разных пользователей.
  
• Возможность приглашать «читателей» на отдельные материалы без доступа ко всей библиотеке знаний.
  
• Удобный интерфейс для «читателя» материалов.
  
• Адекватная поддержка.
  
• Цена.
  

На самом деле, выбор решения - оказалось той ещё задачей. Но череда случайных (а может и нет) событий привело меня к ребятам, которые делают Teamly.

Я люблю vc.ru и читаю его с 2014 года (кто помнит, тогда он был «ЦП»), здесь у ребят большая активность и их трудно не заметить. Команда Teamly присоединилась к моему проекту «Авторы с Уолл-Стрит». Так я познакомился с основателем сервиса Виталием Чесноковым и взял у него интервью.

Кстати, именно с той встречи ко мне приелся термин «свой Гугл», т.к. фактически так и есть: мы накапливаем постоянно базу знаний и у нас появляется возможность быстро найти все нужные ответы. Начиная от какого-нибудь регламента для проведения мероприятий, заканчивая набором полезных ссылок для онбординга новых командных игроков.

Покажу немного «внутрянки». Вот так, например, выглядит панель управления сервисом.

Вот так добавляются материалы, которые можно сегментировать:

Вот так работает поиск по материалам: нужные материалы стразу выскакивают по отрывкам фраз:

А вот так замечательно и без излишеств выглядит часть базы для группы пользователей «читатель»:

Как я писал в самом начале - мы делаем первые шаги по внедрению. Поэтому знакомство с Teamly только начинается.

Объективную оценку, все плюсы и минусы, я уже расскажу через пару месяцев, когда мы закончим полностью внедрение, наполнение и т.д..

Что уже точно решили - на основе Teamly делаем ещё и базу знаний проекта «Авторы с Уолл-Стрит» для всех внутренних участников. Как это выглядит и работает я поделюсь в отдельной статье.

А ещё у ребят есть крутая, на мой взгляд, традиция - рассказывать об обновлениях своего проекта на регулярных конференциях и одна из них совсем скоро - 17 апреля.

Поэтому, если хотите узнать как внедрить базу знаний, которая будет не только помогать, но и даст хороший экономический эффект для бизнеса, приходите к ним.

Конференция бесплатная, вот ссылка.

Т.к. я постоянно «топлю» за пользу нетворка и соц. капитала, советую обязательно сходить. Ведь там вы не только узнаете про базы знаний, но и качественно расширите свой нетворк - там точно будет много крутых предпринимателей и представителей разных отраслей бизнеса.

Спасибо за внимание! Всем добра и позитивного настроения.

Поделитесь в комментариях - а вы уже пришли к тому, чтобы структурировать знания у себя в проектах или по прежнему не видите в этом перспективы?