Системы СЭД: особенности и преимущества

Каждый руководитель хотя бы раз слышал или читал о внедрении электронной системы документооборота (СЭД), о том, как это упрощает оформление электронных документов, их подпись, оцифровку и отправку другим лицам. Распечатав эти документы, ответственные сотрудники (компании) ставили на них свои подписи и опять оцифровывали. Однако такой алгоритм не совсем соответствует понятию электронной системы документооборота. Эта статья рассказывает, что такое СЭД на самом деле, и о связанных с ней терминах, таких как КЭП и ЭП.

Это аппаратно-программный комплекс, способный заменить на предприятии стандартную бумажную волокиту. С помощью СЭД можно осуществлять процессы составления, учёта и донесения данных до ответственных сторон, быстро делать рассылки, контролировать выполнение задач и многое другое. За рубежом похожие системы используются под названием ECM (Enterprise Content Management). Они управляют контентом компании, включая сами электронные документы, работу с ними сотрудников, медиаконтент и т. п.

Чтобы система электронного документооборота полноценно работала в рамках одного предприятия или служила способом взаимодействия предприятий между собой, необходимо начать с внедрения электронных документов. При этом, ЭД — не только файл с возможности редактирования в текстовых редакторах, это файл, данные в котором нельзя поменять, если он подписан электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) — уже давно вошедший в нашу жизнь атрибут, который гарантирует целостность содержимого файла и хранит данные о лице, подписавшем данный документ. Для защиты информации в файле подписи используются особые криптографические средства. К цифровой подписи сегодня прибегают и предприниматели, и частные лица. Она не только защищает содержимое документа от изменений, но и даёт проверить, кто именно его подписал.

Поскольку систем шифрования много, а цифровые подписи применяются не только в рамках одного или нескольких частных предприятий, но и во многих государственных структурах, введены такие виды цифровых подписей, как:

• ЭП (простая электронная подпись);
• КЭП (квалифицированная электронная подпись);
• УКЭП (усиленная квалифицированная цифровая подпись).

Они отличаются между собой степенью защиты данных и сложностью шифрования ключа. Простая электронная подпись — это особый сертификат, хранящийся в облаке, который достаточно просто получить на основании логина и пароля, а также кода из SMS-сообщения. Это самый простой вариант подписи, позволяющий лишь определять данные отправителя документа. Более подходящим вариантом для бизнеса является усиленная квалифицированная подпись, которая формируется при помощи криптографических средств и обеспечивает документам защиту от исправлений. Она удостоверяется в специальном сертифицированном центре, а при её проверке видны документы, подтверждающие личность, или документы компании, когда КЭП выдана на юридическое лицо. С её помощью сдаются отчётности в налоговую, кроме того, имея КЭП можно принять участие в электронных торгах, использовать маркировку «Честный знак» и т. д.

Неквалифицированный вариант подписи в ряде ситуаций не имеет юридической силы. Для использования такой подписи нужно отдельно заключать соглашения с каждым из контрагентов. И даже в этом случае могут быть проблемы при разбирательствах, например, в налоговых спорах. Поэтому многие применяют усиленную цифровую подпись (УКЭП), получая сертификат у аккредитованного удостоверяющего центра. Такой тип подписи приравнивается к подписи руководителя компании, сделанной вручную. Она является полноценным аналогом собственной подписи и её невозможно подделать, а поставить её на документе может только её владелец. Но поскольку для доступа к носителю требуется установка специальных программ и применение аппаратных средств криптографической защиты информации, в небольших копаниях такой вид подписи применяется редко.

Нужно отметить, что программные комплексы типа IBM Lotus Notes с электронными подписями не работают, поэтому полноценную СЭД здесь организовать не получится. Необходимы специальные системы управления документами (DMS) — программные комплексы, которые могут взять на себя массу рутинных задач: хранение и согласование документов, ознакомление с ними ответственных сотрудников, контроль за исполнением, совместная работа сотрудников над содержимым документов, ведение бизнес-переписки, составление и обслуживание рабочих календарей и т. д. Большинство DMS-систем интегрируются с ECM-системами. Для обслуживания корпоративной документации можно использовать облачную реализацию сервиса Projecto.

Перечислим главные преимущества перехода с бумажного на электронный документооборот. Это прежде всего экономия денег, которая выражается не только в понижении трат на бумажные носители, печатающую технику, почтовые услуги и организацию архива для хранения бумаг. Использование ЭДО существенно ускоряет течение всех бизнес-процессов — от формирования документов внутри компании и их согласования до обмена важной информацией с партнёрами и контрагентами. Рост оборотов ресурсов приводит к более эффективной работе бизнеса. Причём формирование документов в электронном виде помогает сократить трудозатраты и избежать ошибок на всех этапах оформления документов. Ещё такой формат повышает ответственность сотрудников фирмы, ведь начальство в любой момент может проверить готовность документов.

Следует заметить, что для многих предпринимателей переход на электронный формат документооборота — это всего лишь расширение уже привычного списка процедур. Многие организации уже давно предоставляют отчётность в налоговую в электронном формате. Индивидуальные предприниматели тоже уже давно заполняют декларацию по НДС онлайн. В итоге с таким понятием, как «электронный документооборот», знакомы многие. Задача состоит в том, чтобы перевести в онлайн взаимоотношения не только с государственными службами, но и с партнёрами, клиентами, контрагентами. Перечислим и другие преимущества, которые имеют значение:

• меньше тратится времени на согласование и подписание документов;
• прозрачнее становятся все процессы, связанные с документооборотом, ведь система моментально показывает информацию о том, кто, что и когда оформил и подписал;
• быстрее решаются задачи организации и дисциплины, доставки документов;
• снижаются риски ошибок, ведь в электронном виде легко отслеживать неверно заполненные ЭД;
• цифровые документы не выцветут со временем, не сгорят и не потребуют архива для хранения;
• сотрудники организации не смогут прочитать и исправить те файлы, к которым у них нет доступа, что повышает конфиденциальность;
• статистика различных действий с документами ведется и сохраняется автоматически;
• обеспечивается высокий уровень безопасности данных, по сравнению с бумажным носителем.

Еще одним важным достоинством является то, что электронный документ сложно потерять. Поэтому один из недостатков СЭД, которого опасаются некоторые бизнесмены, это потеря данных из-за сбоя в программе, перебоев с интернетом или пожара. Нужно напомнить, что при пожаре пострадают и бумажные носители, без возможности восстановления. А электронные данные вполне возможно восстановить и застраховаться от такой проблемы поможет обычное резервное копирование файлов.

К другим недостаткам, которые выделяют предприниматели, относится то, что программные комплексы требуют затрат на покупку, однако этот вопрос решается работой на облачном сервисе с подключением подписки. Также требуется обучение новому алгоритму работы сотрудников, которые привыкли работать с бумагами. В некоторых случаях, если рядовые работники ещё не привыкли к цифровым технологиям, это может быть не просто. Для внедрения полноценной СЭД-системы нужно будет также вложиться в аппаратные средства криптографической защиты. Решают проблему безопасности токены с ключами, особенно если они защищены личными PIN-кодами. Перед тем как начать переводить свой бумажный документооборот в цифровой формат, нужно анализировать уже существующий порядок работы с данными и устранить возможные недостатки. Поначалу полностью отказаться от использования бумажных носителей будет сложно, поэтому трат на покупку и обслуживание принтеров в первое время не избежать.

Для корпоративного использования будет вполне достаточно доступной по цене DMS-системы, совмещенной с BPM (система контроля и управления проектами). Поэтому рекомендуем обратить ваше внимание на удобный и функциональный сервис Projecto. Если вы планируете участвовать в торгах, работать с ЭПЦ, обмениваться документами с партнёрами, то нужно внедрить полноценную СЭД. Все процессы в компании заметно ускорятся, что приведет к повышению эффективности вашего бизнеса в целом.

#управлениепроектами #управление_проектами #бизнес #бизнеспроцессы #эдо #электронныйдокументооборот

--

Источник: официальный канал Projecto на Клерк