Уничтожение документов VS хранение ненужной макулатуры: как компании теряют деньги

Документооборот на протяжении всего жизненного цикла организации – неотъемлемая и обязательная составляющая, которая требует особого подхода. Со временем количество бумаг накапливается, а их физическая масса требует все больше места для хранения. Кажется, что задача имеет всего одно решение: выделение площади в офисе или аренда дополнительных помещений под архив. А на деле отдельная статья расходов далеко не всегда нужна.

Решить проблему поможет грамотное уничтожение документовсогласно действующим нормам. Процедуру можно выполнить самостоятельно – силами компетентных сотрудников, если таковые имеются. Или, что гораздо проще, доверить дело специалистам архивной компании, которая профессионально занимается уничтожением документов.

1. Около 80% бумажных носителей информации могут быть уничтожены по истечении 5-летнего срока хранения.

2. Пользоваться услугами по уничтожению документов, которые предоставляют внешние архивные компании, не обязательно. Можно справиться с задачей своими силами.

3. Каждый тип документа имеет свой срок хранения, который определяется по Перечню, утвержденному приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 (зарегистрирован в Минюсте РФ).

4. Существуют документы с временным, долговременным и постоянным сроком хранения. Отбор бумажных носителей сопровождается актом. Применяется специальная форма согласно Правилам Росархива (Приказ от 31.07.2023 №77, зарегистрирован в Минюсте РФ).

5. Порядок действий при утилизации документов с истекшим сроком хранения определен Правилами Росархива (Приказ от 31.07.2023 №77, зарегистрирован в Минюсте РФ). Начало исчисления срока хранения любого документа начинает рассчитываться с 1 января следующего года после года его окончания в делопроизводстве.

6. По архивным правилам РФ, проводить отбор и уничтожение дел с истекшими сроками хранения разрешено только после упорядочения документов по личному составу и основной деятельности организации за этот же период и утверждения соответствующих описей руководителем организации.

Организации, которые не являются источником комплектования государственного архива, не обязаны создавать экспертную комиссию. Несмотря на это, мы считаем, что создание такой комиссии принесет больше пользы, чем вреда. Процедура определения значимости и сроков хранения бухгалтерских, кадровых, юридических и иных документов имеет свои особенности. Договоры и акты к ним можно уничтожать только при их окончании, а также отсутствии споров, претензий государственных органов и судебных разбирательств. Бухгалтерские документы, отражающие убытки прошлых периодов, могут быть уничтожены только после их полного списания. Кадровые — только при наличии оригиналов, подлежащих долговременному хранению. Как раз наличие в составе экспертной комиссии специалистов профильных отделов позволит предотвратить риск ошибки. Обычно в комиссию входят следующие специалисты: главный бухгалтер, сотрудник отдела кадров, юрист, инженер. Состав комиссии фиксируется в приказе и утверждается руководителем организации. Цели, задачи, функции и полномочия ЭК фиксируются в соответствующем положении.

В больших компаниях, с разветвленной филиальной сетью, для отбора к уничтожению бухгалтерских, отчетных, хозяйственных и других видов документов создается центральная экспертная комиссия, которая может иметь более широкий состав участников.

Создавая экспертную комиссию, любой руководитель хотел бы возложить на нее ответственность за возможные риски и ошибки. Данную ответственность можно описать в Положении об ЭК и под роспись ознакомить с ней всех членов комиссии, но необходимо учитывать следующее:

• члены ЭК являются сотрудниками организации, и работодатель может применить к ним дисциплинарную ответственность в случае нарушения ими должностных обязанностей и Положения об ЭК.

• взыскание с членов ЭК понесенных работодателем убытков возможно только по решению суда, а доказать факт убытков и причастность к ним работника в большинстве случаев нереально.

Проведя анализ сложившейся судебной практики, мы не нашли дел по привлечению членов ЭК к какой-либо ответственности. При этом по иным делам в попытках привлечь работников к финансовой ответственности в своем большинстве суды встают на сторону работников, признавая недопустимым перекладывание административной ответственности с организации на ее сотрудника.

Работа экспертов оценочной комиссии является основой для решения конкретных задач. Действия сотрудников заключаются в следующих процедурах:

1. Определение перечня, состава дел и документов, подлежащих долговременному хранению. Внутреннее согласование описей дел.
2. Отбор бумажных носителей для утилизации, составление акта о выделении документов к уничтожению.
   
3. Определение сроков хранения документов, которые не нашли своего отображения в Перечне Росархива.
   
4. Согласование акта о выделении дел на уничтожение.
   
5. При необходимости взаимодействие с государственным архивом на предмет согласования с ним актов и описей.
   
6. Непосредственное участие в процедуре вывоза и измельчения бумажных материалов на шредере.
   

Все решения комиссии заносятся в протокол. Форма протокола произвольная (не регламентируется законом). Итоговый акт о выделении дел на уничтожение рекомендуем хранить до момента ликвидации юридического лица.

Факты – вещь упрямая! Статистика показывает, что объем бумажных носителей данных, сопровождающих деятельность организаций, ежегодно увеличивается до 30%. Но только 10% юридических лиц решаются воспользоваться услугам по отбору и уничтожению документов с истекшими сроками хранения. На регулярной основе процедуру проводит только 3% организаций в стране.

Решение хранить всю документацию без разбора чаще всего связано с банальным незнанием нюансов, а также вызвано:

• отсутствием понимания, что уничтожение документов с истекшими сроками хранения возможно в принципе;
• уверенностью, что вся документация может пригодиться в будущем;
• опасением нарушить закон;
• нежеланием брать на себя ответственность за правильное выполнение процедуры;
• нежеланием делать работу, за которую не будет премии.

Но не все так страшно. Грамотное выполнение процедуры приносит огромную выгоду:

• уничтожение кипы архивных документов избавляет от необходимости оплачивать аренду отдельных помещений, складов и других мест хранения;
• минимизация рисков получить предписания от проверяющих инстанций, в том числе МЧС;
• выполнение требований 152-ФЗ о “Персональных данных” (в них указано, что если цели обработки данных достигнуты, документы со временными сроками хранения уничтожаются).

Профессиональная утилизация документов – услуга архивных компаний, которая избавит от целого ряда проблем. Предложения по уничтожению документов действительно помогут стать богаче – вы будете ощутимо экономить на нерациональных расходах, избавившись от следующих типов бумаг:

• корреспонденция (входящая, исходящая) — срок хранения 5 лет;
• договоры и акты к ним — срок хранения 5 лет (при отсутствии разбирательства и споров);
• копии документов — срок хранения ДМН, но не менее 1 года;
• первичные бухгалтерские документы — срок хранения 5 лет;
• счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и учетные регистры — срок хранения 5 лет;
• документы по инвентаризации и складскому учету — срок хранения 5 лет.

Как мы уже писали выше, проводить отбор и уничтожение документов по архивным нормам РФ возможно только после отбора и архивной обработки документов с постоянными (у источников комплектования госархива) и долговременными сроками хранения (во всех организациях) за этот же период, таких как:

• платежные и расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате;
• оригиналы, а при их отсутствии копии приказов по личному составу;
• контракты, трудовые договоры, договоры ГПХ и акты к ним;
• табели учета рабочего времени (вредники);
• личные карточки Т-2 уволенных работников.

Зачастую нарушение правил хранения архивов приводит к затяжным разбирательствам в судах, а значит, и к финансовым потерям. Этого стремится избежать любая компания, нацеленная на долговременное пребывание на рынке товаров и услуг. Для лучшего понимания сути вопроса приведем пример.

Организация нарушила правила хранения архива, что было установлено решением Арбитражного суда (дело № А32-4676/2010-51/155-74 АЖ). Плановая проверка предприятия установила, что архивные документы изначально хранились у главного бухгалтера дома, затем были перемещены в подвал гаража. В связи с ненадлежащими условиями хранения (помещение затопило) документы испорчены, восстановлению не подлежат. Организация была оштрафована на 200 000 рублей.

Отметим, что проверяющие органы имеют право оштрафовать организацию, только если были утеряны документы, подлежащие хранению. При соблюдении всех существующих норм архивного дела и при наличии правильно составленного акта об утилизации документов последние не могут быть затребованы проверяющими органами. Как видно из приведенного примера, избежать финансовых и временных потерь владелец компании мог, позаботившись о своевременном составлении акта и обеспечив сохранность бумажных материалов.

Предприятие прекратило деятельность в связи с банкротством – зачем хранить архив? Кажется, логично. Но не все так однозначно. Чтобы понять ситуацию, рассмотрим прецедент:

Экономколлегия ВС рассматривает ответственность арбитражного управляющего (дело № А40-108749/2011). Причиной стало уничтожение архивов должника после 7 лет с начала процедуры. Один из кредиторов посчитал ситуацию подозрительной, поскольку привлечь контролирующих должника лиц можно привлечь к ответственности в течение 10 лет.

Ответчик утверждал, что смысла хранить документацию не было. Кредитор же заявлял, что это стало препятствием в сборе доказательств, достаточных для инициации дела. Уничтожение документации компании-банкрота стало причиной затяжных разбирательств. В результате три инстанции согласились с арбитражным управляющим. Однако коллегия ВС постановила, что суды упустили некоторые детали, недостаточно вникнув в суть дела. Решение, принятое нижестоящими инстанциями, было признано преждевременным.

Форма акта о выделении документов к уничтожению едина для всех юридических лиц РФ (Правила Росархива). Их удобство заполнения заключается в отсутствии необходимости выписывать в отдельных строках однотипные дела (используется общий заголовок). В форме также указаны: общее количество отобранных к уничтожению дел, статьи по перечню, даты окончания и их сроки хранения.

Пример. При необходимости утилизировать 1000 папок с выписками от банков, в акте информация о таких папках уместится всего в одной строке.

Следование букве закона – залог отсутствия проблем с проверяющими органами. Однако человеческий фактор еще никто не отменял, и риск ошибиться при самостоятельной оценке сроков хранения документов все же существует. К счастью, утраченные бумажные носители в ряде случаев могут быть восстановлены.

Это весьма трудоемкая и затратная по времени процедура, которая проводится организацией за свой счет. В случае если утрачена бухгалтерская первичка, понадобится запрашивать копии у всех контрагентов (проблемой может стать приостановленная деятельность, смена собственника, переезд по другому адресу). Если речь идет о данных из налоговых, кадровых, статистических отчетностей – здесь придется отправлять запросы в ПФР, Росстат, ФНС и прочие инстанции. Оригиналы документов по личному составу могут быть восстановлены за счет их копий, которые находятся в смежных отделах (бухгалтерия).

А вот восстановить бумажные материалы после их физического уничтожения уже вряд ли получится.

Избежать негативных последствий очень просто — доверяйте свои документы только профессионалам, которые имеют профильное образование и опыт выполнения аналогичных вашим задач.

Способы уничтожения бумажных документов не закреплены в законодательстве РФ. В целях физического уничтожения бумажных носителей эффективнее применить метод сжигания или шредирования.

Когда-то популярный способ, но сегодня используется гораздо реже. Причина – ряд недостатков, среди которых:

• повышенная опасность возникновения пожара, особенно если речь идет о сжигании большого объема бумаги;
• недостаточная надежность – при больших объемах сложно проследить за тем, чтобы все полностью сгорело;
• необходимость в спецоборудовании (печи, котельные);
• низкая экологичность.

Наиболее востребованный в сегодняшних реалиях способ, который не имеет ограничений. Уничтожение данных выполняется с помощью промышленного или полупромышленного оборудования высокой мощности.

Этот вариант экологичен, доступен по цене, подходит для любого количества бумаги. Полученное в итоге сырье подлежит повторной переработке и может быть снова использовано для производства бумажной продукции.

По факту уничтожения документов необходимо подготовить акт. В данном акте указывается используемый метод переработки бумажных носителей, их общий вес и дата уничтожения. Само уничтожение желательно осуществлять в присутствии представителей организации или членов ЭК.

Мы используем наиболее удобный вариант, отвечающий требованиям экологических стандартов России. Выполнение задачи осуществляется сотрудниками нашего центра на промышленном шредере (объем не ограничен). В процессе бумага измельчается до очень мелких фракций, что гарантирует невозможность восстановления данных с носителей.

Возможности оборудования «Делис Архив» позволяют выполнять работу без предварительной подготовки, что экономит время. Папки, файлы, скрепки и другие металлические части изымать не требуется. Измельченное сырье подлежит вторичной переработке. Процедура выполняется по регламенту и международным стандартам ISO.

Преимуществами выбора наших услуг также являются:

• Выполнение работы под ключ, начиная с систематизации и экспертизы ценности документов, заканчивая актом об уничтожении.
• Отгрузка, доставка в цех, уничтожение проводится нашими сотрудниками. Вывоз макулатуры производится спецтехникой, бумажная масса упаковывается по регламенту.
• Возможность обработки до 2 тонн бумаги в час и до 40 тонн за день.
• Конфиденциальность документов на протяжении всего процесса обработки. До потери полной информативности документы, готовые к переработке, находятся в обособленных помещениях.
• Возможность утилизировать бумажные документы любого формата, содержащие коммерческую тайну в том числе.
• Получение на выходе фракций, отвечающих стандартам европейской классификации 3 DIN и 7 DIN (информация из фрагментов не может быть восстановлена).
• Проведение работы в присутствии сотрудника компании заказчика. Есть возможность фиксировать процесс на видео.
• По факту выполнения заказа мы подготавливаем документацию об утилизации бумажных носителей, заполняем форму, выдаем акт об уничтожении всех документов (фиксируется время, дата, метод утилизации и вес полученного сырья).
• Ценовая доступность услуг. Стоимость работ формируется индивидуально, зависит от объема, расстояния до объекта и других факторов. Конечная цена оговаривается с заказчиком сразу.

Мы работаем быстро, четко и профессионально. Для получения интересующей вас информации о деятельности «Делис Архив», а также уточнения деталей сотрудничества свяжитесь с нашими специалистами или получите необходимую информацию на www.archiv.ru.